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Esta funcionalidade permite que o usuário cadastre uma nota fiscal no sistema da Instituição. A nota fiscal é um documento que tem como fim o registro de uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa ou pessoa física a outra empresa.

Nas situações em que a nota fiscal registra transferência de valor monetário entre as partes, ela também destina-se ao recolhimento de impostos. Nesses casos, sua não-utilização caracteriza sonegação fiscal.

As notas fiscais podem também ser utilizadas em contextos mais amplos como na regularização de doações, transporte de bens, empréstimos de bens, ou prestação de serviços sem benefício financeiro à empresa emissora, bem como pode cancelar a validade de outra nota fiscal, em casos de devolução de produtos ou cancelamento de contratos de serviços.

Para realizar o cadastro, acesse o SIPAC → Módulos → Patrimônio → Bens → Nota Fiscal → Cadastrar.

O sistema o direcionará para a seguinte página:

Para retornar à página inicial do módulo, clique no link . Esta opção é válida sempre que a função estiver disponível.

Nessa página, informe o tipo de nota fiscal a ser cadastrada, dentre as opções Orçamentária ou Extra-Orçamentária.

Selecione a opção Orçamentária caso exista um empenho associado à nota que será cadastrada e a opção Extra-Orçamentária se não houver empenho vinculado à nota, ou seja, se o bem tiver sido adquirido por doação ou transferência, por exemplo.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Essa ação será válida em todas as telas que a apresente.

Após selecionar o tipo de nota fiscal a ser cadastrada, clique em Continuar para prosseguir. Subdividiremos este manual em duas partes: uma para explicar o cadastro de nota fiscal Orçamentária e a outra para cadastro de nota fiscal Extra-Orçamentária.

Ao optar por cadastrar uma nota fiscal orçamentária, o sistema o encaminhará para a seguinte página, onde deverão ser informados os Dados Gerais da Nota Fiscal:

Clique em Voltar se desejar retornar à página anterior. Essa ação será válida em todas as telas que a contenha.

Para realizar o cadastro, informe os seguintes dados da nota:

• Número: Informe o número da nota fiscal a ser cadastrada;
• Série: Informe a série da nota fiscal;
  • Em caso de documentos sem seriação, deixe em branco. No caso de notas fiscais Modelo 1, preencha com o algarismo designativo da série (“1”, “2” etc..), deixando em branco as posições não significativas.
  • Para documentos com seriação indicada por letra, preencha com a respectiva letra (“B”, “C” ou “E”). No caso de documentos fiscais de “Série Única”, preencha com a letra “U”.
  • Para documentos fiscais de série indicada por letra seguida da expressão “Única” (Ex: “Série B-Única” , “Série C-Única” ou “Série E-Única”), preencha com a respectiva letra (“B” , “C” ou “E”) na primeira posição e com a letra “U” na segunda posição, deixando em branco a posição não-significativa.
  • No caso de documento fiscal de “Série Única” seguida por algarismo arábico (Ex: “Série Única 1”, “Série Única 2” etc…) preencher com a letra “U” na primeira posição, deixando em branco as posições não significativas.
• Data de Emissão: Defina a data em que a nota fiscal foi emitida;
• Data do Atesto da Nota: Especifique a data do atesto da nota fiscal.

Nos campos Data de Emissão e Data do Atesto da Nota, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar no ícone . Essa ação será válida sempre que for apresentada.

Exemplificaremos com:

• Número 564;
• Série U;
• Data de Emissão: 01/06/2012;
• Data do Atesto da Nota: 01/06/2012.

Como a nota fiscal é orçamentária e, portanto, existe um empenho associado à ela, é necessário Adicionar Empenhos à Nota Fiscal. Para isso, informe o Número do empenho, seu Ano e Unidade gestora.

Caso não saiba o código ou denominação da unidade desejada, clique em para realizar uma busca.

Para exemplificar, utilizaremos o empenho de Número: 801801; Ano: 2012; e Unidade gestora: UFRN - (11.00).

Após informar os dados do empenho desejado, clique em Adicionar Empenho. A página será atualizada e, embaixo dos campos onde são informados os Dados Gerais da Nota Fiscal, passará a ser exibida a lista de Empenhos Associados à Nota Fiscal com os respectivos dados do fornecedor, conforme figura a seguir:

Vale ressaltar que, embaixo dos campos destinados aos dados gerais da nota a ser cadastrada, o sistema exibirá, após a adição do empenho, os dados do fornecedor e do processo associado ao empenho, conforme pode ser notado na figura acima.

Repita a operação se desejar adicionar novos empenhos à nota fiscal.

Caso deseje excluir um empenho previamente adicionado, clique no ícone ao seu lado. A seguinte tela será apresentada:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, o empenho será prontamente removido da lista de Empenhos Associados à Nota Fiscal e, consequentemente, do cadastro.

Na tela anterior, o usuário poderá definir ainda se a nota fiscal será associada a uma requisição de materiais informacionais de um contrato ou a uma requisição de material importado selecionando, para cada uma das opções, a opção Sim ou Não. O sistema carregará uma nova seção na página, onde deverá ser informado o Número/Ano da requisição associada.

Após inserir/remover todos os empenhos desejados, clique em Continuar para prosseguir. O sistema o direcionará para a página a seguir, onde deverão ser adicionados os itens da nota fiscal:

Na tela acima, o usuário poderá utilizar o Código ou a Denominação do item a ser inserido na nota fiscal para prosseguir com a busca do material. Neste caso, exemplificaremos com o item de Código 520601480896. Feito isso, clique em Buscar Item para prosseguir. Os resultados serão listados na tela abaixo:

Clique no ícone para adicionar o material localizado. A seguinte tela será gerada:

Clique no link Últimas Compras para visualizar as últimas compras do material realizadas pela Instituição. Para esta consulta, utilize as orientações dadas no manual Consultar Histórico de Compras de um Material, listado em Manuais Relacionados, no final desta página.

Antes de prosseguir com a operação, defina a Quantidade do material e o Valor Unitário (R$) correspondente. A Data de Validade e a Data de Garantia também poderão ser adicionadas através do calendário virtual fornecido ao clicar no ícone .

Exemplificaremos a Quantidade do material 1 e o Valor Unitário (R$) 130,00. Feito isso, clique em Incluir na Nota Fiscal. A tela com os Dados da Nota Fiscal passará a ser exibida da seguinte forma:

Caso deseje inserir outros materiais à nota fiscal, realize novamente o procedimento descrito acima.

Para Alterar Item da Nota Fiscal, clique no ícone . O sistema permitirá que o usuário modifique, nesta mesma tela, as informações referentes à Quantidade e Valor anteriormente definidas para o item. Feitas as alterações necessários, clique no mesmo ícone para que o sistema reconheça as mudanças realizadas e efetive-as automaticamente.

Ainda na tela anterior, clique no ícone para excluir um dos itens previamente adicionados. O sistema solicitará a confirmação desta ação através da seguinte caixa de diálogo:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, o item será prontamente removido da lista.

Após adicionar, alterar e/ou remover todos os itens desejados, clique em Continuar para seguir com a operação. A página a seguir será exibida, com os dados da nota que está sendo cadastrada:

Na tela acima, se optar por criar documento para tramitação, clique em Sim na seção Deseja Criar Documento para Tramitação? e informe a Unidade Destino, aqui exemplificada com a UFRN (11.00).

Se desejar, insira Observações quanto ao cadastro da nota fiscal e, em seguida, clique em Confirmar para finalizar a operação. A mensagem de sucesso abaixo será visualizada no topo da seguinte página:

Para efetuar o cadastro de outra nota fiscal, clique em Cadastrar Outra Nota Fiscal e repita esta operação.

Se desejar tombar um patrimônio por empenho, clique em Tombamento Empenho. Para tombar um bem adquirido pela Funpec, clique em Tombamento Funpec. Caso deseje dar prosseguimento a um tombamento anteriormente iniciado, clique em Continuar um Tombamento. Essas ações serão explicadas em manuais específicos, listados em Manuais Relacionados, no fim desta página.

Para visualizar o Protocolo do Documento, clique no link . Para isso, utilize as orientações dadas no manual Consultar Documento, listado em Manuais Relacionados, no final da página.

Clique em para imprimir a nota cadastrada, que será disponibilizada no seguinte formato:

Para retornar à página anterior, clique em Voltar.

Se desejar imprimir a nota, clique em .

Caso deseje retornar à página inicial do Menu Patrimônio, clique em , no topo da página.

De volta à página da Nota Fiscal, clique em para gerar o relatório com o documento protocolado. O documento a seguir será visualizado:

Clique em Fechar para encerrar a visualização da página, ou retorne à tela inicial do módulo e efetue a impressão dor relatório conforme as orientações dadas anteriormente.

Optando por cadastrar uma nota fiscal Extra-Orçamentária, o sistema exibirá a seguinte página:

Para realizar o cadastro, será necessário informar os seguintes dados da nota fiscal:

• Número: Informe o número da nota fiscal a ser cadastrada;
• Série: Informe a série da nota fiscal;
• Data de Emissão: Defina a data em que a nota fiscal foi emitida;
• Data do Atesto da Nota: Especifique a data do atesto da nota fiscal;
• Fornecedor: Selecione o fornecedor envolvido através da lista fornecida pelo sistema ao inserir as letras iniciais referentes a sua denominação.

Caso o Fornecedor desejado não tenha sido previamente cadastrado no sistema, clique em . Essa ação será explicada detalhadamente no manual Cadastrar Fornecedores, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Após informar os dados que são solicitados, clique em Continuar para avançar com o processo de cadastro da nota fiscal. A partir da tela gerada em seguida, a funcionalidade será idêntica ao cadastro de uma nota fiscal do tipo Orçamentária, descrito no tópico anterior.

Bom Trabalho!

• Associar Nota Fiscal a Empenhos
• Consultar Documento
• Consultar Histórico de Compras de um Material
• Listar/Alterar Notas Fiscais
• Tombar Bens Por Empenho
• Tombar Bens Adquiridos pela Funpec
• Continuar Tombamento
• Cadastrar Fornecedores

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