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Um Despacho Eletrônico de Documento é uma informação adicional que é incluída durante uma movimentação de um documento. Esta informação se refere a um parecer que o usuário apresenta após fazer sua análise do assunto abordado no documento. O usuário pode fazer o Despacho Eletrônico nas movimentações de documentos destinados a sua unidade que ainda não foram enviados, ou seja, o documento ainda permanece em sua unidade.

Para cadastrar despacho, entre no SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Cadastro → Cadastrar Despacho.

O sistema irá exibir uma tela de busca e os documentos que encontram-se listados em sua unidade, assim como na tela abaixo:

Para buscar por um processo, informe um ou mais dos seguintes dados do mesmo:

• Número do Protocolo;
• Origem do processo, dentre as opções Interna e Externa.
• Número/Ano do processo;
• Ano do Documento;
• Tipo do Documento;
• Unidade de Origem do processo, caso sua origem seja interna;
• Órgão Externo de Origem do processo, caso sua origem seja externa;
• Período do Documento;
• Período do Cadastro do documento;
• Selecionar a opção Todos os Documentos na Unidade se desejar visualizar uma lista contendo todos os documentos que estão localizados na sua unidade de origem.

Nos campos Período do Documento e Período do Cadastro, digite a data desejada ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone .

Exemplificaremos com a opção Todos os Documentos na Unidade.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela exibida posteriormente. Esta ação é válida para todas as telas que a contenha.

Para prosseguir, clique em Buscar. A lista de Documentos Encontrados será atualizada e nela passarão a constar os documentos que atendem aos critérios de busca informados.

Na tela inicial Consulta de Documentos, o sistema disponibilizará as ações Visualizar Documento, Cadastrar Despacho e Editar Despacho. Estas ações serão detalhadas abaixo.

Para visualizar os detalhes de um documento, clique no link com o número do Protocolo ou no ícone . Exemplificaremos com o protocolo . Os detalhes do documento serão exibidos na seguinte janela:

Ao clicar no link , é possível visualizar detalhes do usuário.

Para Finalizar a exibição da tela acima clique em . Esta função será válida sempre que presente neste manual.

Se desejar cadastrar um despacho para um documento, clique no ícone . A tela Dados Gerais do Documento será, então, exibida.

Na tela acima, o campo Despacho apenas é exibido quando o usuário seleciona em Forma do Despacho a opção Informar Despacho.

Informe os seguintes dados do despacho:

• Tipo do Despacho, dentre as opções Favorável e Desfavorável;
• Servidor Responsável pelo Despacho;
• Selecionar se o despacho é Público ou não;
• Forma do Despacho. Optando pela opção Informar Despacho, o sistema disponibilizará um campo onde o texto do despacho poderá ser digitado. Ao optar pela opção Anexar Arquivo, o campo Arquivo será exibido e o o arquivo do despacho deverá selecionar de seu computador, clicando em Selecionar arquivo.

Exemplificaremos com:

• Tipo do Despacho: Favorável;
• Servidor Responsável pelo Despacho: Nome do Servidor;
• Público: Sim;
• Forma do Despacho: Informar Despacho - Considerando que foram recolhidos todos os documentos e informações necessárias ao processo, autorizo a participação do servidor no Fórum informado. O presente despacho entra em vigor na data de sua publicação.

Para retornar à tela anterior, clique em Voltar. Esta ação é válida para todas as telas em que estiver presente.

Clique em Pré-Visualizar caso deseje visualizar o despacho antes que ele seja cadastrado. O Despacho Favorável será exibido no seguinte formato:

Clique em Voltar para retornar a página anterior.

Se desejar retornar à página inicial do Módulo Protocolo, clique em , no topo da página.

Para imprimir o despacho, clique no ícone .

Retornando à tela Dados Gerais do Documento, clique em Cadastrar para confirmar o cadastro do despacho. O sistema exibirá uma mensagem de sucesso do cadastro no topo da tela contendo o Resumo do Despacho:

Para cadastrar um novo despacho, clique em e repita esta operação.

Se desejar autenticar um despacho cadastrado, clique em . Esta operação será detalhada no manual Autenticar Despachos Eletrônicos, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

Clique em para enviar um processo para outra unidade da Instituição. Esta ação será detalhada no manual Registrar Envio (Saída) de Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

Caso deseje editar um despacho previamente cadastrado, clique no ícone . A seguinte tela será exibida:

Clicando em , o despacho será exibido no seguinte formato:

Clique em Voltar para retornar a página anterior.

Se desejar retornar à página inicial do Módulo Protocolo, clique em , no topo da página.

Para imprimir o despacho, clique no ícone .

De volta à tela anterior, clique em novamente para alterar o despacho. O sistema o direcionará para a tela Dados Gerais do Documento.

Aqui, altere os seguintes dados, conforme desejado:

• Tipo do Despacho;
• Servidor Responsável pelo Despacho;
• Selecionar se o despacho é Público ou não;
• Forma do Despacho e, dependendo da forma escolhida e da forma previamente cadastrada, seu texto ou arquivo. Optando pela opção Informar Despacho, o sistema disponibilizará um campo onde o usuário poderá digitar o texto do despacho. Ao optar pela opção Anexar Arquivo, o campo Arquivo será exibido e o arquivo do despacho deverá ser selecionado de seu computador clicando em Selecionar arquivo.

Note que alteramos o campo Público para Não.

Caso deseje visualizar o despacho antes de confirmar as alterações, clique em Pré-Visualizar. O Despacho Favorável será exibido no seguinte formato:

Clique em Voltar para retornar a página anterior.

Se desejar retornar à página inicial do Módulo Protocolo, clique em , no topo da página.

Para imprimir o despacho, clique no ícone .

Retornando à tela Dados Gerais do Documento, clique em Alterar para confirmar as alterações realizadas. O sistema exibirá uma mensagem de sucesso da alteração no topo da tela contendo o Resumo do Despacho:

Para cadastrar um novo despacho, clique em e repita a operação explicada anteriormente, neste mesmo manual.

Se desejar autenticar um despacho cadastrado, clique em . Esta operação será detalhada no manual Autenticar Despachos Eletrônicos, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

Clique em para enviar um processo para outra unidade da Instituição. Esta ação será detalhada no manual Registrar Envio (Saída) de Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

Caso deseje retornar à página inicial do Módulo Protocolo, clique em .

Bom Trabalho!

• Autenticar Despachos Eletrônicos
• Registrar Envio (Saída) de Processo
• Cadastrar Despacho de Processos

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