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Cadastrar Memorando

Sistema	SIPAC
Módulo	Protocolo
Usuários	Todo usuário que possui o perfil Cadastrar Protocolo
Perfil	Cadastrar Protocolo
Última Atualização	ver('', false);

Esta funcionalidade permite que o usuário cadastre um memorando eletrônico no sistema da Instituição. Memorandos são documentos utilizados na comunicação interna da Instituição e devem servir como um mecanismo de comunicação somente entre suas unidades, com exceção de envios destinados a chefes, vice-chefes e gerentes desses setores.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Memorandos → Cadastro/Autenticação → Cadastrar Memorando.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função.

Para retornar à página inicial do módulo, clique no link . Esta opção é válida sempre que a função estiver disponível.

Na tela acima, o usuário deverá selecionar o Destinado do memorando entre as opções A uma Unidade ou Não encontrei a unidade, buscar por responsável. Caso esta última opção seja escolhida, deverá ser definido o Servidor Destinatário dentre as opções que serão listadas pelo próprio sistema.

Exemplificaremos esta ação com o Destinado A uma Unidade. Feito isso, deverá ser indicada a Unidade destinatária do memorando, a qual poderá ser escolhida através do código da unidade, ou selecionando-a a partir da lista fornecida pelo sistema. Para esta ação, exemplificaremos com a Unidade SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA (11.35).

Em seguida, selecione a opção Com Cópias caso deseje enviar cópias do memorando a outros destinatários. Uma vez habilitada esta função, o usuário deverá novamente informar o campo Destinado dentre as opções disponíveis. Neste caso, exemplificaremos com Destinado Não encontrei a unidade, buscar por responsável. Ao escolher esta opção, deverá ser selecionado o Servidor destinatário da cópia a partir da lista fornecida pelo sistema ao informar as letras iniciais referentes ao nome do servidor.

Marque a opção Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando caso deseje ser notificado sobre a leitura do memorando por parte dos destinatários.

Após a seleção do Servidor destinatário da cópia, clique em Adicionar Destinatário para incluí-lo na lista dos Destinatários que Receberão Cópia do Memorando, conforme mostra a tela abaixo, acompanhada da seguinte mensagem de sucesso:

Para remover determinado Destinatário cadastrado, clique no ícone e confirme a remoção através da seguinte caixa de diálogo:

Clique em OK para confirmar a exclusão do destinatário selecionado. O mesmo deixará de ser listado pelo sistema, o qual fornecerá a seguinte mensagem de sucesso:

Após a definição dos campos acima descritos e a seleção da Unidade Destinatária, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro do memorando. O sistema apresentará a seguinte página:

Para retornar à página anterior, clique em Voltar. Esta função será válida sempre que a opção estiver presente.

Nesta etapa do procedimento, o usuário deverá informar o Assunto do Memorando (Título) e descrever o corpo do memorando no espaço em branco destinado a este fim. Se desejar, são fornecidas ainda ferramentas de edição de texto as quais poderão ser utilizadas pelo cadastradores do memorando a fim de editá-lo conforme desejado.

Na seção Deseja anexar algum arquivo ao memorando eletrônico? , clique em Selecionar Arquivo e indique o documento a ser anexado ao memorando, caso deseje anexar algum arquivo.

Exemplificaremos o cadastro do memorando com o Assunto do Memorando (Título) Confecção das carteiras de estudantes 2012. Clique em Pré-Visualizar para verificar a pré-visualização de como o memorando será enviado quando concluído. A seguinte tela será gerada:

Clique no ícone para imprimir a pré-visualização do memorando; ou em Fechar caso deseje fechar a visualização e retornar à tela anterior.

De volta à tela anterior, após preencher os campos necessários, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro. A seguinte tela será exibida:

Neste passo, é necessário informar os servidores responsáveis pela autenticação do memorando. Para isso, informe o nome do Servidor de Assinatura e a Unidade do Servidor.

Exemplificaremos com Servidor de Assinatura NOME DO SERVIDOR (000000 - Técnico Administrativo) e Unidade do Servidor DAP - Secretaria Administrativa (11.65.04.12). Feito isso, clique em Adicionar Servidor para cadastrar um servidor responsável pela autenticação. O servidor será adicionado, então, à lista de Servidores Adicionados, conforme exibido na página abaixo:

Para adicionar um novo servidor responsável pela autenticação, repita a operação. Se desejar remover um servidor adicionado, clique em . O sistema solicitará a confirmação desta ação através da seguinte tela:

Clique em OK para confirmar a remoção do servidor, o qual será removido da lista de Servidores Adicionados.

Após adicionar os servidores desejados, clique em Gravar para salvar as informações sem enviar o memorando para autenticação. A seguinte tela será mostrada, acompanhada da mensagem de sucesso abaixo:

Clique em para cadastrar um novo memorando. Para isso, repita todas as etapas descritas desde o início do manual.

Para autenticar o memorando enviado para autenticação, clique em . Esta ação está detalhada no manual Autenticar Memorando, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

De volta à tela dos Servidores Responsáveis por Autenticar o Memorando, clique em Enviar para Autenticação para enviar o memorando cadastrado para autenticação. O sistema exibirá uma mensagem de confirmação da operação no topo da seguinte página: