Alterar Documento

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Esta funcionalidade permite que o usuário realize alterações nos dados de um documento previamente cadastrado no sistema da Instituição, conforme desejar. Para isso, acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Alterar Documento.

O sistema exibirá o campo de Consulta de Documentos e a lista de Documentos Encontrados, cadastrados pela unidade de lotação do usuário:

Para realizar uma busca por um documento específico, informe um ou mais dos seguintes dados:

• Protocolo: número do processo em que o documento está inserido;
• Número do Código de Barras do processo no qual o documento está inserido;
• Origem de processo, dentre as opções Interna e Externa;
• Número/Ano do documento;
• Ano do Documento;
• Tipo do Documento;
• Unidade de Origem do documento, caso ele seja de origem Interna;
• Órgão Externo de Origem do documento, caso ele seja de origem Externa;
• Período do Documento;
• Período do Cadastro do documento;
• Todos os Documentos: selecione esta opção caso deseje visualizar a lista de todos os documentos cadastrados no sistema;
• Unidade de Origem da última movimentação do documento;
• Órgão Externo de Origem da última movimentação do documento;
• Período do Envio da última movimentação do documento;
• Período do Recebimento da última movimentação do documento;
• Formato de Impressão: selecione esta opção se desejar visualizar o resultado da busca neste formato.

Nos campos Período do Documento, Período do Cadastro, Período do Envio e Período do Recebimento, é possível digitar a data desejada ou selecioná-la no calendário exibido ao clicar em .

Já no campo Unidade de Origem, ao digitar as primeiras letras da denominação da unidade desejada, o sistema exibirá uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente.

Para prosseguir, clique em Buscar. A página será atualizada e, na lista de Documentos Encontrados, serão exibidos apenas os documentos que atendem aos critérios de busca informados.

Na lista de Documentos Encontrados, clique no número do documento ou no ícone ao seu lado para visualizá-lo detalhadamente. Exemplificaremos com o documento de número 32/2010.

A seguinte tela será disponibilizada:

As ações contidas nesta tela serão explicadas no manual Consultar Documento, listado em Manuais Relacionados, no fim deste mesmo manual.

Para fechar esta tela e retornar à página anterior, clique em .

Retornando à lista de Documentos Encontrados, clique no ícone ao lado do processo que deseja alterar, para selecioná-lo. Mais uma vez, utilizaremos como exemplo o documento de número 32/2010.

O sistema o direcionará para a seguinte página:

Aqui, é possível alterar o Documento (Identificador/Ano), ou o número identificador e ano do documento na Instituição; o Tipo do Documento; a Data do Documento; e, se desejar, inserir ou alterar Observações sobre o documento.

Se desejar retornar à página anterior, clique em Voltar. Esta ação será válida em todas as telas que a contenha.

Após realizar as alterações desejadas, clique em Continuar para prosseguir com a operação. O sistema o direcionará para uma nova página, que contém o campo onde é possível anexar novos arquivos ao documento e a lista de Arquivos Anexados ao Documento.

Para anexar um novo arquivo, informe o Nome do arquivo e sua Descrição. Além disso, selecione o arquivo desejado clicando em Selecionar Arquivo e escolhendo o arquivo em seu computador.

Exemplificaremos com o Nome: Memorando nº 28/2010 e a Descrição: Memorando nº 28/2010 (associado ao memorando nº 32/2010) digitalizado.

Após informar os dados necessários, clique em Anexar. A página será atualizada e o arquivo passará a ser exibido na lista de Arquivos Anexados ao Documento, conforme figura a seguir:

Para anexar outro documento, repita esta operação.

Se desejar remover um dos arquivos previamente anexados, clique no ícone . A seguinte tela será disponibilizada:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será apresentada pelo sistema no topo da página:

De volta à página de anexo de arquivos, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Caso esteja certo das alterações realizadas, clique em Confirmar. O sistema o encaminhará para uma nova página, com a mensagem de sucesso da atualização e os novos Dados do Documento:

Caso deseje retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em .

Para imprimir o comprovante do documento, clique em . O comprovante será apresentado pelo sistema no seguinte formato:

Clique em Fechar para retornar à página anterior.

Para imprimir o comprovante, clique em .

Caso deseje retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em , no topo da página.

Bom Trabalho!

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