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Anexar Documento ao Processo

Sistema	SIPAC
Módulo	Portal Administrativo
Usuários	Usuários que possuem o perfil Gestor de Cadastro de Protocolo
Perfil	Gestor de Cadastro de Protocolo
Última Atualização	ver('', false);

Esta funcionalidade permite que o usuário anexe um documento a um processo que foi previamente cadastrado no sistema da Instituição e que está em sua unidade ou em alguma das unidades/centros de custo vinculados a ela.

Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Anexar Documentos.

O sistema exibirá uma tela contendo o campo de Consulta de Processos e a Lista de Processos que estão na unidade com a qual o usuário possui vinculo:

Nesta tela, é possível escolher a unidade na qual os processos se encontram, no campo Processos na Unidade. Além disso, é possível realizar uma busca por um processo específico informando o Número do Processo desejado, o número do Código de Barras, o Assunto Detalhado do processo e/ou o nome do Interessado.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as telas que a contenha.

Após informar os dados desejados, clique em Consultar para prosseguir. A página será prontamente atualizada pelo sistema e passará a exibir, na Lista de Processos, apenas os processos que atendem aos critérios de busca informados.

Ainda na Lista de Processos, clique em ou no número de um determinado processo para visualizá-lo detalhadamente. Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente.

Exemplificaremos com o processo de número 23077.026867/2011-68.

Os Dados Gerais do Processo serão apresentados pelo sistema em uma nova página:

As ações contidas nesta tela serão detalhadas no manual Consultar Processo, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Para fechar esta tela e retornar à página anterior, clique em . Esta ação será válida em todas as telas em que for disponibilizada.

De volta à Lista de Processos, clique no ícone ao lado do processo desejado para anexar um documento a ele. Utilizaremos novamente como exemplo o processo de número 23077.026867/2011-68

O sistema exibirá a seguinte tela, onde será necessário informar os Dados do Documento a Ser Inserido:

Primeiramente, informe se deseja Informar Novo Documento ou Consultar Documentos Existentes e cadastrados no sistema da Instituição.

Optando por informar um novo documento, a página será atualizada e passará a ser exibida no seguinte formato:

Optaremos por Informar Novo Documento.

Para anexar o documento, é necessário informar os seguintes dados:

Tipo do Documento que será inserido;
Data do Documento;
Número do documento;
Ano do documento;
Unidade de Origem do documento. Neste campo, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades da Instituição disponibilizado pelo sistema;
Observações, se desejado;
Anexar Arquivo do documento, se desejar. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os que estão salvos em seu computador.

Exemplificaremos com:

Tipo do Documento: Portaria;
Data do Documento: 21/08/2011;
Número: 236;
Ano: 2011;
Unidade de Origem: 11.35 - SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA (11.35).

Após informar os dados do documento, clique em Inserir para confirmar seu cadastro no sistema. Uma mensagem de sucesso da inserção será exibida no topo da página e o documento passará a constar na lista de Novos Documentos Inseridos no processo, no fim da página, conforme exibido abaixo.

Para anexar um novo documento, repita a operação explicada acima.

Caso deseje visualizar um documento previamente adicionado, clique no ícone . Esta opção será válida em todas as telas em que for apresentada.

O Documento será exibido no seguinte formato:

As ações contidas nesta página serão explicadas no manual Consultar Documentos, listado em Manuais Relacionados.

De volta à página anterior, clique em para remover um documento previamente anexado. A seguinte tela será apresentada pelo sistema:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, uma mensagem de sucesso da remoção será exibida no topo da página:

De volta à página com os Dados Gerais do Processo e o campo para Inserir Documentos, clique em Voltar para retornar à página anterior.

Após inserir todos os documentos desejados, clique em Finalizar para confirmar a operação. O sistema o direcionará para uma nova página contendo a mensagem de confirmação do anexo do(s) documento(s), bem como os Dados Gerais do Processo:

Se desejar cadastrar um novo processo no sistema da Instituição, clique em . Esta ação será explicada detalhadamente no manual relacionado Cadastrar Processo.