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Autuar Processo

Sistema	SIPAC
Módulo	Protocolo
Usuários	Usuários que possuem o perfil Gestor de Cadastro de Protocolo
Perfil	Gestor de Cadastro de Protocolo
Última Atualização	ver('', false);

Um processo é um documento ou um conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. Autuar um processo consiste em receber um documento que envolva uma decisão administrativa. Considera-se autuação o ato de reunir documentos em processo. Com a autuação, o documento protocolado passa a ter curso próprio, chamando-se processo.

Para autuar um processo, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Autuar Processo.

O sistema exibirá a lista de documentos que poderão ser autuados:

Caso desista da operação, clique em Cancelar. Esta ação é válida para todas as telas que a contenham.

Para poder refinar a busca, utilize os filtros de busca dispostos na tela a seguir. Os filtros são:

Processo: forneça o número do processo que deseja realizar a busca;
Origem: opte por uma das opções Interna ou Externa;
Número/Ano: informe numero e ano do referido documento;
Ano do Documento: forneça o ano vigente do documento;
Assunto do Documento: ao digitar as três primeiras letras referente ao assunto do documento, o sistema fornecerá uma listagem com possíveis opções para o preenchimento do campo;
Tipo do Documento: o sistema oferece opções de tipos de documentos para a seleção do campo;
Unidade de Origem: ao fornecer as três primeiras letras referente a unidade de origem do documento, o sistema fornecerá uma listagem com possíveis opções de preenchimento;
Órgão Externo de Origem: ao fornecer as três primeiras letras referente ao órgão externo de origem do documento, o sistema fornecerá uma listagem com possíveis opções de preenchimento;
Para os campos Período do Documento e Período do Cadastro, o usuário poderá selecionar a data desejada clicando no ícone ;
Todos os Documentos: o usuário poderá selecionar este campo como uma filtro para a busca.

Para Dados da Última Movimentação, os filtros são os seguintes:

Unidade de Origem: ao fornecer as três primeiras letras referente a unidade de origem do documento, o sistema fornecerá uma listagem com possíveis opções de preenchimento;
Órgão Externo de Origem: ao fornecer as três primeiras letras referente ao órgão externo de origem do documento, o sistema fornecerá uma listagem com possíveis opções de preenchimento;
Para os filtros Período de Envio e Período de Recebimento o usuário poderá selecionar a data desejada clicando no ícone .

Após informar os filtros de busca desejados, clique em Buscar.

Como exemplo, o filtro utilizado foi: Todos os Documentos.

Para exibir detalhes do documento clique no link ou no ícone , a página gerada será a seguinte.

Para finalizar a exibição desta página, clique em . Esta opção será válida sempre que presente neste manual.

Ao clicar no link , o usuário poderá visualizar algumas informações sobre o movimentador do documento.

Retornando a página Consulta de Documentos, para selecionar o documento e realizar a autuação, o usuário deverá clicar no ícone . O sistema gerará a página seguinte.

Se desejar retornar a página anteriormente gerada, clique em Voltar. Esta função será válida sempre que presente neste manual.

Forneça as informações para os campos de preenchimento obrigatório: Tipo do Processo, Assunto do Processo, Natureza do Processo e Unidade de Destino do processo.

Como exemplo utilizamos: Tipo do Processo: AJUDA DE CUSTO, Assunto do Processo: ESTÁGIOS PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO, Natureza do Processo: SECRETO e Unidade de Destino: SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA.

Para dar prosseguimento a ação, clique em Continuar. A página fornecida será a seguinte.

No campo Opções de Documento, ao selecionar a opção Informar Novo Documento, a tela exibida será a descrita abaixo.

Para visualizar detalhes do documentos já inseridos clique no ícone . A página gerada será correspondente a tela Documento.

Para remover os documentos já inseridos, clique no ícone . Uma caixa de diálogo será gerada para a confirmação da exclusão.

Clique em OK para confirmar a remoção do documento. A seguinte mensagem de sucesso será exibida:

Ainda na tela Documentos do Processo, caso no campo Opções de Documento, a opção selecionada for Consultar Documentos Existentes, a tela exibida será a descrita abaixo.

Para consultar documentos já existentes no sistema, preencha um ou mais campos dispostos na tela acima.

Quanto mais campos forem informados, mais refinada será a busca.

Exemplificamos com o campo Todos.

Clique em Consultar para realizar a busca pelos documentos. A tela Documentos do Processo ficará da seguinte forma.

Para visualizar detalhes do documentos consultados, clique no ícone . A página gerada será equivalente a tela Documento.

Se desejar inserir um ou mais documentos consultados, selecione-o(s) e clique em Inserir Documento(s). O(s) documentos serão inseridos e ficarão dispostos na tela Documentos do Processo na parte Documentos Inseridos no Processo.

Para prosseguir com a operação de autuação, clique em Continuar. A página oferecida pelo sistema será a seguinte.

No campo Categoria, opte por uma das opções: Servidor, Aluno, Credor, Unidade e Outros. Dependendo da categoria selecionada, forneça os dados para a sua inserção.

Como exemplo utilizamos a Categoria: Servidor.

Clique em Inserir, a tela Dados do Interessado a Ser Inserido ficará da seguinte forma.

Para remover o item adicionado na tela acima, basta clicar no ícone . Esta operação já foi descrita neste manual.

Clique em Continuar para prosseguir com a ação. A página Dados do Arquivo a Ser Anexado será fornecida.

Forneça o Nome do arquivo, se achar pertinente adicione uma Descrição e selecione o arquivo através do campo Arquivo, clicando em Selecionar arquivo. Dessa forma, o usuário poderá efetuar o download do aquivo e posteriormente anexá-lo clicando em Anexar.

A página Dados do Arquivo a Ser Anexado, ficará da seguinte forma.

Para remover o item adicionado na tela acima, basta clicar no ícone . Esta operação já foi descrita neste manual.

Clique em Continuar para ir ao próximo passo da operação de autuação. A tela a seguir será fornecida.

A tela abaixo corresponde a Informar Despacho a opção selecionada Não.

Se o usuário optar por Informar Despacho: Sim, a página ficará no formato descrito abaixo.

Em Dados Gerais do Despacho forneça os campos: Tipo do Despacho: opte por Favorável ou Desfavorável; Servidor Responsável pelo Despacho; Público: opte por Sim ou Não e Forma do Despacho: selecione Informar Despacho ou Anexar Arquivo.

Exemplificamos com: Tipo do Despacho: Favorável; Público: Sim e Forma do Despacho: Informar Despacho.

Para efetuar a confirmação, clique em Continuar. A tela seguinte será exibida.

Confira os dados dispostos na tela acima e clique em Confirmar para autuar o processo. A página seguinte será exibida em conjunto com a mensagem de sucesso da ação.

Ao clicar no ícone , a tela exibida pelo sistemas será a seguinte.

Ao clicar no link , o sistema retornará a página Processo Autuado com Sucesso.

Retornando a tela Processo Autuado com Sucesso, o usuário poderá imprimir a capa do processo, para isso basta clicar em . A capa será gerada pelo sistema.