Registrar Dados do Documento

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Esta funcionalidade permite o cadastro das informações de um documento a partir de uma etiqueta protocoladora, a qual reserva uma numeração de protocolo.

Para realizar esta operação, acesse SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Cadastro → Registrar Dados do Documento.

Será exibida uma lista com as Etiquetas Protocoladoras registradas no sistema, e um formulário de busca para que, filtrando os dados, o usuário possa encontrar facilmente a etiqueta desejada. Observe o exemplo abaixo:

Caso desista da operação, clique em Cancelar. Uma caixa de diálogo será exibida solicitando confirmação da ação. Essa funcionalidade será a mesma em todas as páginas em que estiver presente.

O formulário permite o refinamento da busca através dos dados:

• Número de Protocolo: Busca por um número de protocolo, determinado por um formato específico (Radical.Número/Ano);
• Unidade de Origem: Digite os três primeiros dígitos para que o sistema mostre uma lista com as opções de preenchimento;
• Gerada entre: Intervalo de datas em que o processo foi realizado. Utilize os ícones para facilitar a seleção das datas através de um calendário gerado;
• Todas as Etiquetas Protocoladoras: Quando este campo é selecionado, os demais campos são automaticamente desmarcados.

Clique no ícone para selecionar a etiqueta desejada, a qual servirá de base para os dados do documento a ser registrado.

A tela seguinte será semelhante a imagem abaixo:

O usuário deverá informar os Dados do Documento preenchendo os campos:

• Protocolo: O sistema exibirá automaticamente o número de protocolo;
• Origem do Documento: O sistema informará se o documento tem origem interna ou externa;
• Assunto do Documento: Informe o assunto ao qual se trata o documento;
• Ofício: O usuário poderá optar por Sim ou Não para realizar a busca com o ofício. Caso opte por Sim o campo Tipo do Documento será preenchido com a denominação Ata e o dado da movimentação requerido será Órgão de Destino;
• Documento (Identificador/Ano): Informe o identificador e o ano do documento;
• Tipo do Documento: Selecione dentre as opções disponibilizadas pelo sistema, o tipo do documento desejado;
• Data do Documento: Informe a data do documento;
• Observações: Campo livre, destinado a informações adicionais referentes ao documento.

Deverá informar também os Dados da Movimentação:

• Origem Interna: Selecione se o documento é de origem da Própria Unidade ou Outra Unidade.
• Unidade de Origem: O sistema informa a unidade de origem;
• Unidade de Destino ou Órgão de Destino (Caso a opção Sim no campo Ofício tenha sido selecionada): Selecione a unidade ao qual o documento será destinado. Digite pelo menos os três primeiros dígitos da denominação ou número correspondente para que o sistema mostre uma lista com as opções de preenchimento. Se preferir, utilize as pastas embaixo do campo para buscar pelas unidades que estão organizadas hierarquicamente, bastando apenas selecionar a unidade com o mouse para preencher o campo;

Após preencher os Dados do Documento, clique em Continuar para prosseguir com a operação. A seguinte tela será exibida:

Informe Nome e Descrição do Anexo e, ao lado do campo Arquivo, clique em Selecionar Arquivo. Abrirá uma janela para que o usuário navegue pelas pastas do computador e encontre o arquivo desejado. Selecione o arquivo e clique em Abrir.

Em seguida, clique em Anexar. O sistema informará o sucesso da operação e o arquivo anexado será adicionado a uma lista abaixo do formulário. Observe o exemplo:

Poderão ser anexados quantos arquivos forem necessários e o usuário poderá removê-los através do ícone . Ao clicar no ícone de remoção, abrirá uma caixa de diálogo solicitando a confirmação da operação:

Para confirmar a remoção, clique em Ok e observe a a mensagem de sucesso.

Após anexar os arquivos ao documento, clique em Continuar.

A seguinte tela será exibida:

Confira todos os dados do documento antes de confirmar o cadastro.

Também é possível informar despachos associados à movimentação. Para isso, no campo Cadastrar Despacho, selecione a opção Sim. O sistema irá expandir um formulário para o cadastro do despacho, como mostra a figura abaixo:

Informe os Dados Gerais do Despacho através dos campos: Tipo do Despacho (Favorável ou Desfavorável), Servidor Responsável, Público (Sim ou Não) e Forma do Despacho. Este último, permite que o usuário opte por Informar o Despacho, redigindo-o no campo de texto abaixo, ou Anexar Arquivo, substituindo o formulário do texto pelo campo de upload do arquivo a ser anexado.

Estarão disponíveis ferramentas de formatação de texto para a redação do despacho, acima da área de redação.

Se não desejar informar um despacho, mantenha o campo Cadastrar Despacho com a opção Não selecionada.

Para finalizar o registro de dados do documento, clique em Confirmar e observe a mensagem de sucesso:

A tela mostra os dados do documento cadastrado.

Para imprimir o Comprovante do Processo, clique no ícone . Logo, aparecerá a tela para impressão.

Caso queira fechar a tela, clique em Fechar.

Para imprimir o comprovante, clique no ícone .

Se desejar retornar a página inicial do módulo, clique em .

Bom Trabalho!

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