Cadastrar Processo

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Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de um novo processo no sistema da Instituição. Um processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas.

Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Protocolo → Processos → Cadastrar Processo.

O sistema exibirá a página Dados Gerais do Processo:

É necessário informar os seguintes dados do processo que será cadastrado:

• Origem do Processo, dentre as opções Processo Interno e Processo Externo;
• Tipo do Processo;
• Assunto Detalhado do processo;
• Natureza do Processo, dentre as opções OSTENSIVO e SIGILOSO. Optando por selecionar a opção SIGILOSO, o sistema automaticamente exibirá um novo campo solicitando o Grau de Sigilo do processo;
• Observação sobre o processo, se desejar;
• Destino do processo, dentre as opções Unidade Sugerida e Outra Unidade;
• Unidade de Destino do processo. Para isso, informe o código e/ou a denominação da unidade desejada ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema;
• Tempo Esperado na Unidade de Destino, em dias.

Como exemplo utilizaremos:

• Origem do Processo: Processo Interno;
• Tipo do Processo: PAGAMENTO;
• Assunto Detalhado: Pagamento de Diárias;
• Natureza do Processo: OSTENSIVO;
• Destino: Outra Unidade;
• Unidade de Destino: 11.02.02.07 - DCF - SECRETARIA ADMINISTRATIVA (11.02.02.07);
• Tempo Esperado na Unidade de Destino: 2.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente.

Para prosseguir, clique em Continuar. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Aqui, é possível anexar um ou mais documentos ao processo que está sendo cadastrado. Para isso, informe os seguintes dados do documento que deseja adicionar:

• Opções de Documentos, dentre as opções Informar Novo Documento e Consultar Documentos Existentes;
• Tipo do Documento;
• Data do Documento;
• Número do documento;
• Ano do documento;
• Unidade de Origem do documento. Para isso, informe o código e/ou a denominação da unidade desejada ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema;
• Observações sobre o documento, se desejar;
• Anexar Arquivo do documento, se preferir. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo do documento dentre os arquivos de seu computador.

Para exemplificar, utilizaremos:

• Opções de Documentos: Informar Novo Documento;
• Tipo do Documento: DIÁRIA;
• Data do Documento: 02/08/2011;
• Número: 33;
• Ano: 2011;
• Unidade de Origem: 11.35 - SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA (11.35).

Após informar os dados desejados, clique em Inserir Documento(s).

Uma mensagem de sucesso da inserção será apresentada no topo da página e o documento passará a constar na lista de Documentos Inseridos no Processo, conforme figura a seguir:

Para anexar outros documentos, repita a operação.

Caso deseje visualizar os dados do documento recém-inserido, clique no ícone . O documento será apresentado no seguinte formato:

Para fechar esta tela e retornar à página anterior, clique em .

De volta á lista de Documentos Inseridos no Processo, clique no ícone se desejar excluir um documento previamente inserido. O sistema apresentará a seguinte tela:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será disponibilizada pelo sistema no topo da página:

Se desejar retornar à página anterior, clique em Voltar, na página de inserção de Documentos do Processo. Esta ação será válida em todas as telas que a contenha.

Após adicionar todos os documentos desejados, clique em Continuar. A seguinte página será apresentada:

Nesta tela, é possível adicionar um interessado ao processo que está sendo cadastrado. Para isso, informe a Categoria do interessado, dentre as opções Servidor, Aluno, Credor, Unidade e Outros; e os dados do interessado, que dependerá da categoria a qual pertence.

Como exemplo, utilizaremos a Categoria: Servidor e o Servidor: NOME DO SERVIDOR (000000).

Ressaltamos que, ao informar as primeiras letras do nome do servidor desejado, o sistema apresentará uma lista contendo as opções disponíveis para preenchimento do campo. Clique na opção desejada para selecioná-la.

Para incluir o interessado, clique em Inserir. A página será atualizada, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação da inserção, e o interessado passará a contar na lista de Interessados Inseridos no Processo:

Se desejar adicionar outros interessados ao processo, repita a operação.

Para remover um interessado adicionado anteriormente, clique no ícone . A seguinte tela será disponibilizada:

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Ao optar por confirmar, o sistema exibirá a seguinte mensagem de sucesso da remoção no topo da página:

Após adicionar todos os interessados desejados, informe se deseja Enviar e-mail para os interessados a cada movimentação do processo e clique em Continuar para prosseguir. O sistema o direcionará para a página que contém os Dados do Arquivo a Ser Anexado.

Aqui, é possível anexar arquivos ao processo que está sendo cadastrado informando o Nome do arquivo, sua Descrição, se desejar, e selecionando-o clicando em Selecionar arquivo e o escolhendo dentre os arquivos de seu computador.

Utilizaremos como exemplo o Nome: Requisição de Diárias.

Após informar os dados do arquivo, clique em Anexar para inseri-lo no processo. Uma mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página, e o arquivo passará a constar na lista de Arquivos Anexados ao Processo:

Se desejar fazer o download do arquivo para o seu computador, clique em seu nome. Esta ação será válida em todas as páginas em que for apresentada.

Uma nova tela será exibida pelo sistema, conforme figura a seguir:

Informe se deseja Abrir com o ou se deseja fazer o Download do arquivo anexado. Clique em Cancelar se desistir da operação ou em OK para confirmá-la.

Ainda na lista de Arquivos Anexados ao Processo, clique no ícone se desejar excluir um arquivo anexado anteriormente. Uma nova tela será apresentada, solicitando a confirmação da remoção.

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem será exibida pelo sistema:

Após inserir todos os arquivos desejados, clique novamente em Continuar para prosseguir. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Selecione a opção Informar Despacho se desejar cadastrar um despacho para o processo ou a opção Não, caso contrário. Caso opte por informar o despacho, a página será prontamente atualizada e exibida conforme a seguinte figura:

É necessário informar o Tipo do Despacho, dentre as opções Favorável e Desfavorável; o Servidor Responsável pelo Despacho; se o despacho é Público ou Não; e a Forma do Despacho, que pode ser Informar Despacho, para digitar o texto do mesmo, ou Anexar Arquivo do despacho.

Exemplificaremos com o Tipo do Despacho: Favorável; Público: Sim; Forma do Despacho: Informar Despacho; e o texto do despacho Considerando que foram recolhidos todos os documentos e informações necessárias ao processo, autorizo o pagamento das diárias requeridas ao servidor interessado no processo. O presente despacho entra em vigor na data de sua publicação.

Para prosseguir com o cadastro, clique em Continuar. O sistema o encaminhará para uma nova página, com os Dados Gerais do Processo:

Confira os dados dispostos na tela acima e, caso esteja certo do cadastro, clique em Confirmar para finalizar a operação. O sistema exibirá a mensagem de sucesso do cadastro do novo processo processo no sistema, no topo da seguinte página:

Para cadastrar um novo processo no sistema da Instituição, clique em e repita esta operação.

Caso deseje retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em .

Se desejar imprimir a capa do processo recém-cadastrado, clique em . A capa será disponibilizada no seguinte formato:

Clique em Voltar para retornar à página anterior.

Para imprimir a capa, clique em .

Caso deseje retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em , no topo da página.

De volta à página anterior, clique em para visualizar a guia de movimentação do processo, que será exibida conforme figura a seguir:

Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.

Se desejar imprimir a guia, clique em .

Bom Trabalho!

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