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Essa operação permite que o usuário verifique seus memorandos eletrônicos recebidos, enviados e redigidos. Além disso, permite o usuário enviar, encaminhar, alterar, remover memorandos entre outras funções.

Para utilizar essas funcionalidade o usuário deverá acessar SIPAC → Módulos → Protocolo → Memorandos → Consultas → Painel de Memorandos.

A tela Memorandos é exibida com uma lista de memorandos recebidos. Nessa tela, são exibidas algumas informações gerais como o Documento, o número Identificador, a Data e Assunto. O Memorando que possui destaque em negrito significa que ainda não foi visualizado pelo usuário. Ao ser lido, logo não possuirá mais esse destaque.

Neste painel, podemos observar que há três abas de acesso: Caixa de Entrada, Enviados e Rascunhos. Cada aba possui diferentes funções que serão abordadas ao longo deste manual.

Na aba Caixa de Entrada o usuário poderá verificar os Memorandos Eletrônicos recebidos.

Para marcar um Memorando para acompanhamento ao clicar no ícone . Assim, o documento ficará realçado na cor vermelha, permanecendo assim até a sua conclusão ou até que seja desmarcado. Para desmarcar, clique em .

O usuário pode, também, visualizar, de modo geral, o Memorando ao clicar no ícone . Deste modo, a tela de visualização será exibida com os dados gerais e a descrição do Memorando.

Para exemplificar, clicamos nesse ícone correspondente ao Memorando com Identificador número 201004062.

Caso o usuário queira imprimir o Memorando, deve clicar no ícone .

Para fechar a tela, clique em Fechar.

O usuário poderá visualizar de forma detalhada o Memorando. Para isso, deve clicar no ícone . Será exibida, então, a tela Documento com os dados gerais do Memorando e as movimentações que foram realizadas.

Para visualizar o responsável pela movimentação do processo, clique em .

Para fechar a tela, clique no ícone . Essa operação será válida sempre que este ícone estiver presente.

A leitura do memorando pode ser realizada por diversos servidores. Para verificar quais foram os servidores que realizaram a leitura do memorando, o usuário deverá clicar no ícone . Será exibida a tela com os dados do Memorando e a lista das Leituras realizadas no memorando onde consta a data, o usuário e a unidade correspondente.

No Painel de Memorandos também é possível que o usuário responda e encaminhe Memorandos.

Para responder, o usuário deverá clicar no ícone . Em seguida, é necessário definir o destinatário do documento, portanto, a tela Destinatário do Memorando Eletrônico será exibida. Apenas servidores com níveis de responsabilidade de Chefe, Vice ou Gerente podem ser destinatários.

Deve-se selecionar se o destinatário será um servidor ou uma unidade. Caso seja selecionado Servidor, o usuário deve digitar o nome do destinatário. Caso a opção escolhida seja Unidade, o usuário poderá buscá-la pelo número ou pelo nome da unidade. Em seguida, deverá indicar qual será o nível de acesso do Memorando, isto é, qual departamento poderá ler esse documento. O usuário pode selecionar entre Responsáveis e Secretaria da Unidade ou Responsáveis pela Unidade.

Caso desista da operação clique em Cancelar. Será apresentada uma janela de confirmação. Esta operação será válida para todas as telas que a apresentarem.

Para voltar a tela anterior, clique em Voltar. Essa operação será válida para todas as telas que a apresentarem.

Para exemplificar, foi escolhida a opção Servidor, informamos o Nome do Servidor, com nível de acesso Responsáveis pela Unidade.

O usuário pode verificar as informações mais detalhadas do Memorando ao clicar no ícone, aparecendo assim, a tela com os dados gerais do Memorando como vimos na Figura 3 deste manual.

Para receber um e-mail confirmando a leitura do Memorando, o usuário pode selecionar a opção na parte inferior da tela descrita como Desejo receber por e-mail uma confirmação de leitura deste Memorando.

Para continuar com a operação, clique em Continuar.

Após definir o destinatário, o usuário deverá redigir sua resposta do Memorando na área Texto do Memorando, especificando o assunto, desenvolvendo seu texto e, opcionalmente, anexar um arquivo.

Após redigir o texto, o usuário pode realizar uma visualização prévia do documento. Para isso, deve clicar em Pré-Visualizar. Logo, será exibida uma tela de visualização com o texto redigido pelo usuário.

Se deseja imprimir, clique no ícone .

Para fechar essa tela, clique em Fechar.

Para continuar com o procedimento, clique em Continuar.

Para enviar um memorando e permitir que outras pessoas leiam, é necessário que esse documento seja autenticado por um servidor responsável.

Apenas servidores com níveis de responsabilidade Chefe, Vice ou Gerente podem autenticar memorandos. Caso o usuário que esteja cadastrando o memorando eletrônico seja o responsável pelo mesmo, não é necessário realizar a autenticação, pois a mesma é realizada automaticamente.

A tela Servidores Responsáveis por Autenticar o Memorando possibilita que o usuário adicione o servidor que será responsável pela autenticação do Memorando. No campo Servidor de Assinatura deve-se escolher o responsável pela autenticação digitando o nome completo do servidor ou apenas seu primeiro nome, para que o sistema de busca exiba os resultados referentes à pesquisa do funcionário. Feito isso, selecione a unidade que o servidor pertence.

Em seguida, o usuário pode clicar em Adicionar Servidor para realizar a autenticação.

Caso queira removê-lo, clique no ícone . Logo, será exibida a caixa de diálogo solicitando confirmação da ação.

Clique em OK para confirmar a remoção.

Para salvar as ações realizadas, clique em Gravar.

Para visualizar previamente o documento com as alterações realizadas clique em Pré-Visualizar. A tela de pré-visualização será exibida como já foi abordada neste manual.

Depois de concluído, clique em Enviar para Autenticação.

Após enviar para autenticação, será exibida a tela que indica que o procedimento foi realizado com sucesso. Logo, os dados gerais do Memorando são apresentados bem como as informações relacionadas com a resposta do Memorando.

O link permite que o usuário seja encaminhado para uma tela de cadastramento de Memorando.

Já o link permite a autenticação dos Memorandos e a visualização de uma lista de Memorandos pendentes para a autenticação.

Para maiores informações sobre o cadastramento, autenticação e despacho de memorandos, consulte os Manuais Relacionados no final deste documento.

Para retornar ao menu Memorandos Eletrônicos, clique no link .

Além de responder, o usuário pode encaminhar os Memorandos. Para isso, deve clicar no ícone . Logo, o usuário deverá definir o destinatário para qual vai encaminhar o documento. Na tela Dados do Documento, pode-se verificar os dados gerais do Memorando e informar os dados do destinatário.

Nas tramitações de memorandos eletrônicos temos as seguintes opções de encaminhamento:

• Para Outra Unidade: movimentação da sua unidade para uma outra unidade da instituição;
• Para Funcionário da Unidade: movimentação interna na sua unidade para outro funcionário.

Deve-se também definir o destino do encaminhamento, selecionando a unidade ou o servidor como destinatário.

Para exemplificar, definiremos o Tipo de Encaminhamento Para Outra Unidade, sendo o destinatário a Maternidade Escola Januário Cicco e nível de acesso restrito aos Responsáveis pela Unidade.

Para continuar a operação, clique em Continuar.

Serão apresentados os Dados do Documento, Dados de Movimentação e os Dados Gerais de Despacho. Neste último, o usuário deverá selecionar se deseja cadastrar o despacho associado à movimentação selecionando as opções Sim para o cadastramento e Não para não realizar o cadastro. O usuário também deverá confirmar os dados que formam exibidos.

Para exemplificar, selecionaremos Não para cadastrar o Despacho. Para mais informações sobre Cadastrar Despacho consulte os Manuais Relacionados no final deste documento.

Para continuar com o procedimento, clique em Confirmar.

Em seguida, será exibida a tela confirmando o sucesso do procedimento. Será exibido os Dados do Documento assim como os Dados da Movimentação.

Caso o usuário deseje retornar ao menu Memorandos Eletrônicos, deve clicar no link .

É possível imprimir um comprovante da operação realizada, ao clicar no ícone . No comprovante são apresentados os dados do processo e as movimentações.

Para imprimir, clique no ícone .

Para retornar ao menu Memorandos Eletrônicos, clique no link .

Para retornar a tela anterior, clique em Voltar.

A aba Enviados lista todos os Memorandos que o usuário enviou. A lista é exibida na tela Memorandos Enviados e podemos visualizar algumas informações sobre o Memorando como: Documento, número Identificador, Data, Assunto, Destino, Situação e número de Leituras.

Nesta tela, também é possível visualizar o Memorando ao clicar no ícone.

Para visualizar o Memorando detalhadamente, o usuário deverá clicar no ícone .

Já para verificar as pessoas que já leram o memorando, deve-se clicar em .

As telas referente a visualização do Memorando bem como sua visualização detalhada e as Leituras realizadas no Memorando podem ser consultadas no início deste manual.

O usuário pode verificar quantas pessoas já leram o Memorando na coluna Leituras. Ao clicar no link referente a quantidade, será exibida a mesma tela de Leituras realizadas no Memorando.

Caso não tenha sido realizada nenhuma leitura do Memorando, este ficará realçado com a cor vermelha, até que algum servidor realize uma leitura.

Na aba Enviados é possível remover o Memorando da lista de enviados. Para isso, o usuário deverá clicar no ícone . Em seguida, será exibida a caixa de diálogo sobre a confirmação do procedimento.

Confirme a operação clicando em OK. Desta forma a mensagem de sucesso será exibida posteriormente.

Na aba Rascunhos o usuário pode verificar os Memorandos que foram gravados no sistema, porém não foram enviados. Na lista podemos observar algumas informações como Documento, número Identificador, Data, Assunto, Destino e Situação.

Caso o usuário deseje entrar no sistema SIPAC, deverá clicar no link .

Nesta aba é possível visualizar, enviar, alterar e remover Memorandos.

Nesta tela, o usuário pode visualizar o Memorando ao clicar no ícone. Será exibida a tela de visualização de Memorandos, já ilustrada neste manual.

Para enviar o Memorando, clique no ícone . A mensagem de sucesso da operação será exibida a seguir.

Para alterar, o usuário deverá clicar no ícone . O procedimento para Alterar Memorando pode ser consultado nos Manuais Relacionados no final deste documento.

Já para remover, deve clicar no ícone. Será necessária a confirmação da ação para que seja exibida a mensagem de sucesso, como já foi abordado neste manual.

Bom Trabalho!

• Cadastrar Memorando
• Alterar memorando
• Cadastrar Despacho
• Autenticar Memorando

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