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~~ODT~~

Listar Memorandos Recebidos

Sistema SIPAC
Módulo Protocolo
Usuários Qualquer Servidor com acesso ao módulo de protocolo
Perfil Qualquer um que permita acesso ao módulo de protocolo
Última Atualização
ver('', false);

Essa operação tem como finalidade permitir a consulta de memorandos eletrônicos recebidos e acompanhar suas informações gerais.

Para ter acesso a essa funcionalidade, o usuário deverá acessar SIPAC → Módulos → Protocolo → Memorandos → Consultas → Listar Recebidos.

A tela a seguir será exibida:

Figura 1:Buscar Memorando Eletrônico

Para voltar ao menu Protocolo, clique no link

Caso desista da operação clique em Cancelar. Será apresentada uma janela de confirmação. Esta operação será válida para todas as telas que a apresentarem.

Nesta tela, é possível refinar a consulta e exibir apenas os memorandos encontrados pelo sistema de busca, de acordo com um ou mais critérios que o usuário deseja selecionar. Dentre eles, estão:

Para exemplificar, a opção de busca foi a Situação ENVIADO.

Para realizar a busca, clique em Buscar. Deste modo, serão listados todos os Memorandos eletrônicos se adequam com os dados fornecidos na busca, como mostrado na figura anterior.

Ao escolher a opção, abaixo da tela de busca serão listados os Memorandos eletrônicos enviados até então, informando para cada item listado o Documento, Identificador, Data, Assunto e Situação em que o memorando se encontra.

Os ícones apresentados nesta tela serão explicados nos tópicos que seguem.

Marcar para acompanhamento

O Memorando pode ser marcado para acompanhamento, ao clicar no ícone . Desse modo, ele ficará realçado na cor vermelha, permanecendo assim até a sua conclusão ou até que seja desmarcado, como mostrado na figura a seguir:

Figura 2:Memorandos

Para desmarcar, clique em e o memorando retornará à cor inicial.

Memorando Detalhado

Para visualizar o Memorando detalhadamente, o usuário deverá clicar no ícone . A seguinte tela será exibida:

Figura 3: Documento Detalhado

Ao clicar no link , é possível visualizar o responsável pelo envio da documentação e, consequentemente, da movimentação do processo.

Para fechar a tela, basta clicar no ícone . Essa ação pode ser realizada sempre que esse ícone estiver presente.

Caso deseje imprimir o comprovante do memorando, clique no ícone . O comprovante será exibido, conforme a figura a seguir:

Figura 4: MEMORANDO ELETRÔNICO

Para fechar a página, clique em Fechar.

Caso deseje retornar ao menu principal da operação, clique em .

Para imprimir o comprovante, clique em .

Visualizar

Para visualizar o Memorando de forma detalhada, clique no ícone . Em seguida, será exibida a tela com as informações do memorando como Destinatário, data de autenticação, Autenticador, entre outros dados:

Figura 4: Memorando Eletrônico Detalhado

O usuário poderá fechar a tela ao clicar em Fechar.

Caso deseje imprimir o documento, clique no ícone .

Leituras

É possível também ter acesso a listagem de outros usuários que realizaram a leitura do documento. Para realizar esta operação, deve-se clicar no ícone . Logo, será exibida uma tela com a lista Leituras Realizadas no Memorando e suas informações gerais.

Figura 5: Leituras Realizadas no Memorando

Alterar Situação

O sistema ainda permite alterar a situação de um Memorando eletrônico. Para isso, deve-se informar a situação e descrever as observações que o usuário deseja informar, as quais serão apenas visualizadas pelo setor do usuário. Para utilizar essa operação, clique no ícone . A tela a seguir será gerada:

Figura 6: Alteração de situação

Ao realizar esta ação, será exibida uma tela com os Dados do Memorando Eletrônico e uma área para especificar sua Nova Situação. Para descrever uma nova situação, deve-se selecionar qual a situação que o Memorando se encontra. Entre as opções, pode-se escolher entre: Enviado, Em análise, Concluído ou Autenticado. O usuário deverá acrescentar alguma observação para justificar a mudança de situação.

Para voltar para a tela anterior, clique em Voltar. Essa operação será válida sempre que essa opção estiver presente.

Para cadastrar a Nova Situação clique em Cadastrar. A mensagem de sucesso será exibida:

Figura 7: Mensagem de sucesso

Responder Memorandos Eletrônicos

O sistema possibilita que o usuário responda ao Memorando eletrônico. Para realizar essa ação, deve-se clicar em . A tela a seguir será exibida:

Figura 8: Memorando a Responder

Para visualizar o memorando a ser respondido, clique no link referente ao mesmo. Exemplificaremos com o Memorando . A tela que será exibida terá a mesma funcionalidade da tela Documento, no tópico Memorando Detalhado.

De volta à tela Memorando a Responder, deve-se indicar qual será o destinatário. Apenas servidores com níveis de responsabilidade de Chefe, Vice ou Gerente podem ser destinatários.

Deve-se selecionar qual tipo de destinatário a ser enviado, no campo Responder, entre as opções Às Unidades de Servidores Assinantes, Aos Servidores Assinantes, A Outro Destino. A tela ficará configurada de acordo com a opção escolhida.

Para exemplificar, utilizaremos Responder Às Unidades de Servidores Assinantes.

Será listada, então, as Atuais Unidades de responsabilidade dos servidores assinantes. Os ícones e são apresentados para indicar o Servidor Assinante Principal Unidade de onde o Memorando foi Enviado e a Unidade de onde o Memorando foi Enviado, respectivamente.

Assinale a unidade desejada no campo disponível. Exemplificamos com a Unidade PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO (PROAD) (11.02). Após isso, clique em Adicionar Unidades Selecionadas como Destinatárias. A mensagem de sucesso e o Destinatários do Memorando de Resposta serão apresentados da seguinte forma:

Figura 9: Destinatários do Memorando de Resposta

Para receber um e-mail confirmando a leitura do Memorando, o usuário pode selecionar a opção na parte inferior da tela descrita como Desejo receber por e-mail uma confirmação de leitura deste Memorando.

Para continuar com a operação, clique em Continuar. A tela a seguir será exibida:

Figura 10: Memorando Eletrônico

Após definir o destinatário, o usuário deverá informar o Assunto do Memorando (Título) e redigir o Texto do Memorando, especificando o assunto. Além disso poderá, opcionalmente, anexar um arquivo no campo Deseja anexar algum arquivo ao memorando eletrônico?. Caso queira, clique em Selecionar Arquivo e selecione-o no arquivo do seu computador.

O sistema possibilita que o usuário tenha uma prévia visualização do Memorando que será enviado. Para essa operação, deve-se clicar em Pré-visualização. Deste modo, será exibida uma tela com a pré-visualização do documento.

Figura 11: Pré-visualização do Memorando

Para fechar essa tela, clique em Fechar.

Para imprimir, clique no ícone .

Já para continuar com o processo de resposta do Memorando, clique em Continuar. A tela a seguir será exibida:

Figura 12: Servidores Responsáveis por Autenticar o Memorando Servidor de Assinatura

Após a redação do texto, deve-se informar o responsável pelo envio do Memorando. Para que outras pessoas possam lê-lo, é necessário que o servidor responsável pelo mesmo realize a sua autenticação digital.

Apenas servidores com níveis de responsabilidade Chefe, Vice ou Gerente podem autenticar memorandos. Caso o usuário que esteja cadastrando o memorando eletrônico seja o responsável pelo mesmo, não é necessário realizar a autenticação, pois a mesma é realizada automaticamente.

A tela Servidores Responsáveis por Autenticar Memorando possibilita que o usuário adicione o servidor que será responsável pela autenticação do Memorando. No campo Servidor de Assinatura deve-se escolher o responsável pela autenticação digitando o nome completo do servidor ou apenas seu primeiro nome, para que o sistema de busca apresente os resultados referentes à pesquisa do funcionário. Depois selecione a unidade que o servidor pertence e clique em Adicionar Servidor. A mensagem de sucesso será exibida e o servidor será incluído na lista de Servidores Adicionados, conforme a figura a seguir:

Figura 13: Adicionar Servidor Autenticador

Caso queira removê-lo, clique no ícone . Logo, será exibida a caixa de diálogo solicitando confirmação da ação.

Figura 14: Remoção do Autenticador

Clique em OK para confirmar ou Cancelar para não realizar a remoção.

Para salvar as ações realizadas, clique em Gravar.

Para visualizar previamente o documento com as alterações realizadas clique em Pré-visualizar.

Depois de concluído, clique em Enviar para Autenticação.

Após enviar para autenticação, será exibida a tela que indica que o procedimento foi realizado com sucesso. Logo, os dados gerais do Memorando são apresentados bem como as informações relacionadas com a resposta do Memorando.

Figura 15: Memorando Cadastrado

O link permite que o usuário seja encaminhado para uma tela de cadastramento de Memorando.

Já o link permite a autenticação dos Memorandos e a visualização de uma lista de Memorandos pendentes para a autenticação.

Para maiores informações sobre o cadastramento, autenticação e despacho de memorandos, consulte os Manuais Relacionados no final deste documento.

Encaminhar Memorandos Eletrônicos

Além de responder os Memorandos eletrônicos, o usuário pode encaminhá-los, sendo possível acompanhar a tramitação de um documento mesmo quando este não está em processo. Para acessar esta operação, clique no ícone . E logo, uma tela com os Dados do Documento será exibida.

Figura 15: Dados do Documento

Nas tramitações de memorandos eletrônicos temos as seguintes opções de encaminhamento:

Deve-se também definir o destino do encaminhamento, selecionando a unidade ou o servidor como destinatário.

Caso deseje, assinale a opção Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando?.

Para exemplificar, definiremos o Tipo de Encaminhamento Para Outra Unidade, sendo o destinatário a Biblioteca Setorial do CCHLA e nível de acesso restrito aos Responsáveis pela Unidade.

Para continuar a operação, clique em Continuar. A tela a seguir será exibida:

 Figura 12: Dados do Documento

Nesta página, são apresentados os Dados do Documento, Dados de Movimentação e os Dados Gerais de Despacho. Neste último, o usuário deverá selecionar se deseja cadastrar o despacho associado à movimentação selecionando as opções Sim para o cadastramento e Não para não realizar o cadastro. O usuário também deverá confirmar os dados que foram exibidos.

Nos Dados Gerais do Despacho, caso o usuário opte por assinalar Sim, a tela ficará configurada da seguinte forma:

Figura 13: Dados Gerais do Despacho

O usuário deverá definir os seguintes dados:

É possível observar que optamos pelo Despacho Favorável; Servidor Responsável pelo Despacho NOME DO SERVIDOR (00000); Público SIM e Forma de Despacho Anexar Arquivo.

Para continuar com o procedimento, clique em Confirmar.

Em seguida, será exibida a tela confirmando o sucesso do procedimento. Serão exibidos os Dados Gerais do Processo assim como suas movimentações e os dados gerais referentes ao Despacho.

Figura 17: Dados do Documento

É possível imprimir um comprovante da operação realizada, ao clicar no ícone . Além dos dados do processo, no comprovante, as movimentações são apresentadas.

Figura 18: Comprovante de Encaminhamento

Para imprimir, clique no ícone .

Para retornar ao menu Protocolo, clique no link .

Bom Trabalho!

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