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Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro e/ou alteração de um despacho eletrônico de documento no sistema da Instituição. Um despacho é uma decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação e pode ser de acesso público ou não; favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador.

Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Despacho Eletrônico.

O sistema exibirá o campo de Consulta de Documentos:

Para realizar a busca pelo documento para o qual deseja cadastrar um despacho eletrônico, informe um ou mais dos seguintes dados:

• Número de Protocolo do documento;
• Número do Código de Barras do documento;
• Origem do documento, dentre as opções Interna e Externa;
• Número/Ano do documento;
• Ano do Documento;
• Tipo do Documento;
• Unidade de Origem do documento, caso sua origem seja interna;
• Órgão Externo de Origem do documento, caso sua origem seja externa;
• Período do Documento;
• Período do Cadastro do documento;
• Selecione a opção Todos os Documentos da Unidade se desejar visualizar todos os documentos que estão localizados na unidade de lotação do usuário.

No campo Unidade de Origem, ao digitar o código ou as primeiras letras da denominação da unidade desejada, o sistema exibirá uma lista contendo as opções disponíveis para escolha e preenchimento do campo. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Já nos campos Período do Documento e Período do Cadastro, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar em . Esta ação será válida em todas as páginas que a contenha.

Para exemplificar, utilizaremos a Unidade de Origem: PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO (PROAD) (11.02).

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as páginas em que estiver presente.

Após informar os dados desejados, clique em Buscar. Os Documentos Encontrados serão exibidos pelo sistema embaixo do campo de busca, conforme figura a seguir:

A partir desta página, é possível visualizar os detalhes do documento, cadastrar um despacho eletrônico e/ou alterar os dados de um despacho previamente cadastrado. Estas ações serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual.

Para visualizar os dados de um documento, clique em seu número de protocolo ou no ícone . A seguinte tela será disponibilizada:

As ações contidas nesta tela serão explicadas no manual Consultar Documento, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Para fechar esta tela e retornar à página anterior, clique em .

Caso deseje cadastrar um novo despacho eletrônico para o documento, clique no ícone . O sistema o direcionará para a seguinte página:

Primeiramente, é necessário informar se deseja Informar Despacho ou Anexar Arquivo do despacho. Optando por anexar o arquivo, a tela será atualizada e exibida no seguinte formato:

Já ao optar por informar o texto do despacho, o sistema apresentará a página conforme figura abaixo:

Para exemplificar, optaremos por Informar Despacho.

Informe os seguintes dados do despacho que será cadastrado:

• Tipo do Despacho, dentre as opções Favorável e Desfavorável;
• Servidor Responsável pelo Despacho;
• Se o despacho é Público ou não.

Exemplificaremos com Tipo do Despacho: Favorável; Servidor Responsável pelo Despacho: Nome do Servidor (0000000); Público: Sim; e o texto do despacho Considerando que a análise do documento foi devidamente realizada, bem como a inserção dele nos processos associados, autorizo o encaminhamento do mesmo ao Gabinete do Reitor. O presente despacho entra em vigor na data de sua publicação.

Clique em Pré-Visualizar para visualizar o despacho antes que ele seja cadastrado no sistema. O Despacho Favorável será exibido em uma nova página, no seguinte formato:

Clique em Voltar para retornar a página anterior.

Para imprimir a pré-visualização do despacho, clique em .

Caso deseje retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em , no topo da página.

De volta à página anterior, clique em Cadastrar para confirmar o cadastro do despacho. O sistema exibirá uma mensagem de sucesso do cadastro no topo da página que contém o Resumo do Despacho:

Para cadastrar um novo despacho, clique em e repita esta operação.

Clique em se desejar autenticar algum despacho pendente. Esta ação será explicada no manual Autenticar Despacho Eletrônico, listado em Manuais Relacionados.

Para registrar a saída de um processo da unidade onde ele está localizado, clique em . Esta ação será detalhada no manual Registrar Envio (Saída) de Processo, também listado em Manuais Relacionados.

Se desejar imprimir o despacho recém-cadastrado, clique em . O despacho será exibido no seguinte formato:

Clique em Voltar para retornar a página anterior.

Para imprimir o despacho, clique em .

Se desejar retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em , no topo da página.

Clique no ícone se desejar alterar um despacho previamente cadastrado. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Para visualizar os dados do despacho, clique no ícone . O despacho será exibido no seguinte formato:

Clique em Voltar para retornar a página anterior.

Para imprimir o despacho, clique em .

Se desejar retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em , no topo da página.

De volta à página anterior, clique novamente no ícone para realizar alterações nos dados do despacho. O sistema o direcionará para a tela a seguir:

É possível alterar os seguintes dados do despacho:

• Tipo do Despacho;
• Servidor Responsável pelo Despacho;
• Se o despacho é Público ou não;
• Forma do Despacho e, dependendo da forma escolhida e da forma previamente cadastrada, seu texto ou arquivo.

Caso deseje visualizar o despacho antes de confirmar as alterações realizadas, clique em Pré-Visualizar. O Despacho Favorável será exibido no seguinte formato:

Clique em Voltar para retornar a página anterior.

Para imprimir a pré-visualização do despacho, clique em .

Caso deseje retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em , no topo da página.

De volta à página anterior, clique em Alterar após realizar as alterações desejadas para confirmá-las. O sistema exibirá uma mensagem de sucesso da alteração no topo da tela contendo o Resumo do Despacho:

Para imprimir o despacho atualizado, clique em . Esta ação foi explicada anteriormente, neste mesmo manual.

Se desejar cadastrar um novo despacho, clique em e repita esta operação.

Clique em caso deseje autenticar o despacho cadastrado. Esta ação será detalhada no manual Autenticar Despacho Eletrônico, listado em Manuais Relacionados.

Para registrar a saída de um processo da unidade onde ele está localizado, clique em . Esta ação será explicada no manual Registrar Envio (Saída) de Processo, também listado em Manuais Relacionados.

Por fim, caso deseje retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em .

Bom Trabalho!

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