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Esta funcionalidade permite que o usuário realize uma consulta por documentos eletrônicos cadastrados no sistema. Para acessar esta operação, o usuário deverá entrar no SIPAC → Módulos → Protocolo → Consultas/Relatórios → Consultas → Documentos Eletrônicos.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Nesta tela, selecione se deseja visualizar uma lista contendo Todos os Memorandos ou apenas os Memorandos Filtrados.

Optaremos por visualizar apenas os Memorandos Filtrados. O sistema exibirá, então, os Filtros para a busca por memorandos:

Para filtrar os memorandos, é preciso informar um ou mais dos seguintes dados:

• Número/Ano do memorando;
• Ano do memorando;
• Número Identificador do memorando;
• Unidade de Origem do memorando;
• Unidade de Destino do memorando;
• Tipo do memorando, dentre as opções Todos, Memorando Eletrônico e Memorando Circular;
• Data de Cadastro do memorando;
• Situação do memorando, dentre as opções Enviado, Em Análise, Concluído e Aguard. Auten.

No campo Data de Cadastro, digite a data desejada ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em . Esta ação é válida para todas as telas que a contenha.

Exemplificaremos com o Identificador: 201010512.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação é válida para todas as telas em que estiver presente.

Para prosseguir, clique em Buscar. A lista de Memorandos encontrados será atualizada e, nela, passarão a constar apenas os memorandos que atendem aos critérios informados na busca.

A partir desta tela, é possível realizar as seguintes ações:

• Visualizar os detalhes do memorando;
• Marcar para acompanhamento;
• Visualizar o Memorando Detalhado;
• Visualizar Leituras do memorando;
• Alterar Situação do memorando;
• Responder o memorando;
• Encaminhar o memorando.

As ações listadas serão detalhadas abaixo.

Clique no ícone para visualizar os detalhes do memorando. O memorando será exibido conforme figura abaixo:

Para fechar a tela, clique em .

Clique em para imprimir o memorando.

Se desejar marcar um memorando circular para atendimento, clique em . O memorando passará a ser exibido na cor vermelha e o ícone será substituído pelo ícone , que deverá ser clicado caso deseje desmarcar o memorando.

Para visualizar o memorando detalhado, clique em . A tela Documento será exibida conforme figura abaixo:

Se desejar fechar esta tela e retornar à página anterior, clique em .

Clique no ícone para visualizar o memorando, que será exibido no seguinte formato:

Para fechar a tela, clique em .

Clique em para imprimir o memorando.

Se desejar visualizar a lista dos usuários que realizaram a leitura do memorando, clique em . A lista será exibida conforme figura abaixo:

Para fechar a tela, clique em .

Para alterar a situação do memorando, clique no ícone . A tela Dados do Memorando Eletrônico será exibida pelo sistema:

Nesta tela, informe a nova Situação do memorando e insira uma Observação sobre a alteração, que será visualizada apenas pelo seu setor.

Exemplificaremos com Situação: Em Análise e Observação: O memorando deverá ser analisado antes de ser distribuído para os diferentes setores da Instituição.

Para retornar à tela anterior, clique em Voltar. Esta ação é válida para todas as telas em que estiver presente.

Para confirmar as alterações, clique em Cadastrar. A seguinte mensagem de sucesso será exibida no topo da página inicial da operação:

Clique em caso deseje responder o memorando eletrônico. O sistema exibirá a seguinte página:

Esta ação está detalhada no manual Cadastrar Memorando, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

Se desejar visualizar o memorando detalhado, clique no ícone . Esta ação foi detalhada previamente neste mesmo manual.

Clique no ícone . A tela Dados do Documento será exibida:

Para encaminhar o memorando, informe o Tipo de Encaminhamento; a Unidade de Destino, digitando seu código e/ou denominação ou selecionando-a na hierarquia das unidades disponibilizada pelo sistema; o nível de acesso ao memorando na unidade, dentre as opções Responsáveis e Secretaria na Unidade e Responsáveis pela Unidade. Além disso, selecione a opção Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando se desejar.

Exemplificaremos com Tipo de Encaminhamento: Para Outra Unidade, Unidade de Destino: 11.28 - Superintendência de Comunicação (11.28) e a opção Responsáveis e Secretaria na Unidade selecionada.

Clique em Continuar para prosseguir. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Nesta tela, informe se deseja ou não Cadastrar Despacho. Selecionando a opção Sim, o sistema exibirá os campos para o cadastro do despacho, conforme figura abaixo:

Para cadastrar o despacho, preencha os seguintes dados:

• Tipo do Despacho, dentre as opções Favorável e Desfavorável;
• Servidor Responsável pelo Despacho;
• Público: selecione Sim caso o despacho seja público ou Não caso contrário;
• Forma do Despacho, dentre as opções Informar Despacho e Anexar Arquivo. Optando por Anexar Arquivo, selecione o arquivo do despacho em seu computador clicando em Selecionar Arquivo. Optando por Informar Despacho, o sistema disponibilizará um campo para que o texto do despacho seja informado e, se desejado, formatado.

Após informar os dados do despacho, clique em Confirmar para prosseguir.

Caso deseje retornar à página inicial do Menu Protocolo, clique em .

Para imprimir o comprovante do encaminhamento, clique em . O Memorando Eletrônico será exibido, então, no seguinte formato:

Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Clique em para imprimir o memorando.

Caso deseje retornar à página inicial do Menu Protocolo, clique em , no topo da página.

Bom Trabalho!

• Cadastrar Memorando
• Visualizar Capa do Processo
• Consultar Documentos

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