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Cadastrar Processo

Sistema	SIPAC
Módulo	Protocolo
Usuários	Servidores da Instituição habilitados a realizar o cadastro de processos e/ou documentos protocolados
Perfil	Cadastrar Protocolo
Última Atualização	ver('', false);

Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de processos no sistema da Instituição. Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Cadastrar Processo.

O sistema exibirá a seguinte tela, onde é necessário informar os Dados Gerais do Processo que será cadastrado:

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função.

Para retornar à página inicial do módulo, clique no link . Esta opção é válida sempre que a função estiver disponível.

Na tela acima, é necessário informar os seguintes dados:

Origem do Processo: Selecione a procedência do processo dentre as opções Processo Interno e Processo Externo. Caso a opção Processo Externo seja selecionada, será necessário informar se deseja visualizar o Número do processo no formato 00000.000000/0000-00 (radical.numero/ano-dv) e informar o Número Original do Processo;
Tipo do Processo: Selecione o tipo do processo a partir das opções disponibilizadas;
Código ou denominação do Assunto do Processo: Ao digitar o código ou as primeiras letras do assunto do processo, o sistema disponibilizará uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la;
Assunto Detalhado: Informe o assunto detalhado do processo;
Natureza do Processo: Escolha dentre as opções Ostensivo e Sigiloso. Optando por selecionar a opção Sigiloso, o sistema automaticamente exibirá um novo campo solicitando o Grau de Sigilo do processo;
Observação: Se desejar, insira observações quanto ao processo a ser cadastrado;
Destino: Selecione o destino do processo dentre as opções Unidade Sugerida e Outra Unidade. Ao optar por Unidade Sugerida, o sistema disponibilizará uma lista com as Unidades de Destino sugeridas, para escolha do usuário. Já ao optar por selecionar a opção Outra Unidade, além do campo Unidade de Destino, um esquema de hierarquia das unidades da Instituição será apresentado.
Unidade de Destino: Neste campo, é possível digitar o código ou a denominação da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades da Instituição disponibilizado pelo sistema. Esta opção é válida em todas as telas em que estiver presente;
Tempo Esperado na Unidade de Destino: Informe o tempo de espera, em dias.

Exemplificaremos o preenchimento dos campos acima da seguinte maneira:

Origem do Processo: Processo Interno;
Tipo do Processo: Abono de Faltas;
Assunto do Processo: 029.11 - CONTROLE DE FREQUÊNCIA LIVROS, CARTÕES, FOLHAS DE PONTO, ABONO DE FALTAS, CUMPRIMENTO DE HORAS EXTRAS;
Assunto Detalhado: Abono de faltas do mês de julho;
Natureza do Processo: OSTENSIVO;
Destino: Outra Unidade;
Unidade de Destino 14.10 - COORDENAÇÃO DO CURSO DE ENGENHARIA ELÉTRICA (14.10);
Tempo Esperado na Unidade de Destino: 02.

Após informar os dados do processo, clique em Continuar para prosseguir. A seguinte página será carregada:

Clique em Voltar para retornar à página anterior. Esta função será válida sempre que a opção estiver presente.

Nesta tela, é necessário informar ao menos um documento que formalize o processo, documento este que pode ser memorando, ofício, requerimento, entre outros. Para isso, selecione a opção Informar Novo Documento para que um novo documento seja criado no sistema e inserido no processo ou a opção Consultar Documentos Existentes para realizar uma consulta de documentos já cadastrados na base de dados do sistema pela sua unidade e inseri-los ao processo.

De acordo com a opção selecionada, a tela será carregada de uma forma diferente. Caso a opção selecionada tenha sido Informar Novo Documento, a tela carregada será a exibida na figura anterior. Selecionando esta opção, será necessário informar os seguintes dados do documento:

Tipo do Documento: Selecione o tipo do documento que será inserido;
Data do Documento: Informe a data de referência do documento ou selecione a partir do calendário virtual disponibilizado pelo sistema ao clicar no ícone ;
Número: Insira o número do documento, se desejar;
Ano: Especifique o ano de emissão do documento a ser inserido;
Unidade de Origem: Se desejar, informe o código ou selecione a unidade de origem associada ao documento;
Observações: Utilize o espaço em branco fornecido pelo sistema para inserir observações sobre o documento;
Anexar Arquivo: Caso deseje anexar determinado arquivo ao documento, clique em Selecionar Arquivo e busque-o em seu computador.

Exemplificaremos com os dados Tipo do Documento ATESTADO MÉDICO e Data do Documento 04/07/2011. Após informar os dados necessários, clique em Inserir Documento(s). A página será recarregada e passará a ser exibida da seguinte forma:

Para visualizar o documento recém-inserido, clique no ícone . Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente. Uma nova janela será então apresentada com os dados do documento, no seguinte formato:

Clique em para fechar esta janela e retornar à tela anterior. Esta ação será válida em todas as telas que a contenha.

De volta à lista de Documentos Inseridos no Processo, clique no ícone caso deseje excluir o documento inserido. O sistema apresentará a seguinte janela:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será exibida no topo da página:

De volta à página de inserção de Documentos do Processo, caso opte por selecionar a opção Consultar Documentos Existentes, a tela será recarregada disponibilizando ao usuário a busca por documentos já cadastrados por sua unidade de lotação e que encontram-se na mesma:

Vale ressaltar que estes documentos poderão ser inseridos ao processo em forma de cópia.

Para realizar a consulta por documentos na unidade, forneça um ou mais dos critérios de busca dispostos pelo sistema e clique em Consultar para realizar a busca. A página com os resultados será prontamente atualizada e os documentos que atendem aos critérios de busca serão exibidos na lista de Documentos Encontrados.

Se desejar visualizar os detalhes de um dos documentos encontrados, clique no ícone . O sistema apresentará o Documento no seguinte formato:

Para efetuar o download do arquivo inserido ao documento, clique no ícone e confirme a transferência do arquivo na janela que será gerada posteriormente.

Clique em para visualizar o comprovante de cadastro do documento, que será exibido conforme figura a seguir:

Para retornar à página anterior, clique em Voltar.

Se desejar imprimir o comprovante, clique em .

Caso deseje retornar à página inicial do módulo, clique em .

Ainda na lista de Documentos Encontrados, selecione o(s) documento(s) que deseja adicionar ao processo clicando na caixa exibida ao lado de sua numeração e clique em Inserir Documento(s). Esta ação foi explicada anteriormente, neste mesmo manual.

Após inserir todos os documentos desejados, clique em Continuar para dar continuidade ao cadastro do processo. A seguinte página será exibida:

Informe a Categoria do interessado no processo que está sendo cadastrado, dentre as seguintes opções:

Servidor da Instituição, que será identificado por sua matrícula SIAPE, sem o código verificador;
Aluno da Instituição, que será identificado por sua matrícula;
Credor, ou pessoas físicas ou jurídicas que são interessados em processos de compra e pagamento, por exemplo;
Unidade da Instituição;
Outros, que podem ser público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias citadas acima.

Após selecionar a categoria, preencha o nome do interessado. Vale ressaltar que, ao digitar as primeiras letras do nome, o sistema apresentará uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Exemplificaremos com a Categoria Servidor e Servidor NOME DO SERVIDOR (00000). Após informar os dados do interessado, clique em Inserir. A página será recarregada da seguinte forma:

Repita a operação caso deseje adicionar mais interessados ao processo.

Se desejar remover um interessado previamente inserido, clique no ícone . A seguinte janela será apresentada para confirmação:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK se desejar confirmá-la. Ao optar por confirmar, o interessado será removido da lista de Interessados Inseridos no Processo e a seguinte mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página:

Após inserir todos os interessados desejados, selecione a opção Enviar e-mail para os interessados a cada movimentação do processo se desejar.

Para prosseguir com o cadastro do processo, clique em Continuar. A seguinte página será exibida:

Na tela, é necessário informar o Nome do documento que será anexado ao processo, sua Descrição e anexar o Arquivo do documento, clicando em Selecionar arquivo e selecionando-o dentre os arquivos de seu computador.

Para exemplificar, utilizaremos o Nome: Portaria nº 250/2010 e a Descrição: Cópia da Portaria nº 250/2010, que formaliza o processo.

Clique em Anexar para inserir o documento ao processo que está sendo gerado no sistema. O documento passará a constar na lista de Arquivos Anexados ao Processo e uma mensagem de sucesso será exibida no topo da tela, conforme exibido a seguir:

Clique no link , referente à denominação dada ao arquivo inserido, para fazer o download do anexo, cuja operação deverá ser confirmada na tela abaixo:

Clique em OK para prosseguir com a transferência do arquivo.

Se desejar anexar outros arquivos, repita o procedimento. Caso deseje remover o item já inserido, clique no ícone . A seguinte janela será apresentada para a confirmação da remoção:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK se desejar confirmá-la. Caso opte por confirmar a remoção, uma mensagem de sucesso será apresentada pelo sistema:

Após anexar todos os arquivos desejados, clique novamente em Continuar para prosseguir com o cadastro. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Informe se desejar Informar Despacho eletrônico para o processo ou Não. Caso opte por informar o despacho, a tela será prontamente atualizada e passará a ser exibida no seguinte formato:

Na tela acima, informe os seguintes dados do despacho que será cadastrado:

Tipo do Despacho, dentre as opções Favorável e Desfavorável;
Servidor Responsável pelo Despacho;
Se o despacho é Público ou não;
Forma do Despacho.

No campo Forma do Despacho, ao optar pela opção Informar Despacho, o sistema disponibilizará um campo onde o texto do despacho poderá ser digitado, conforme exibido na figura acima. Já ao optar pela opção Anexar Arquivo, a tela será atualizada e passará a ser exibida no formato a seguir:

Para inserir o arquivo do despacho, clique em Selecionar Arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os arquivos de seu computador.

De volta à página anterior, exemplificaremos com:

Tipo do Despacho: Favorável;
Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR (0000000);
Público: Sim;
Forma do Despacho: Informar Despacho;
Texto do despacho: Considerando que foram recolhidos todos os documentos e informações necessárias ao processo, autorizo o abono das faltas do mês de julho/2011 para o servidor interessado. O presente despacho entra em vigor na data de sua publicação.

Após informar os dados necessários, clique em Continuar. Uma nova página será apresentada, contendo os Dados Gerais do Processo.

Confira os dados do processo que será cadastrado e, se estiver certo que deseja concluir a operação, clique em Confirmar para confirmar o cadastro. O sistema disponibilizará uma nova página, com a mensagem de confirmação do cadastro no topo: