~~ODT~~

Cadastrar Documento

Sistema	SIPAC
Módulo	Portal Administrativo
Usuários	Servidores responsáveis pelo cadastro de processos e documentos no sistema da Instituição
Perfil	Cadastrar Protocolo
Última Atualização	ver('', false);

Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de um documento no sistema da Instituição, mesmo que ele não esteja inserido em um processo. Para isso, acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cadastrar Documento.

O sistema exibirá a página Dados do Documento:

Para realizar o cadastro, é necessário informar os seguintes dados do documento:

Origem do Documento, dentre as opções Documento Interno e Documento Externo;
Documento (Identificador/Ano), ou o número identificador e ano do documento na Instituição;
Tipo do Documento;
Data do Documento;
Observações sobre o documento, se desejar;
Origem Interna do documento, dentre as opções Própria Unidade e Outra Unidade;
Unidade de Destino do documento na Instituição.

No campo Data do Documento, é possível digitar a data desejada ou selecioná-la no calendário exibido ao clicar no ícone . Já no campo Unidade de Destino, é possível digitar o código e/ou a denominação da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.

Para exemplificar, utilizaremos:

Origem do Documento: Documento Interno;
Documento (Identificador/Ano): 213/2011;
Tipo do Documento: PORTARIA;
Data do Documento: 01/09/2011;
Origem Interna: Própria Unidade;
Unidade de Destino: 14.31 - DIREÇÃO DO CENTRO DE TECNOLOGIA (14.31).

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as páginas em que estiver presente.

Após informar os dados desejados, clique em Continuar para prosseguir. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Nesta página, é possível anexar o arquivo do documento que está sendo cadastrado. Para isso, informe o Nome do arquivo e sua Descrição e selecione o arquivo desejado clicando em Selecionar Arquivo e escolhendo o arquivo em seu computador.

Exemplificaremos com o Nome: Portaria 213/2011 e a Descrição: Portaria de número 213/2011 digitalizada.

Para anexar o arquivo ao documento, clique em Anexar. A página será atualizada e o arquivo passará a ser exibido na lista de Arquivos Anexados ao Documento, que será disponibilizada pelo sistema embaixo do campo com os Dados do Arquivo a Ser Anexado, conforme figura a seguir:

Para anexar outro arquivo, repita a operação.

Se desejar remover o arquivo recém-anexado, clique no ícone . A seguinte tela será disponibilizada:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será apresentada pelo sistema no topo da página:

De volta à página onde o arquivo do documento pode ser anexado, clique em Voltar caso deseje retornar à página anterior. Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente.

Para prosseguir, clique novamente em Continuar. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Aqui, informe se deseja Cadastrar Despacho do documento ou Não. Caso opte por cadastrar, a página será prontamente atualizada e exibida no seguinte formato:

É necessário informar o Tipo do Despacho, dentre as opções Favorável e Desfavorável; o Servidor Responsável pelo Despacho; se o despacho é Público ou Não; e a Forma do Despacho, que pode ser Informar Despacho, para digitar o texto do mesmo, ou Anexar Arquivo do despacho.

Exemplificaremos com o Tipo do Despacho: Favorável; Público: Sim; Forma do Despacho: Informar Despacho; e o texto do despacho Considerando que as informações necessárias ao documento foram colhidas e analisadas, autorizo seu encaminhamento à Direção do Centro de Tecnologia. O presente despacho entra em vigor na data de sua publicação.

Caso esteja certo do cadastro do documento, clique em Confirmar. O sistema o encaminhará para uma nova página, com a mensagem de sucesso do cadastro e os Dados do Documento recém-cadastrado: