Listar Memorandos Recebidos

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Essa operação tem como finalidade permitir a consulta de memorandos eletrônicos recebidos e acompanhar suas informações gerais.

Para ter acesso a essa funcionalidade, o usuário deverá acessar SIPAC → Módulos → Protocolo → Memorandos → Consultas → Listar Recebidos.

A tela a seguir será exibida:

Para voltar ao menu Protocolo, clique no link

Caso desista da operação clique em Cancelar. Será apresentada uma janela de confirmação. Esta operação será válida para todas as telas que a apresentarem.

Nesta tela, é possível refinar a consulta e exibir apenas os memorandos encontrados pelo sistema de busca, de acordo com um ou mais critérios que o usuário deseja selecionar. Dentre eles, estão:

• Número/Ano: Informe o número e o ano do memorando a ser encontrado;
• Ano: Forneça o ano do memorando;
• Identificador: Cada memorando tem um número identificador referente ao mesmo. Caso deseje, busque por esse número;
• Assunto: Informe o assunto do memorando;
• Unidade de Origem: Forneça a unidade de onde originou o memorando;
• Unidade de Destino: Informe a unidade a que se destina o memorando;
• Tipo: Assinale, entre as opções Todos, Memorando Eletrônico e Memorando Circular, o tipo de memorando a ser buscado;
• Data de Cadastro: Digite as datas de cadastro do memorando. Caso deseje, selecione as datas no calendário disponibilizado pelo sistema ao clicar no ícone .
• Situação: Selecione a situação em que o memorando se encontra, entre as opções listadas no campo;
• Todos os Memorandos: Caso deseje, busque por todos os memorandos já elaborados.

Para exemplificar, a opção de busca foi a Situação ENVIADO.

Para realizar a busca, clique em Buscar. Deste modo, serão listados todos os Memorandos eletrônicos se adequam com os dados fornecidos na busca, como mostrado na figura anterior.

Ao escolher a opção, abaixo da tela de busca serão listados os Memorandos eletrônicos enviados até então, informando para cada item listado o Documento, Identificador, Data, Assunto e Situação em que o memorando se encontra.

Os ícones apresentados nesta tela serão explicados nos tópicos que seguem.

O Memorando pode ser marcado para acompanhamento, ao clicar no ícone . Desse modo, ele ficará realçado na cor vermelha, permanecendo assim até a sua conclusão ou até que seja desmarcado, como mostrado na figura a seguir:

Para desmarcar, clique em e o memorando retornará à cor inicial.

Para visualizar o Memorando detalhadamente, o usuário deverá clicar no ícone . A seguinte tela será exibida:

Ao clicar no link , é possível visualizar o responsável pelo envio da documentação e, consequentemente, da movimentação do processo.

Para fechar a tela, basta clicar no ícone . Essa ação pode ser realizada sempre que esse ícone estiver presente.

Caso deseje imprimir o comprovante do memorando, clique no ícone . O comprovante será exibido, conforme a figura a seguir:

Para fechar a página, clique em Fechar.

Caso deseje retornar ao menu principal da operação, clique em .

Para imprimir o comprovante, clique em .

Para visualizar o Memorando de forma detalhada, clique no ícone . Em seguida, será exibida a tela com as informações do memorando como Destinatário, data de autenticação, Autenticador, entre outros dados:

O usuário poderá fechar a tela ao clicar em Fechar.

Caso deseje imprimir o documento, clique no ícone .

É possível também ter acesso a listagem de outros usuários que realizaram a leitura do documento. Para realizar esta operação, deve-se clicar no ícone . Logo, será exibida uma tela com a lista Leituras Realizadas no Memorando e suas informações gerais.

O sistema ainda permite alterar a situação de um Memorando eletrônico. Para isso, deve-se informar a situação e descrever as observações que o usuário deseja informar, as quais serão apenas visualizadas pelo setor do usuário. Para utilizar essa operação, clique no ícone . A tela a seguir será gerada:

Ao realizar esta ação, será exibida uma tela com os Dados do Memorando Eletrônico e uma área para especificar sua Nova Situação. Para descrever uma nova situação, deve-se selecionar qual a situação que o Memorando se encontra. Entre as opções, pode-se escolher entre: Enviado, Em análise, Concluído ou Autenticado. O usuário deverá acrescentar alguma observação para justificar a mudança de situação.

Para voltar para a tela anterior, clique em Voltar. Essa operação será válida sempre que essa opção estiver presente.

Para cadastrar a Nova Situação clique em Cadastrar. A mensagem de sucesso será exibida:

O sistema possibilita que o usuário responda ao Memorando eletrônico. Para realizar essa ação, deve-se clicar em . A tela a seguir será exibida:

Para visualizar o memorando a ser respondido, clique no link referente ao mesmo. Exemplificaremos com o Memorando . A tela que será exibida terá a mesma funcionalidade da tela Documento, no tópico Memorando Detalhado.

De volta à tela Memorando a Responder, deve-se indicar qual será o destinatário. Apenas servidores com níveis de responsabilidade de Chefe, Vice ou Gerente podem ser destinatários.

Deve-se selecionar qual tipo de destinatário a ser enviado, no campo Responder, entre as opções Às Unidades de Servidores Assinantes, Aos Servidores Assinantes, A Outro Destino. A tela ficará configurada de acordo com a opção escolhida.

Para exemplificar, utilizaremos Responder Às Unidades de Servidores Assinantes.

Será listada, então, as Atuais Unidades de responsabilidade dos servidores assinantes. Os ícones e são apresentados para indicar o Servidor Assinante Principal Unidade de onde o Memorando foi Enviado e a Unidade de onde o Memorando foi Enviado, respectivamente.

Assinale a unidade desejada no campo disponível. Exemplificamos com a Unidade PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO (PROAD) (11.02). Após isso, clique em Adicionar Unidades Selecionadas como Destinatárias. A mensagem de sucesso e o Destinatários do Memorando de Resposta serão apresentados da seguinte forma:

Para receber um e-mail confirmando a leitura do Memorando, o usuário pode selecionar a opção na parte inferior da tela descrita como Desejo receber por e-mail uma confirmação de leitura deste Memorando.

Para continuar com a operação, clique em Continuar. A tela a seguir será exibida:

Após definir o destinatário, o usuário deverá informar o Assunto do Memorando (Título) e redigir o Texto do Memorando, especificando o assunto. Além disso poderá, opcionalmente, anexar um arquivo no campo Deseja anexar algum arquivo ao memorando eletrônico?. Caso queira, clique em Selecionar Arquivo e selecione-o no arquivo do seu computador.

O sistema possibilita que o usuário tenha uma prévia visualização do Memorando que será enviado. Para essa operação, deve-se clicar em Pré-visualização. Deste modo, será exibida uma tela com a pré-visualização do documento.

Para fechar essa tela, clique em Fechar.

Para imprimir, clique no ícone .

Já para continuar com o processo de resposta do Memorando, clique em Continuar. A tela a seguir será exibida:

Após a redação do texto, deve-se informar o responsável pelo envio do Memorando. Para que outras pessoas possam lê-lo, é necessário que o servidor responsável pelo mesmo realize a sua autenticação digital.

Apenas servidores com níveis de responsabilidade Chefe, Vice ou Gerente podem autenticar memorandos. Caso o usuário que esteja cadastrando o memorando eletrônico seja o responsável pelo mesmo, não é necessário realizar a autenticação, pois a mesma é realizada automaticamente.

A tela Servidores Responsáveis por Autenticar Memorando possibilita que o usuário adicione o servidor que será responsável pela autenticação do Memorando. No campo Servidor de Assinatura deve-se escolher o responsável pela autenticação digitando o nome completo do servidor ou apenas seu primeiro nome, para que o sistema de busca apresente os resultados referentes à pesquisa do funcionário. Depois selecione a unidade que o servidor pertence e clique em Adicionar Servidor. A mensagem de sucesso será exibida e o servidor será incluído na lista de Servidores Adicionados, conforme a figura a seguir:

Caso queira removê-lo, clique no ícone . Logo, será exibida a caixa de diálogo solicitando confirmação da ação.

Clique em OK para confirmar ou Cancelar para não realizar a remoção.

Para salvar as ações realizadas, clique em Gravar.

Para visualizar previamente o documento com as alterações realizadas clique em Pré-visualizar.

Depois de concluído, clique em Enviar para Autenticação.

Após enviar para autenticação, será exibida a tela que indica que o procedimento foi realizado com sucesso. Logo, os dados gerais do Memorando são apresentados bem como as informações relacionadas com a resposta do Memorando.

O link permite que o usuário seja encaminhado para uma tela de cadastramento de Memorando.

Já o link permite a autenticação dos Memorandos e a visualização de uma lista de Memorandos pendentes para a autenticação.

Para maiores informações sobre o cadastramento, autenticação e despacho de memorandos, consulte os Manuais Relacionados no final deste documento.

Além de responder os Memorandos eletrônicos, o usuário pode encaminhá-los, sendo possível acompanhar a tramitação de um documento mesmo quando este não está em processo. Para acessar esta operação, clique no ícone . E logo, uma tela com os Dados do Documento será exibida.

Nas tramitações de memorandos eletrônicos temos as seguintes opções de encaminhamento:

• Para Outra Unidade: movimentação da sua unidade para uma outra unidade da instituição;
• Para Funcionário da Unidade: movimentação interna na sua unidade para outro funcionário.

Deve-se também definir o destino do encaminhamento, selecionando a unidade ou o servidor como destinatário.

Caso deseje, assinale a opção Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando?.

Para exemplificar, definiremos o Tipo de Encaminhamento Para Outra Unidade, sendo o destinatário a Biblioteca Setorial do CCHLA e nível de acesso restrito aos Responsáveis pela Unidade.

Para continuar a operação, clique em Continuar. A tela a seguir será exibida:

Nesta página, são apresentados os Dados do Documento, Dados de Movimentação e os Dados Gerais de Despacho. Neste último, o usuário deverá selecionar se deseja cadastrar o despacho associado à movimentação selecionando as opções Sim para o cadastramento e Não para não realizar o cadastro. O usuário também deverá confirmar os dados que foram exibidos.

Nos Dados Gerais do Despacho, caso o usuário opte por assinalar Sim, a tela ficará configurada da seguinte forma:

O usuário deverá definir os seguintes dados:

• Tipo de Despacho: Definir se o despacho será Favorável ou Desfavorável;
• Servidor Responsável pelo Despacho: Selecionar o servidor responsável pelo Despacho;
• Público: Definir se o Despacho terá caráter público ou não;
• Forma de Despacho: Optar pelo despacho redigido no espaço disponibilizado ou se anexado em arquivo.

É possível observar que optamos pelo Despacho Favorável; Servidor Responsável pelo Despacho NOME DO SERVIDOR (00000); Público SIM e Forma de Despacho Anexar Arquivo.

Para continuar com o procedimento, clique em Confirmar.

Em seguida, será exibida a tela confirmando o sucesso do procedimento. Serão exibidos os Dados Gerais do Processo assim como suas movimentações e os dados gerais referentes ao Despacho.

É possível imprimir um comprovante da operação realizada, ao clicar no ícone . Além dos dados do processo, no comprovante, as movimentações são apresentadas.

Para imprimir, clique no ícone .

Para retornar ao menu Protocolo, clique no link .

Bom Trabalho!

• Cadastrar Memorando
• Alterar memorando
• Cadastrar Despacho
• Autenticar Memorando

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