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Esta funcionalidade possibilita a autenticação de memorandos eletrônicos. Os memorandos cadastrados possuem um servidor responsável pela assinatura digital, esta assinatura é a autenticação para que o memorando possa ser recebido pelos destinatários.

Para utilizar esta funcionalidade, acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Comunicação → Memorandos Eletrônicos → Autenticar.

O sistema exibirá a tela com todos os Memorandos Eletrônicos cadastrados pendentes de autenticação.

Nesta tela, o usuário poderá visualizar detalhadamente as informações gerais de todos os memorandos cadastrados. Além disso, poderá alterar ou remover os dados do memorando bem como autenticá-lo. Essas operações serão descritas separadamente em formato de tópicos ao longo deste manual.

Ao clicar no ícone , o usuário poderá visualizar detalhadamente os dados do memorando que deseja consultar. Será exibida a descrição do documento, como apresentando a seguir:

Se desejar visualizar o arquivo inserido no documento, clique no link . Logo, o documento poderá ser visualizado na tela.

Caso queira imprimir o documento, clique no ícone .

Para encerrar a visualização, clique em Fechar.

O sistema possibilitará que o usuário altere o memorando, ao clicar no ícone . Será exibida a tela que permite alterar o Destinatário do Memorando Eletrônico.

Primeiramente, será necessário optar por qual tipo de destinatário o memorando será encaminhado, selecionando entre A um Servidor ou A uma Unidade. Caso queira encaminhar o memorando A um Servidor, informe o CPF ou nome do servidor e, em seguida, selecione-o na lista de resultados gerada após a inserção das primeiras letras.

Se o documento for encaminhado A uma Unidade, o usuário deverá informar o nome ou código da unidade e, posteriormente, selecioná-la na lista de resultados gerada a partir da inserção das primeiras letras. Se desejar, o usuário poderá clicar na unidade desejada diretamente na lista de unidades, presente na tela.

Será preciso também que o usuário Selecione o Nível de Acesso ao Memorando na Unidade, selecionando a opção Responsáveis e Secretaria da Unidade ou Responsáveis pela Unidade.

Se desejar receber uma confirmação de leitura do memorando, selecione o item Desejo receber por e-mail uma confirmação de leitura deste memorando.

Para enviar cópias do memorando consultado, selecione o item Enviar Cópias deste Memorando. Assim, será exibida a tela que permite a inserção dos dados para o Destinatário que Receberá a Cópia. O usuário poderá optar por encaminhá-la A um Servidor ou A uma Unidade, como já descrito anteriormente.

Caso desista desta operação, clique em Cancelar e confirme na caixa de diálogo que será gerada posteriormente. Esta função será válida sempre que estiver presente.

Exemplificaremos ao informar A uma Unidade 11.04.03 - Gabinete do Pró-Reitor, Selecione o Nível de Acesso ao Memorando na Unidade Responsáveis e Secretaria da Unidade, com o item Enviar cópias deste memorando selecionado e encaminhando-a A um Servidor Nome do Servidor.

Após inserir os dados do destinatário que receberá a cópia, clique em Adicionar Destinatário.

Então, o destinatário será inserido nos dados do memorando.

Se desejar remover um destinatário inserido no processo, clique no ícone . Ao optar por excluir, o sistema exibirá uma caixa de diálogo sobre a confirmação de remoção do registro.

Clique em OK, para remover e o destinatário será removido do memorando eletrônico.

Para prosseguir com o processo, clique em Continuar.

Em seguida, será exibida a tela que permite a alteração da descrição do Memorando Eletrônico.

Será possível alterar o Assunto do Memorando (Título) assim como a descrição do Texto do Memorando no seu respectivo campo.

Utilizaremos como exemplo ao informar o Assunto do Memorando (Título) Re.: Recebimento dos Documentos e o Texto do Memorando Os documentos foram recebidos no departamento.

Caso queria anexar um arquivo ao processo, clique em Selecionar Arquivo e indique qual documento será inserido.

O usuário poderá realizar uma visualização prévia do memorando, ao clicar em Pré-visualizar. Então, será exibido o memorando eletrônico com os dados inseridos no cadastro, como já apresentado anteriormente na seção Visualizar Memorando. Esta função será válida sempre que estiver presente.

Para prosseguir, clique em Continuar.

Então, será exibida a tela que permite ao usuário fornecer os Servidores Responsáveis por Autenticar o Memorando.

O usuário poderá inserir um Servidor de Assinatura, informando o número de matrícula do SIAPE ou o nome do servidor e, em seguida, selecionando-o na lista de resultados gerada a partir da inserção das primeiras letras.

Ao informar o servidor, o sistema exibirá a Unidade do Servidor para que o usuário selecione a unidade desejada.

Exemplificaremos ao informar o Servidor de Assinatura Nome do Servidor.

Após inserir os dados necessários, clique em Adicionar Servidor.

Deste modo, o servidor será adicionado ao processo e poderá ser visualizado na lista de Servidores Adicionados.

Caso queira remover um servidor adicionado, clique no ícone e uma caixa de diálogo será exibida sobre a confirmação de remoção do autenticador registrado.

Para confirmar a operação, clique em OK e logo, o autenticador não estará mais registrado no processo.

O sistema possibilita que o usuário grave as alterações do memorando ou envie para o seu destinatário.

Caso queira apenas gravar o memorando, clique em Gravar.

Uma mensagem de sucesso será exibida confirmando o cadastramento do memorando incluindo os dados cadastrados e as informações gerais do memorando respondido.

Para visualizar o memorando cadastrado, clique no ícone e a tela com os dados do memorando cadastrado será exibida como já apresentada neste manual. Esta função será válida sempre que estiver presente.

Nesta tela, o usuário poderá realizar o cadastro de um novo memorando, ao clicar no link . Para mais informações sobre essa operação, consulte Cadastrar Memorando listado nos Manuais Relacionados presentes no final deste manual.

Além disso, será possível autenticar os memorando pendentes de autenticação, clicando no link . Neste caso, para maiores informações consulte o tópico Autenticar Memorando presente neste manual.

Se desejar enviar o memorando, clique em Enviar para Autenticação.

Em seguida, uma mensagem de sucesso será exibida confirmando o envio. Contudo, o destinatário apenas poderá visualizar o memorando após a sua autenticação.

Para retornar à página inicial do módulo Portal Administrativo, clique no link .

Nesta tela, o usuário poderá realizar o cadastro de um novo memorando ou autenticar os memorando pendentes de autenticação, ao clicar nos respectivos links destas operações como já explicitado anteriormente.

Se desejar realizar a autenticação de um memorando, o usuário deverá clicar no ícone . Os dados do Memorando Eletrônico serão exibidos na tela que permite a autenticação do mesmo. Caso haja mais de um autenticador, será necessário que todos efetuem a sua autenticação para que o memorando seja encaminhado ao destino informado.

Para autenticar o memorando, será necessário inserir a Senha do usuário, que permite o seu acesso ao sistema. Será possível autenticar o memorando e encaminhá-lo ao seu destino ou autenticar e não enviá-lo.

Caso queira encerrar a visualização da tela, clique no ícone . Esta função será válida sempre que estiver presente.

Clique em Autenticar e Enviar ao Destino, para concluir a autenticação.

Uma mensagem de sucesso será exibida seguida pelos dados do memorando.

Ao optar por autenticar e não enviar o memorando, o usuário deverá clicar em Autenticar e Não Enviar. Desta forma, uma mensagem de sucesso será exibida semelhante à tela apresentada anteriormente.

Se desejar autenticar outro memorando, clique no ícone . Em seguida, siga a descrição da operação já apresentada neste tópico.

O sistema possibilita que o usuário remova um memorando eletrônico pendente de autenticação, clicando no ícone . Em seguida, uma caixa de diálogo será exibida sobre a confirmação de remoção do registro.

Clique em OK, para confirmar a exclusão do memorando e uma mensagem de sucesso será exibida conforme a figura a seguir:

Bom Trabalho!

• Memorandos Eletrônicos a Receber
• Alterar Memorandos
• Cadastrar Memorando

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