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Cadastrar Documento

Sistema SIPAC
Módulo Portal Administrativo
Usuários Servidores responsáveis pelo cadastro de processos e documentos no sistema da Instituição
Perfil Cadastrar Protocolo
Última Atualização
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Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de um documento no sistema da Instituição, mesmo que ele não esteja inserido em um processo. Para isso, acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Protocolo → Documentos → Cadastrar Documento.

O sistema exibirá a página Dados do Documento:

Figura 1: Dados do Documento

Para realizar o cadastro, é necessário informar os seguintes dados do documento:

No campo Data do Documento, é possível digitar a data desejada ou selecioná-la no calendário exibido ao clicar no ícone . Já no campo Unidade de Destino, é possível digitar o código e/ou a denominação da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.

Para exemplificar, utilizaremos:

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as páginas em que estiver presente.

Após informar os dados desejados, clique em Continuar para prosseguir. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Figura 2: Dados do Arquivo a Ser Anexado

Nesta página, é possível anexar o arquivo do documento que está sendo cadastrado. Para isso, informe o Nome do arquivo e sua Descrição e selecione o arquivo desejado clicando em Selecionar Arquivo e escolhendo o arquivo em seu computador.

Exemplificaremos com o Nome: Portaria 213/2011 e a Descrição: Portaria de número 213/2011 digitalizada.

Para anexar o arquivo ao documento, clique em Anexar. A página será atualizada e o arquivo passará a ser exibido na lista de Arquivos Anexados ao Documento, que será disponibilizada pelo sistema embaixo do campo com os Dados do Arquivo a Ser Anexado, conforme figura a seguir:

Figura 3: Mensagem de Sucesso; Dados do Arquivo a Ser Anexado; Arquivos Anexados ao Documento

Para anexar outro arquivo, repita a operação.

Se desejar remover o arquivo recém-anexado, clique no ícone . A seguinte tela será disponibilizada:

Figura 4: Caixa de Diálogo

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será apresentada pelo sistema no topo da página:

Figura 5: Mensagem de Sucesso da Remoção

De volta à página onde o arquivo do documento pode ser anexado, clique em Voltar caso deseje retornar à página anterior. Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente.

Para prosseguir, clique novamente em Continuar. O sistema o direcionará para a seguinte página:

Figura 6: Dados do Documento

Aqui, informe se deseja Cadastrar Despacho do documento ou Não. Caso opte por cadastrar, a página será prontamente atualizada e exibida no seguinte formato:

Figura 7: Dados do Documento

É necessário informar o Tipo do Despacho, dentre as opções Favorável e Desfavorável; o Servidor Responsável pelo Despacho; se o despacho é Público ou Não; e a Forma do Despacho, que pode ser Informar Despacho, para digitar o texto do mesmo, ou Anexar Arquivo do despacho.

Exemplificaremos com o Tipo do Despacho: Favorável; Público: Sim; Forma do Despacho: Informar Despacho; e o texto do despacho Considerando que as informações necessárias ao documento foram colhidas e analisadas, autorizo seu encaminhamento à Direção do Centro de Tecnologia. O presente despacho entra em vigor na data de sua publicação.

Caso esteja certo do cadastro do documento, clique em Confirmar. O sistema o encaminhará para uma nova página, com a mensagem de sucesso do cadastro e os Dados do Documento recém-cadastrado:

Figura 8: Mensagem de Sucesso; Dados do Documento

Se desejar retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em .

Para imprimir o comprovante de cadastro do documento, clique em . O comprovante será apresentado pelo sistema no seguinte formato:

Figura 9: Comprovante de Documento

Clique em Fechar para retornar à página anterior.

Para imprimir o comprovante, clique em .

Caso deseje retornar à página inicial do Portal Administrativo, clique em , no topo da página.

Bom Trabalho!

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