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Uma etiqueta protocoladora reserva uma numeração de protocolo para posterior cadastro das informações no sistema. A numeração gerada deverá ficar reservada e só poderá ser usada no registro manual de documentos e processos. As etiquetas são geradas em lote e servem para agilizar o atendimento no balcão em instituições que fazem atendimento pessoal em larga escala. Nesses casos é comum o atendente do balcão ter em mãos etiquetas em duas vias, onde uma das etiquetas é colada no documento/processo recebido e a outra é entregue ao cliente. Posteriormente esses documentos/processos são cadastrados no sistema, preservando a numeração da etiqueta.

Esta funcionalidade realiza o cadastro das informações de um processo a partir de uma etiqueta protocoladora. Os usuários responsáveis pelo protocolo na unidade podem utilizar essa operação.

Para isso, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Registrar Dados do Processo.

O sistema exibirá a lista de etiquetas protocoladas que poderão ser registradas:

Devido a extensão da tela acima, utilizaremos somente parte da mesma.

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a operação na caixa de diálogo que será gerada posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que a opção estiver presente.

O usuário poderá utilizar o formulário para buscar pelas etiquetas protocoladas. Para isso, deverá utilizar os seguintes campos de refinamento:

• Número de Protocolo: o campo refere-se a um número de protocolo específico, que deve ser preenchido no formato adequado (Radical.Número/Ano-Dígitos);
• Unidade de Origem: após digitar as três primeiras letras da unidade de origem o sistema oferecerá uma listagem com as possíveis unidades a serem escolhidas para o preenchimento;
• Gerada entre: intervalo de datas em que o protocolo foi gerado. Utilize o ícone para selecionar a data em um calendário gerado;
• Todos os lotes de etiquetas: ao marcar esta opção, os demais campos de refinamento de busca são automaticamente desmarcados.

Para prosseguir, clique em Buscar.

Ainda na tela Consultas de Etiquetas Protocoladas, o usuário poderá selecionar a etiqueta clicando no ícone . A página gerada pelo sistema será a seguinte.

Se desejar retornar a página anteriormente gerada, clique em Voltar. Esta função será válida sempre que presente neste manual.

Forneça as informações para os campos de preenchimento obrigatório: Tipo do Processo, Assunto do Processo, Natureza do Processo e Unidade de Destino do Processo.

Como exemplo utilizamos: Tipo do Processo: AJUDA DE CUSTO, Assunto do Processo: ESTÁGIOS PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO, Natureza do Processo: SECRETO e Unidade de Destino: SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA.

Para dar prosseguimento a ação, clique em Continuar. A página fornecida será a seguinte.

No campo Opções de Documento, ao selecionar a opção Informar Novo Documento, a tela exibida será a descrita abaixo.

Ao escolher a opção Informar Novo Documento, o usuário deverá informar os campos de preenchimento obrigatório: Tipo do Documento e Data do Documento. E se achar pertinente forneça os campos: Número, Ano, Unidade de Origem, Observações e Anexar Arquivo. Esta operação realizará o cadastro de um documento ainda não existente, que a partir das informações oferecidas na tela acima o documento será criado.

Para realizar a inserção do novo documento, clique em Inserir Documento(s). A mensagem de sucesso da ação será exibida.

Para visualizar detalhes do documentos já inseridos clique no ícone . A página gerada será correspondente a tela Documento.

Para remover os documentos já inseridos, clique no ícone . Uma caixa de diálogo será gerada para a confirmação da exclusão.

Clique em OK para confirmar a remoção do documento. A seguinte mensagem de sucesso será exibida:

Ainda na tela Documentos do Processo, caso no campo Opções de Documento, a opção selecionada for Consultar Documentos Existentes, a tela exibida será a descrita abaixo.

Para consultar documentos já existentes no sistema, preencha um ou mais campos dispostos na tela acima.

Quanto mais campos forem informados, mais refinada será a busca.

Exemplificamos com o campo Todos.

Clique em Consultar para realizar a busca pelos documentos. A tela Documentos do Processo ficará da seguinte forma.

Para visualizar detalhes do documentos consultados, clique no ícone . A página gerada será a seguinte.

Para finalizar a exibição desta página, clique em . Esta opção será válida sempre que presente neste manual.

Ao clicar no link , o usuário poderá visualizar algumas informações sobre o movimentador do documento.

Se desejar inserir um ou mais documentos consultados, selecione-o(s) e clique em Inserir Documento(s). O(s) documentos serão inseridos e ficarão dispostos na parte Documentos Inseridos no Processo, como exemplificado a seguir.

Para visualizar detalhes do documentos já inseridos clique no ícone . A página gerada será correspondente a tela Documento.

Para remover os documentos já inseridos, clique no ícone . Uma caixa de diálogo será gerada para a confirmação da exclusão.

Clique em OK para confirmar a remoção do documento. A seguinte mensagem de sucesso será exibida:

Na tela Documento(s) do Processo, para prosseguir com a operação de registro, clique em Continuar. A página oferecida pelo sistema será a seguinte.

No campo Categoria, opte por uma das opções: Servidor, Aluno, Credor, Unidade e Outros. Dependendo da categoria selecionada, forneça os dados para a sua inserção.

Como exemplo utilizamos a Categoria: Servidor.

Clique em Inserir, a tela com a mensagem de sucesso será exibida.

Para remover o item adicionado na tela acima, basta clicar no ícone . Esta operação já foi descrita neste manual.

Clique em Continuar para prosseguir com a ação. A página Dados do Arquivo a Ser Anexado será fornecida.

Forneça o Nome do arquivo, se achar pertinente adicione uma Descrição e selecione o arquivo através do campo Arquivo, clicando em Selecionar arquivo. Dessa forma, o usuário poderá efetuar o download do aquivo e posteriormente anexá-lo clicando em Anexar.

A mensagem de sucesso da ação será exibida juntamente com a página Dados do Arquivo a Ser Anexado.

Para remover o item adicionado na tela acima, basta clicar no ícone . Esta operação já foi descrita neste manual.

Clique em Continuar para ir ao próximo passo da operação de registro dos dados do processo. A tela a seguir será fornecida.

A tela abaixo corresponde a Informar Despacho a opção selecionada Não.

Se o usuário optar por Informar Despacho: Sim, a página ficará no formato descrito abaixo.

Em Dados Gerais do Despacho forneça os campos: Tipo do Despacho: opte por Favorável ou Desfavorável; Servidor Responsável pelo Despacho; Público: opte por Sim ou Não e Forma do Despacho: selecione Informar Despacho ou Anexar Arquivo.

Exemplificamos com: Tipo do Despacho: Favorável; Público: Sim e Forma do Despacho: Informar Despacho.

Para efetuar a confirmação, clique em Continuar. A tela seguinte será exibida.

Confira os dados dispostos na tela acima e clique em Confirmar para registrar os dado do processo. A tela a seguir será fornecida.

Ao clicar no ícone , a tela exibida pelo sistemas será a seguinte.

Retornando a página Dados do Processo Registrado com Sucesso, se desejar o usuário poderá imprimir a capa do processo, para isso basta clicar em . A capa será gerada pelo sistema.

Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Para imprimir a capa, clique em .

Caso deseje retornar à página inicial do Menu Protocolo, clique em , no topo da página.

Ainda na página Processo Autuado com Sucesso, clique em , a guia de movimentação do processo será gerado para impressão.

Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Para imprimir a guia, clique em .

Bom Trabalho!

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