ver('', false);

Esta operação permite que o usuário visualize a listagem de memorandos eletrônicos que foram enviados ao seu destinatário, podendo alterar, encaminhar, ou marcar para acompanhamento dos memorandos. Também poderá ser feita a visualização de quais destinatários realizaram a leitura do memorando.

Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Comunicação → Memorandos Eletrônicos → Listar Recebidos.

O sistema exibirá a tela que permite Buscar Memorando Eletrônico seguida pela lista com todos os Memorandos.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente.

O sistema já apresentará a Opção de Busca efetuada com o critério Todos os Memorandos. Caso deseje refinar a pesquisa, selecione a opção Memorandos Filtrados.

Caso o usuário selecione o critério Memorandos Filtrados como Opção de Busca, o usuário poderá informar os seguintes filtros:

• Número/Ano: Informe o número/ano do memorando que deseja procurar;
• Ano: Insira o ano do memorando;
• Identificador: Forneça o número identificador do memorando;
• Unidade de Origem: Informe a unidade de origem desejada. Ao digitar as três letras iniciais da unidade, o sistema fornecerá uma listagem com possíveis opções de preenchimento;
• Unidade de Destino: Informe a unidade de destino desejada. Ao digitar as três letras iniciais da unidade, o sistema fornecerá uma listagem com possíveis opções de preenchimento;
• Tipo: Opte por selecionar entre Todos, Memorando Eletrônico ou Memorandos Circular;
• Data de Cadastro: Digite a data desejada ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em ;
• Situação: Selecione dentre as opções listadas pelo sistema.

Exemplificamos com a Opção de Busca Memorandos Filtrados e Tipo Todos.

Para dar prosseguimento com a operação clique em Buscar. Os resultados serão exibidos como mostrado na tela acima.

Para realizar a visualização do memorando, o usuário deverá clicar no ícone . A tela a seguir será gerada pelo sistema.

Caso queira finalizar a exibição desta página, clique em Fechar.

Se desejar imprimir o memorando, clique no ícone .

Ao clicar no ícone , o memorando ficará marcado para acompanhamento. Os memorando que foram marcados para acompanhamento poderão ser visualizados em vermelho , permanecendo assim até a sua conclusão ou até que seja desmarcado para acompanhamento.

O usuário poderá realizar a visualização do memorando detalhado clicando no ícone . A página a seguir contendo o Documento detalhado, será fornecida pelo sistema.

Se desejar finalizar a exibição desta página, clique em Fechar. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente.

Para realizar a visualização do memorando, o usuário deverá clicar no ícone . A página exibida pelo sistema será semelhante a tela que contém o Memorando exemplificada no tópico anterior. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente.

Caso queira realizar a impressão do memorando, o usuário deverá clicar em . A tela contendo o Memorando Eletrônico em formato de impressão será fornecida.

Caso queira finalizar a exibição desta página, clique em Fechar.

Se desejar imprimir o relatório, clique no ícone .

Para retornar para a página inicial do portal, clique em , localizado no topo da página.

O usuário poderá visualizar quais destinatários do memorando realizaram a leitura clicando no ícone . A seguinte tela será gerada pelo sistema:

Para realizar a alteração da situação do memorando, o usuário deverá clicar no ícone . A tela a seguir será fornecida pelo sistema.

Nesta tela, o usuário poderá alterar a Situação optando por selecionar dentre as opções listadas pelo sistema e modificar a Observação da forma que desejar.

Caso queira retornar à tela anteriormente gerada, clique em Voltar. Esta função será válida sempre que estiver presente.

Para dar prosseguimento com a operação, clique em Cadastrar. A mensagem de sucesso a seguir será gerada pelo sistema.

O usuário poderá responder um memorando clicando no ícone . Em seguida, será preciso definir o Destinatário do Memorando Eletrônico informando os dados necessários para o cadastro. Apenas servidores com níveis de responsabilidade chefe, vice ou gerente podem ser destinatários.

O usuário poderá visualizar o memorando que irá responder clicando no ícone ou no link correspondente ao número de identificação do documento. A tela com os dados detalhados do memorando eletrônico será visualizada como já apresentada anteriormente na seção para visualizar Memorando Detalhado deste manual. Esta operação será válida sempre que essa função estiver presente.

Primeiramente, será necessário escolher o tipo de destinatário do memorando, optando entre A um Servidor ou A uma Unidade.

Caso queira responder A um Servidor, selecione este item e, em seguida, informe o nome do servidor ou número da matrícula SIAPE e selecione-o na lista de resultados gerada a partir da inserção das primeiras letras. Ao selecionar o servidor desejado, o sistema exibirá as Unidades sob Responsabilidade do Servidor incluindo o Nível de Responsabilidade desempenhado.

Se desejar responder o memorando A uma Unidade, informe o código ou o nome da unidade e, em seguida, selecione-a na lista de resultados que será gerada após a inserção das primeiras letras. Será possível indicar a unidade, clicando na lista correspondente a este critério.

O usuário poderá definir o nível de acesso ao memorando na unidade, optando entre Responsáveis e Secretários da Unidade ou Responsáveis pela Unidade.

Selecione o item Desejo receber por e-mail uma confirmação de leitura deste Memorando, caso queira que o sistema envie um e-mail confirmando a leitura do memorando enviado.

Exemplificaremos com o envio A um Servidor e com o item Responsáveis e Secretaria da Unidade selecionado.

Para prosseguir, clique em Continuar. Em seguida, o usuário poderá cadastrar a descrição do Memorando Eletrônico.

Será preciso informar o Assunto do Memorando (Título), assim como a descrição do Texto do Memorando no seu respectivo campo.

Caso queria anexar um arquivo ao processo, clique em Selecionar Arquivo e indique qual documento será inserido.

O usuário poderá realizar uma visualização prévia do memorando, ao clicar em Pré-visualizar. Então, será exibido o memorando eletrônico com os dados inseridos no cadastro, como já apresentado anteriormente no tópico Visualizar. Esta função será válida sempre que estiver presente.

Para prosseguir, clique em Continuar. Será exibida a tela que permite ao usuário fornecer os Servidores Responsáveis por Autenticar o Memorando.

Será preciso indicar o Servidor de Assinatura, informando o número de matrícula do SIAPE ou o nome do servidor e, em seguida, selecionando-o na lista de resultados gerada a partir da inserção das primeiras letras.

Ao informar o servidor, o sistema exibirá a Unidade do Servidor para que o usuário selecione a unidade desejada.

Após inserir os dados necessários, clique em Adicionar Servidor. Deste modo, o servidor será adicionado ao processo e poderá ser visualizado na lista de Servidores Adicionados, como demonstrado na imagem a seguir:

Caso queira remover um servidor adicionado, clique no ícone e uma caixa de diálogo será exibida para confirmação de remoção do autenticador registrado.

Para confirmar a operação, clique em OK.

O sistema possibilita que o usuário grave o memorando, o que permitirá que seja alterado posteriormente, ou envie para o seu destinatário.

Caso queira apenas gravar o memorando, clique em Gravar. Em seguida, uma mensagem de sucesso será exibida confirmando o cadastramento do memorando incluindo os dados cadastrados e as informações gerais do memorando respondido.

Para visualizar o memorando cadastrado, clique no ícone e a tela com os dados do memorando cadastrado será exibida como já apresentada neste manual. Esta função será válida sempre que estiver presente.

Nesta tela, o usuário poderá realizar o cadastro de um novo memorando, ao clicar no link . Para mais informações sobre essa operação, consulte Cadastrar Memorando listado nos Manuais Relacionados presentes no final deste manual. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente.

Além disso, será possível autenticar os memorando pendentes de autenticação, clicando no link . Neste caso, para maiores informações consulte Autenticar Memorando listado nos Manuais Relacionados presentes no final deste manual. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente.

Se desejar enviar o memorando, clique em Enviar para Autenticação. Em seguida, uma mensagem de sucesso será exibida confirmando o envio. Contudo, o destinatário apenas poderá visualizar o memorando após a sua autenticação.

Clicando no ícone o usuário poderá encaminhar o memorando para um destinatário desejado. Será exibida a tela com os Dados do Documento para inclusão dos Dados da Movimentação do processo.

Primeiramente, será preciso informar o Tipo de Encaminhamento, optando entre Para Outra Unidade ou Para Funcionário da Unidade.

Caso o usuário deseje encaminhar o memorando Para Outra Unidade, será necessário fornecer o código ou o nome da unidade e, em seguida, selecioná-la na lista de resultados gerada após a inserção das primeiras letras.

O usuário poderá definir o nível de acesso ao memorando na unidade, optando entre Responsáveis e Secretários da Unidade ou Responsáveis pela Unidade.

Exemplificaremos ao informar o Tipo de Encaminhamento Para Outra Unidade com a opção Responsáveis e Secretários da Unidade selecionada.

Selecione o item Desejo receber por e-mail uma confirmação de leitura deste Memorando, caso queira que o sistema envie um e-mail confirmando a leitura do memorando enviado.

Se desejar encaminhar Para Funcionário da Unidade, a tela que permite a inserção do servidor no processo será exibida da seguinte forma:

O usuário deverá selecionar o Servidor de Destino, escolhendo dentre as opções disponíveis na lista relacionada a este campo.

Para prosseguir com o encaminhamento, clique em Continuar. A seguinte página será fornecida pelo sistema.

Serão apresentadas as informações gerais do memorando e os dados da movimentação. O usuário deverá informar se deseja Cadastrar Despacho, selecionando entre Sim ou Não.

Caso o usuário selecione no campo Cadastrar Despacho a opção Sim, a tela será configurada da seguinte forma:

O usuário deverá informar os seguintes critérios para a inserção do despacho no processo:

• Tipo do Despacho: Informe qual será o tipo do despacho, selecionando entre Favorável ou Desfavorável;
• Servidor Responsável pelo Despacho: Informe o responsável pelo despacho, selecionando uma das opções presentes na lista relacionada a este campo;
• Público: Indique se o despacho será público, optando entre Sim ou Não;
• Forma do Despacho: O usuário poderá Informar Despacho ou Anexar Arquivo.

Caso opte por Anexar o Arquivo, clique em Selecionar Arquivo e selecione o documento que deseja inserir.

Se optar por Informar Despacho, será exibido o campo Despacho, que permite ao usuário cadastrar a descrição do despacho a ser enviado, como demonstrado na imagem a seguir:

Para concluir a operação de encaminhamento, clique em Confirmar.

Uma mensagem de sucesso será exibida confirmando o encaminhamento do memorando eletrônico seguida pelos Dados do Documento.

Ao clicar no ícone , o sistema exibirá o comprovante de encaminhado do memorando eletrônico. Esse comprovante será exibido em formato de relatório, da seguinte maneira:

Se desejar finalizar a exibição da tela acima, clique em Fechar.

Caso queira imprimir o memorando, clique no ícone .

Para retornar para a página inicial do módulo, clique em .

Bom Trabalho!

• Autenticar Memorando
• Cadastrar Memorando

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