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Ao Cadastrar Nota Fiscal no sistema ficam registradas as transações realizadas a partir da aquisição de livros pela instituição. A nota é um documento fiscal, que tem por fim o registro de uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa e uma pessoa física ou outra empresa. Nas situações em que a nota fiscal registra transferência de valor monetário entre as partes, a nota fiscal também destina-se ao recolhimento de impostos e a não utilização caracteriza sonegação fiscal. Entretanto, as notas fiscais podem também ser utilizadas em contextos mais amplos como na regularização de doações, transporte de bens, empréstimos de bens ou prestação de serviços sem benefício financeiro à empresa emissora. Uma nota fiscal também pode cancelar a validade de outra nota fiscal como, por exemplo, na devolução de produtos ou cancelamento de contratos de serviços.

Para prosseguir com o cadastro de nota fiscal de bens adquiridos, entre no SIPAC → Módulos → Biblioteca → Patrimônio → Nota Fiscal → Cadastrar.

O sistema exibirá a página para a escolha do Tipo de Nota Fiscal, que pode ser de duas naturezas: Orçamentária e Extra-Orçamentária.

A nota fiscal Orçamentária é dita quando se possui um empenho associado à nota. A nota fiscal Extra-Orçamentária é dita quando não se possui um empenho vinculado à nota. Isto siginifica que o bem foi adquirido por doação ou transferência, por exemplo.

Escolha o tipo de nota fiscal a ser cadastrada e clique em Continuar.

Subdividiremos este manual em duas partes: uma para cadastro ne nota fiscal Orçamentária e a outra para cadastro de nota fiscal Extra-Orçamentária.

Ao selecionar esta opção, serão exibidos os Dados Gerais da Nota Fiscal para preenchimento.

Estão dispostos nesta página os seguintes campos:

• Número: Número da nota fiscal a ser cadastrada;
• Série: Série da nota fiscal de entrada.
  • Em se tratando de documento sem seriação, deixar em branco. No caso de Nota Fiscal Modelo 1, preencher com o algarismo designativo da série (“1”, “2” etc..) deixando em branco as posições não significativas.
  • Em se tratando de documentos com seriação indicada por letra, preencher com a respectiva letra (“B”, “C” ou “E”). No caso de documentos fiscais de “Série Única”, preencher com a letra “U”.
  • Em se tratando dos documentos fiscais de série indicada por letra seguida da expressão “Única” (Ex: “Série B-Única” , “Série C-Única” ou “Série E-Única”), preencher com a respectiva letra (“B” , “C” ou “E”) na primeira posição e com a letra “U” na segunda posição, deixando em branco a posição não-significativa. No caso de documento fiscal de “Série Única” seguida por algarismo arábico (Ex: “Série Única 1”, “Série Única 2” etc…) preencher com a letra “U” na primeira posição, deixando em branco as posições não significativas.
• Data de Emissão: Quando a nota fiscal de entrada foi emitida;
• Fornecedor: Origem da emissão da nota fiscal;
• Esta nota fiscal será associada a um conjunto de livros consultados?: Marque esta opção caso a nota seja associada a um conjunto de livros. Se esta opção não for marcada, a nota será cadastrada de forma semelhante ao cadastro realizado pelo Módulo Patrimônio, pois, ao não marcar a opção, o fluxo mudará. A ação pode ser visualizada pelo manual Cadastrar Nota Fiscal.

Exemplificaremos com a nota Número 502539, Série U e Data de Emissão 03/07/2009.

Como a nota fiscal é orçamentária e, portanto, existe um empenho associado à esta nota, vamos inserir este empenho preenchendo os campos de Adicionar Empenhos à Nota Fiscal.

Exemplificaremos o preenchimento com os dados do empenho de Número/Ano 902731/2009 e Unidade 1100.

Ao finalizar, clique em Adicionar Empenho.

Ao adicionar empenho, o sistema exibirá imediatamente os Empenhos Associados à Nota Fiscal, apresentados logo abaixo da tela de Dados Gerais da Nota Fiscal, com os respectivos dados do fornecedor.

Pode-se excluir o empenho adicionado clicando no ícone , como também pode-se adicionar novos empenhos à nota fiscal, desde que o credor do empenho seja igual ao fornecedor da nota fiscal.

A ação é exemplificada pela figura a seguir.

Para prosseguir, clique em Continuar.

O sistema direcionará para a página de Consulta de Livros. Nesta página, encontram-se os campos de opção de busca, que pode ser feita apenas por um dos campos dispostos.

Os campos apresentados pelo sistema são:

• ISBN: O ISBN - International Standard Book Number - é um sistema internacional padronizado, que identifica numericamente os livros segundo o título, o autor, o país, a editora, individualizando-os inclusive por edição.
• Título: Nome do livro a ser pesquisado;
• Autor: Nome do autor do livro.

Filtraremos a busca pelo Autor: Machado de Assis.

Em seguida, clique em Buscar.

Serão exibidos, então, os Livros Encontrados, assim como na figura abaixo.

Exemplificaremos com o livro ISBN: 9788520920411, Título: DOM CASMURRO, Autor: MACHADO DE ASSIS, Editora: NOVA FRONTEIRA, Ano: 2006, Qtd: 2 e Valor: 25,8000.

Os campos Qtd. e Valor são alteráveis.

Escolha um dos livros encontrados e clique no ícone para adicionar o livro.

Após a inserção do livro, a página Itens da Nota Fiscal aparecerá logo abaixo da tela de busca.

O usuário ainda pode inserir novos livros para a mesma nota fiscal, realizando a busca e seguindo novamente os passos anteriormente mencionados.

Você ainda tem a opção de alterar o livro selecionado através do ícone . Caso esta opção seja escolhida, o sistema irá abrir os campos Qtd. e Valor em Itens da Nota Fiscal para os devidos ajustes.

Pode-se também excluir o livro inserido clicando no ícone . Neste caso, o sistema direcionará a página para Consulta de Livros.

Estando tudo correto, clique em Continuar.

A seguir, serão apresentados os Dados da Nota Fiscal com todas as informações fornecidas ao sistema. Você pode inserir alguma observação no respectivo campo, caso ache pertinente.

Ao concluir a observação dos dados, clique em Confirmar.

Por fim, o sistema indicará que a nota fiscal foi cadastrada com sucesso.

Você pode imprimir a Nota Fiscal clicando no link .

Para cadastrar uma outra nota fiscal, clique em Cadastrar Outra Nota Fiscal e prossiga novamente com os passos deste manual.

Ao selecionar esta opção, serão exibidos os Dados Gerais da Nota Fiscal para registrá-los no sistema.

Estão dispostos nesta página os seguintes campos:

• Número: Número da nota fiscal de entrada;
• Série: Série da nota fiscal de entrada.
  • Em se tratando de documento sem seriação, deixar em branco. No caso de Nota Fiscal Modelo 1, preencher com o algarismo designativo da série (“1”, “2” etc..), deixando em branco as posições não significativas.
  • Em se tratando de documentos com seriação indicada por letra, preencher com a respectiva letra (“B”, “C” ou “E”). No caso de documentos fiscais de “Série Única” preencher com a letra “U”.
  • Em se tratando dos documentos fiscais de série indicada por letra, seguida da expressão “Única” (Ex: “Série B-Única” , “Série C-Única” ou “Série E-Única”), preencher com a respectiva letra (“B” , “C” ou “E”) na primeira posição e com a letra “U” na segunda posição, deixando em branco a posição não-significativa. No caso de documento fiscal de “Série Única” seguida por algarismo arábico (Ex: “Série Única 1”, “Série Única 2” etc…) preencher com a letra “U” na primeira posição, deixando em branco as posições não significativas;
• Data de Emissão: Quando a nota fiscal de entrada foi emitida;
• Fornecedor: Origem da emissão da nota fiscal. Basta digitar as informações do fornecedor que o sistema encarrega-se de preencher a lacuna de acordo com sua escolha.

Após identificar o fornecedor, clique em Continuar.

Exemplificaremos com a nota fiscal de Número: 502500, Série: U, Data de Emissão: 03/07/2009 e Fornecedor: LIVRARIA CRIATIVA LTDA - 01.464.996/0001-59, como demonstra a figura a seguir.

Clique em Cadastrar, caso seja a primeira menção do fornecedor no sistema.

Ao selecionar o cadastro de fornecedor no sistema, o sistema exibirá a tela dos Dados do Fornecedor para o devido preenchimento.

Nesta tela estão dispostos os seguintes campos:

• Razão Social: É o nome devidamente registrado sob o qual uma pessoa jurídica se individualiza e exerce suas atividades. A razão social diferencia-se do nome dado a um estabelecimento ou do nome comercial com que a empresa pode ser reconhecida junto ao público;
• Nome Fantasia: (nome comercial, nome de fachada) é a designação popular de Título de Estabelecimento utilizada por uma instituição (empresa, associação etc), seja pública ou privada, sob a qual ela se torna conhecida do público. Esta denominação opõe-se à razão social, que é o nome utilizado perante os órgãos públicos de registro das pessoas jurídicas;
• CPF/CNPJ: Número de cadastro que identifica a pessoa ou a empresa;
• Pessoa Física/Pessoa Jurídica: Escolha a opção que melhor define o tipo de pessoa em questão;
• Representante: É o representante comercial da empresa que capta novos negócios e reporta-se diretamente ao diretor comercial;
• Endereço: Nome da rua/avenida onde a empresa localiza-se;
• Bairro: Bairro onde está situada a empresa;
• Internacional: Marque esta opção caso a empresa seja internacional;
• Cidade: Cidade do país onde a empresa localiza-se;
• CEP: Código de Endereçamento Postal da localidade onde a empresa está situada;
• Email: Correio eletrônico da empresa, se houver;
• Fone: Número do telefone da empresa, se houver;
• Fax: Número do Fax da empresa, se houver;
• NIT ou PIS/PASEP: É uma contribuição social de natureza tributária, devida pelas pessoas jurídicas, com objetivo de financiar o pagamento do seguro-desemprego e do abono para os trabalhadores que ganham até dois salários mínimos.

Ao concluir o preenchimento, clique em Incluir.

Após a inserção do fornecedor, a seguir será exibida a tela para Buscar Material, juntamente com os Dados da Nota Fiscal. Os Dados da Nota Fiscal já vêm preenchidos.

Em Buscar Material, deve ser informado o Código do produto ou sua Denominação.

Exemplificaremos com a Denominação do produto, no nosso caso livro, com o O Arado.

Após inserir, clique em Buscar Material.

Então, aparecerão os resultados obtidos a partir dos dados mencionados.

Escolha a opção de seu interesse e clique no ícone para adicionar o produto à nota fiscal.

Exemplificaremos com o produto 521801650693 MAMEDE, ZILA. O ARADO. NATAL: EDUFRN, 2005. LIVRO R$ 10,00 LIVRO - ISBN - 85-7273-218-7.

Após incluir o material, aparecerão os Dados do Material de compra.

Contém nesta tela os seguintes dados:

• Código: Código do material de compra;
• Denominação: Nome do produto de compra. Este campo pode ser alterado;
• Valor Estimado: Preço aproximado do valor de compras realizadas. Clique no link ao lado para verificar as últimas compras realizadas para este produto;
• Unidade de Medida: Unidade de medida para compra do produto;
• Especificação: Dados que especificam o produto de compra;
• Quantidade: Quantidade de produto comprado. Vale lembrar que este número não pode ser maior que o especificado na nota fiscal;
• Valor Unitário (R$): Valor por unidade do produto adquirido. Este campo pode ser alterado;
• Data de Validade: Data que regulamenta a validade do produto.

Ao preencher os dados, clique em Incluir na Nota Fiscal.

Assim, a página seguinte mostrará o conteúdo com os Dados da Nota Fiscal, além dos Itens da Nota Fiscal inseridos. Pode-se, ainda, Buscar Material para inserir nesta nota fiscal.

Caso o material incluso esteja incorreto ou não seja o de seu interesse, clique no ícone para excluí-lo. Neste caso, o sistema direcionará para a página de Buscar Material.

Clique no ícone para alterar os dados dos Itens da Nota Fiscal. Neste caso, serão abertos os seguintes campos para alteração: Denominação, Validade, Quant. e Valor.

Ao concluir, clique em Continuar.

A seguir, serão mostrados os Dados da Nota Fiscal com um resumo de todas as informações fornecidas ao sistema.

Você pode fazer alguma observação quanto ao cadasto desta nota fiscal.

Verifique o conteúdo e, caso esteja tudo correto, clique em Confirmar.

Por fim, o sistema indicará o sucesso do cadastro da nota fiscal.

Você pode imprimir o comprovante de cadastro clicando no ícone .

Para tombar um bem por empenho, clique em Tombamento Empenho.

Para tombar patrimônio pela FUNPEC, clique em Tombamento Funpec.

Para dar prosseguimento a um tombamento, clique em Continuar um Tombamento.

Para efetuar o cadastro de outra nota fiscal, clique em Cadastrar Outra Nota Fiscal.

Bom Trabalho!

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