ver('', false);

Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de uma ocorrência relacionada à um documento previamente cadastrado no sistema da Instituição. Uma ocorrência de um documento é uma informação adicional, ou uma observação sobre eventos ocorridos enquanto o documento permanecia em sua unidade de lotação, incluída por um servidor durante a movimentação do documento.

Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cadastrar Ocorrências.

O sistema exibirá o campo de Consulta de Documentos:

Para realizar a busca pelo documento para o qual deseja cadastrar uma ocorrência, informe um ou mais dos seguintes dados:

• Número de Protocolo do documento;
• Número do Código de Barras do documento;
• Origem do documento, dentre as opções Interna e Externa;
• Número/Ano do documento;
• Ano do Documento;
• Tipo do Documento;
• Unidade de Origem do documento, caso sua origem seja interna;
• Órgão Externo de Origem do documento, caso sua origem seja externa;
• Período do Documento;
• Período do Cadastro do documento;
• Selecione a opção Todos os Documentos da Unidade se desejar visualizar todos os documentos que estão localizados na unidade de lotação do usuário.

No campo Unidade de Origem, ao digitar o código ou as primeiras letras da denominação da unidade desejada, o sistema exibirá uma lista contendo as opções disponíveis para escolha e preenchimento do campo. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Já nos campos Período do Documento e Período do Cadastro, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar em . Esta ação será válida em todas as páginas que a contenha.

Para exemplificar, utilizaremos a Unidade de Origem: PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO (PROAD) (11.02).

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as páginas em que estiver presente.

Após informar os dados desejados, clique em Buscar para prosseguir. Os Documentos Encontrados serão apresentados embaixo do campo de busca, conforme figura a seguir:

A partir da lista de Documentos Encontrados, é possível visualizar os detalhes do documento, cadastrar uma ocorrência e/ou visualizar e alterar uma ocorrência previamente cadastrada. Estas ações serão explicadas detalhadamente abaixo, neste mesmo manual.

Para visualizar os detalhes de um documento, clique em seu número de protocolo ou no ícone . A seguinte tela será apresentada:

As ações contidas nesta tela serão detalhadas no manual Consultar Documento, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Para fechar a tela e retornar à página anterior, clique em .

Caso deseje adicionar uma nova ocorrência ao documento, clique no ícone . A página de Cadastro de Ocorrência será disponibilizada pelo sistema:

Se desejar visualizar os dados do documento cuja ocorrência será cadastrada, clique em seu número. Esta ação foi explicada anteriormente, neste mesmo manual.

Para realizar o cadastro, é necessário informar a Data da Ocorrência; o Prazo de Término da ocorrência, em dias; a Ocorrência; e sua Situação.

Exemplificaremos com a Data da Ocorrência: 01/09/2011; o Prazo de Término: 2; a Ocorrência: O memorando em questão foi devidamente inserido no processo de número 23077.037973/2011-77; e a Situação: Concluída.

Caso deseje retornar à página anterior, clique em Voltar. Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente.

Para prosseguir, clique em Cadastrar. O sistema apresentará a seguinte mensagem de confirmação da operação no topo da página:

Clique no ícone se desejar visualizar e/ou alterar os dados de uma ocorrência previamente cadastrada. A lista de Ocorrências Encontradas será exibida pelo sistema:

Para alterar os dados da ocorrência, clique novamente no ícone . O sistema o direcionará para a seguinte página:

Aqui, é possível alterar a Data da Ocorrência; o Prazo de Término da ocorrência, em dias; a Ocorrência; e sua Situação.

Note que alteramos a Situação para Encerrada.

Caso deseje retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em .

Para confirmar as alterações realizadas, clique em Alterar. A seguinte mensagem de sucesso será exibida:

De volta à lista de Ocorrências Encontradas, clique no ícone para excluir a ocorrência. O sistema disponibilizará a seguinte tela:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando pro confirmar, uma mensagem de sucesso semelhante à mensagem abaixo será apresentada pelo sistema no topo da página:

Bom Trabalho!

• Consultar Documento
• Cadastrar Despacho Eletrônico
• Ocorrências com Prazos Atrasados

<< Voltar - Manuais do SIPAC