Cadastrar Requisição de Viagem

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Esta funcionalidade é utilizada pelos gestores de viagens e requisitores, permitindo que sejam cadastradas novas requisições de viagens no banco de dados do sistema.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Requisições → Viagem → Cadastrar Requisição.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente.

Na tela acima, o usuário deverá informar se a requisição de viagem é ou não um complemento de uma outra requisição selecionando a opção Inicial ou Complemento. No caso de ser complemento, será disponibilizado o campo Requisição Inicial para que o usuário busque pela requisição de viagem inicial. Neste caso, exemplificaremos o cadastro de uma requisição de viagem Inicial.

Feita essa definição inicial, especifique ainda o Tipo da Viagem dentre as opções Nacional ou Internacional, e selecione o Tipo Proposto, que é o tipo do usuário para o qual a requisição de viagem beneficiará. Para este último campo, o sistema fornece diversos tipos distintos de usuário proposto, dentre eles Servidor, Convidado, Outros, Militar, dentre outros. É importante destacar que os campos de preenchimentos que serão solicitados pelo sistema a partir da seleção do Tipo Proposto serão diferentes para algumas das opções listadas, onde para cada tipo de proposto, o usuário deverá informar dados específicos. No caso exemplificado neste manual, optamos pelo Tipo Proposto Outros, selecionando ainda o Tipo da Viagem num trajeto Nacional.

Após a seleção do Tipo Proposto, a página será automaticamente reconfigurada para o formato semelhante ao mostrado abaixo:

O usuário poderá informar os seguintes campos:

• Proposto/Pessoa: Selecione o usuário proposto a partir da listagem que o sistema fornece após informar as letras iniciais referentes ao nome do servidor;
• Proponente: Selecione o proponente da requisição conforme as orientações dadas no campo anterior;
• Função para a Base da Diária: Selecione a função para a base da diária entre as opções que o sistema lista;
• Passaporte: Informe o número do passaporte do usuário proposto;
• Telefone: Forneça o telefone de contato do usuário;
• E-mail: Informe o e-mail do proposto/servidor;
• Conta Proposto: Selecione a conta bancária do usuário proposto. Ao selecioná-lo, o sistema poderá mostrar automaticamente os dados bancários do usuário caso este seja um servidor da Instituição e possua tal cadastro definido. Caso não deseje informar este dado, opte pela opção Nenhuma; ou defina o Banco, Agência e Conta desejados ao clicar na opção Outra.

Exemplificaremos o preenchimento dos dados acima da seguinte maneira:

• Proposto/Pessoa: NOME DA PESSOA;
• Proponente: NOME DO PROPONENTE;
• Função para a Base da Diária: Cargo de Nível Superior;
• Conta Proposto: Outra;
• Banco: 1 - BANCO BRADESCO S.A;
• Agência: 00000;
• Conta: 0000000.

Clique em Continuar para prosseguir com a operação. A página para a definição do Roteiro da viagem será mostrada:

Caso queira retornar à tela anteriormente gerada, clique em Voltar. Esta mesma função será válida sempre que estiver presente.

Para cadastrar o roteiro da viagem, informe os seguintes dados:

• Data de Início da Permanência: Defina a data de início da permanência, digite a data desejada ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em ;
• Local de Origem: Digite o local de origem desejado e selecione-o através da listagem fornecida ao inserir as letras iniciais da origem;
• Data Fim da Permanência: Defina a data final da permanência, digite a data desejada ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em ;
• Local de Destino: Digite o local de destino desejado e selecione-o através da listagem fornecida ao inserir as letras iniciais do local;
• Diárias: Selecione entre as opções Sim ou Não para especificar a necessidade de diárias;
• Porcentagem da Diária: Para requisições com diárias, selecione a porcentagem;
• Meio de Transporte: Selecione o meio de transporte que será utilizado na viagem. Os dados que serão solicitados em seguida variam de acordo com a opção selecionada;
• Classe de Voo: Selecione a classe de voo que qual o usuário utilizará;
• Passagens: Selecione Sim ou Não para definir a necessidade de passagens;
• Adicional Embarque/Desembarque: Selecione Sim ou Não para definir a necessidade do custeio de taxas referentes a embarque e desembarque;
• Ressarcimento Posterior: Selecione Sim ou Não e especifique a necessidade de ressarcimento;
• Suprimento de Fundos: Defina a necessidade de suprimento de fundos selecionando a opção Sim ou Não;
• Valor Suprimento de Fundos: Informe o valor do suprimento de fundos. Esse opção só será apresentada caso o campo Suprimento de Fundos seja assinalado com a opção Sim;
• Data de início do trabalho, evento ou missão/Hora: Informe a data inicial e hora do início do evento para qual o usuário se deslocará. Digite a data desejada ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em ;
• Condições/Restrições para esse Trecho: Utilize o espaço em branco para inserir informações adicionais.

O preenchimento dos campos acima serão exemplificados da seguinte forma:

• Data de Início da Permanência: 01/10/2012;
• Local de Origem: NATAL;
• Data Fim da Permanência: 30/10/2012;
• Local de Destino: JOÃO PESSOA;
• Diárias: Sim;
• Porcentagem da Diária: 100%;
• Meio de Transporte: Avião;
• Classe de Voo: 1º Classe;
• Passagens: Sim;
• Adicional Embarque/Desembarque: Não;
• Ressarcimento Posterior: Não;
• Suprimento de Fundos: Sim;
• Valor Suprimento de Fundos: 200,00
• Data de início do trabalho, evento ou missão/Hora: 02/10/2012 / 08:00.

Feito isso, clique em Adicionar Trecho para confirmar o trecho descrito. A mensagem de sucesso será fornecida na seguinte página:

Se desejar cadastrar o roteiro referente ao Retorno da viagem, selecione a opção Sim, informe os demais campos solicitados e efetue o cadastro do novo itinerário conforme descrito anteriormente.

Para alterar determinado trecho já cadastrado, clique no ícone . A seguinte página será exibida:

Modifique as definições do roteiro conforme desejar e confirme a ação clicando em Alterar Trecho. Será visualizada em seguida a mensagem de sucesso abaixo:

Para remover determinado roteiro, clique no ícone e confirme a operação na caixa de diálogo a seguir:

Clique em OK para confirmar a remoção do trecho. Optando pela confirmação, a mensagem de sucesso abaixo será visualizada:

Após a configuração dos roteiros da requisição de viagem, clique em Continuar para avançar. A tela visualizada a seguir será gerada:

Nesta tela, para realizar a reserva de passagens, o usuário deverá selecionar o destino cadastrado. Dessa forma os campos apresentado na tela acima serão exibidos pelo sistema.

O usuário poderá informar os seguintes campos para realizar a reserva de passagem:

• Data/Hora de Origem: Digite a data desejada ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em ;
• Data/Hora de Destino: Digite a data desejada ou selecione-a no calendário exibido ao clicar em ;
• Número do Vôo: Informe a numeração do vôo que irá embarcar;
• Código da Reserva: Forneça o código de reserva do vôo;
• Tipo de Bilhete: Opte por selecionar entre Eletrônico, Manual ou PTA;
• Classe do Vôo: Opte por selecionar entre 1º Classe, Classe Econômica ou Classe Executiva;
• Companhia de Menor Tarifa: Selecione a companhia de aviação dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
• Menor Tarifa: Informe o valor da tarifa aérea cobrada pelo empresa;
• Companhia de Maior Tarifa: Selecione a companhia de aviação dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
• Maior Tarifa: Informe o valor da tarifa aérea cobrada pelo empresa;
• Companhia Selecionada: Selecione a companhia de aviação dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
• Tarifa Praticada: Informe o valor da tarifa aérea cobrada pelo empresa;
• Taxa de Embarque: Forneça a taxa de embarque cobrada pela empresa;
• Taxa de Serviço: Forneça a taxa de serviço cobrada;
• Local de Embarque: Informe o local de embarque;
• Local de Desembarque: Informe o local de desembarque;
• Arquivo para Anexar: Anexe um arquivo desejado clicando em Selecionar arquivo;
• Nome: Forneça a denominação do arquivo;
• Tipo de Documento: Opte por selecionar dentre as opções listadas pelo sistema.

Exemplificamos com os seguintes dados:

• Data/Hora de Origem: 01/10/2012 / 09:00;
• Data/Hora de Destino: 01/10/2012 / 09:30;
• Número do Vôo: 2;
• Código da Reserva: 34;
• Tipo de Bilhete: Eletrônico;
• Classe do Vôo: 1º Classe;
• Companhia de Menor Tarifa: GOL;
• Menor Tarifa: 126,00;
• Companhia de Maior Tarifa: TAM;
• Maior Tarifa: 168,00;
• Companhia Selecionada: GOL;
• Tarifa Praticada: 126,00;
• Taxa de Embarque: 16,00;
• Taxa de Serviço: 12,00;
• Nome: Comprovante;
• Tipo de Documento: Outros.

Antes de realizar o cadastro da reserva, o usuário deverá anexar o documento comprobatório, para isso, clique em Anexar. A seguinte mensagem de sucesso da ação será fornecida conforme a imagem a seguir.

Caso queira realizar a remoção do documento anexado, clique no ícone . A caixa de diálogo a seguir será fornecida pelo sistema solicitando a confirmação da ação.

Clique em OK para confirmar a remoção do arquivo. Em seguida, o arquivo será excluído da listagem de Documentos Anexados.

Após informar devidamente os campos, para confirmar a reserva de passagem o usuário deverá clicar em Cadastrar. A seguinte página será apresentada pelo sistema.

Nesta página, o usuário poderá realizar a modificação de dados da reserva de passagem, para isso, clique no ícone . a seguinte tela será exibida pelo sistema.

Realize a modificações que achar necessário, as descrições dos campos desta tela são equivalentes aos já apresentados na operação cadastrar reserva de passagens.

Após modificar os dados desejados, clique em Alterar para prosseguir com a operação. A mensagem de sucesso da ação será fornecida conforme a imagem a seguir.

O usuário poderá também realizar a remoção da reserva já cadastrada, para isso clique no ícone . A caixa de diálogo a seguir será fornecida solicitando a confirmação da ação.

Clique em OK para confirmar a exclusão. A mensagem de sucesso da ação será gerada conforme a imagem a seguir.

Retornando para a tela que permite a visualização das Reservas Estabelecidas, para prosseguir com a operação, clique em Continuar. A página seguinte será apresentada pelo sistema permitindo que o usuário informe o Complemento da requisição.

A página acima refere-se aos dados complementares da requisição que são necessários para a confirmação da mesma. Como já foi dito anteriormente, os campos disponibilizados nesta tela poderão divergir dos listados acima uma vez que a tela será reconfigurada conforme informações inseridas em outras etapas anteriores.

Antes de finalizar o cadastro da requisição, selecione se a viagem é confidencial escolhendo a opção Sim ou Não no campo Viagem Confidencial. Selecione também o Motivo da Viagem dentre as opções listadas pelo sistema; e utilize o espaço em branco disposto nos campos Descrição do Motivo da Viagem e Justificativa caso a viagem ocorra em feriados ou finais de semana para justificar o que cada um destes campos solicita.

Exemplificaremos com a opção Sim selecionada para o campo Viagem Confidencial, o Motivo da Viagem Nacional - Congresso. Feito isso, clique em Gravar para concluir o cadastro da requisição. A mensagem de sucesso da operação será gerada na tela com as Informações Gerais da Requisição, visualizada abaixo:

Clique no link , referente ao valor da requisição, para consultar o Quadro de Totalizações com os valores destinados à requisição cadastrada. Será fornecida a seguinte página:

Para finalizar a exibição da tela acima, clique em Fechar.

De volta à tela anterior, clique em para ver o comprovante da requisição cadastrada. O documento abaixo será visto:

Caso queira retornar à tela anteriormente gerada, clique em Voltar.

Se desejar imprimir o relatório, clique no ícone .

Para retornar para a página inicial do módulo, clique em .

De volta à tela do Complemento da requisição, clique em Gravar e Enviar para cadastrar a requisição no sistema e ainda enviá-la para a unidade que assumirá os gastos referentes à viagem. A tela a seguir será vista:

Nesta etapa, selecione a opção orçamentária desejada para continuar. Exemplificaremos primeiramente com a opção . O orçamento oficial da unidade será mostrado na seguinte tela:

Retorne à tela das opções orçamentárias clicando em . Esta mesma função será válida sempre que estiver presente.

Verifique se o saldo da unidade é suficiente e clique no ícone para selecionar e avançar. A mensagem de sucesso da ação será exibida conforme a imagem a seguir.

De volta às opções orçamentárias, clique em se desejar associar a requisição a um empenho existente. A tela abaixo será visualizada:

Clique no link correspondente aos números dos empenhos listados para visualizar detalhes de cada um dos itens. Utilize o manual Consultar Empenho, listado em Manuais Relacionados, para verificar como proceder com esta operação.

Escolha o empenho desejado e clique no ícone para selecioná-lo. A página com a mensagem de sucesso apresentada conforme a imagem abaixo.

Clique no ícone para visualizar a página com as informações gerais da requisição, anteriormente exemplificado neste manual. Esta ação trará este mesmo resultado nas demais telas onde for disponibilizada.

Por fim, ainda na página das opções orçamentárias, escolha a opção para solicitar que outra unidade arque com as despesas da requisição. A tela abaixo será exibida:

Informe a Unidade para Autorização desejada e clique em Solicitar Autorização para continuar. Exemplificaremos com a unidade SUPERINTENDÊNCIA DE INFRA-ESTRUTURA. A tela a seguir será disponibilizada, acompanhada pela mensagem de sucesso da ação:

Clique em para imprimir o comprovante da requisição, que será apresentado ao usuário conforme o comprovante anteriormente exemplificado no manual.

Para retornar para a página inicial do módulo, clique em .

Bom Trabalho!

• Consultar Empenho

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