Tombar Bem por Empenho

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Tombar algum bem da modalidade livro, de acordo com normas legais, equivale a registrar com o objetivo de proteger, controlar e guardar. Para tombar algum livro por empenho deve-se ter em mãos a nota fiscal registrada no sistema do Governo e a nota de Empenho, que será gerada pelo sistema orçamentário. No sistema, ficam cadastrados todos os patrimônios da instituição para conferência futura ou para dar baixa em equipamentos, como também para a inserção de novos patrimônios.

Para prosseguir com o tombamento de bens por empenho, Acesse o SIPAC → Módulos → Biblioteca → Patrimônio → Tombamento de Materiais Informacionais → Tombamento → Empenho.

O sistema exibirá uma tela com as Informações do Termo de Responsabilidade para preenchimento obrigatório do Empenho, semelhante à figura abaixo. Preencha os campos obrigatórios referentes à Número e Unidade Gestora de Empenho. Se não soube informar o código referente à unidade, clique em que o sistema abrirá uma janela de Busca da unidade desejada. Encontrada a unidade, clique em Adicionar.

Exemplificaremos com o Empenho de Número 902731/2009 e a Unidade Gestora 1100.

O sistema exibirá, na mesma tela, mensagem referente ao sucesso da inserção do empenho e os dados da unidade gestora adicionada, como exemplificado na ilustração abaixo. Caso deseje somar mais alguma unidade, repita os procedimentos anteriores. Para excluir alguma unidade adicionada, clique em

Em seguida, escolha a Unidade Responsável pelo tombamento e clique em Continuar.

Caso não saiba o código referente à unidade, clique na lupa ao lado para localizar a unidade desejada.

Exemplificaremos com o código 1135.

Será gerado o Termo de Responsabilidade, semelhante à ilustração subsequente . Confira os dados informados. Caso deseje alterar o número do empenho, ano ou unidade gestora, clique em Voltar, na parte inferior da tela. Em Livros a Serem Tombados você poderá fazer uma busca pelo livro desejado por meio da nota fiscal. Para tanto, informe o Número e a Série do livro. Após a inserção, clique em Buscar.

Exemplificaremos com Número 1535 e a série U.

O sistema exibirá o resultado da busca logo no final da página, de acordo com a imagem subseqüente.

Se a busca de seu interesse estiver correta, clique no ícone para selecionar o livro e assim dar prosseguimento ao tombamento.

Após essa ação, serão exibidos os Dados do Livro a serem completados. Vale salientar que alguns campos já vêm automaticamente preenchidos pelo Sistema.

Fazem parte desta página os seguintes campos de dados:

• Dados Obrigatórios: Dados que identificam o livro.
  • Título: Nome do livro escolhido;
  • 1º Autor: Nome do autor original;
  • Editora: Nome da editora responsável pela publicação;
  • Ano: Ano em que o livro foi publicado pela editora;
  • ISBN: O ISBN - International Standard Book Number - é um sistema internacional padronizado que identifica numericamente os livros segundo o título, o autor, o país, a editora, individualizando-os inclusive por edição.

• Dados do Tombamento: Dados que regulamentam o tombamento do livro.
  • Quantidade Disponível: Quantidade de livros comprados quando da emissão da nota fiscal. Esta informação é fornecida automaticamente pelo sistema;
  • Quantidade Tombada: Quantidade de livros tombados desde a emissão da nota. No nosso caso, temos o número 0, pois vamos tombar a quantia total relativa à esse livro, ou seja, os dois presentes no Sistema. Essa informação nos é fornecida automaticamente;
  • Valor: Preço individual dos livros registrados na nota fiscal. Esse valor já vem automaticamente, porém pode ser alterado;
  • Finalidade: Com que finalidade o livro será utilizado pela instituição. As finalidades dispotas atualmente no Sistema são:
    • ACERVO;
    • ADMINISTRAÇÃO;
    • APOIO;
    • CIRCULAÇÃO;
    • ENSINO;
    • EXTENSÃO;
    • PESQUISA.
  • Coleção: Quantidade de bens por item da nota fiscal. Utilizado no caso de coleção de livros;
  • Garantia: Data limite que regulamenta a garantia do livro em questão;
  • Data de Balanço: Data em que o livro passou pelo balanço para o tombamento.

• Dados Complementares do Livro: Dados que mencionam o livro como uma obra complementada por outras pessoas que fizeram parte da criação deste livro. Esta opção não é obrigatória e portanto, se não houver dados complementares ao livro, não será necessária a marcação do campo. Caracterizam os dados complementares do livro os seguintes campos:
  • 2º Autor: Nome do autor secundário à criação do livro, se houver;
  • 3º Autor: Nome do autor terciário à criação do livro, se houver;
  • Local(Cidade): Cidade em que o livro foi publicado;
  • Nº da Edição: Número da edição do livro em questão;
  • Volumes: Pode-se fazer a indicação do volume do livro em questão;
  • Páginas: Pode-se definir a quantidade de páginas contantes no livro. Vale ressaltar que apenas pode refinar por uma opção: volumes ou páginas;
  • Subtítulo: Subtítulo do livro em questão;
  • Série: Série do livro em questão;

Você pode fazer observações acerca do livro, o que não é de caráter obrigatório.

Ao finalizar o preenchimento dos Dados do Livro, clique em Inserir.

O sistema informará que o livro foi inserido com sucesso, de acordo com a figura a seguir. Não será necessário clicar novamente no ícone , pois o livro listado já foi inserido.

Há a possibilidade de selecionar outros livros para o tombamento. Neste caso, realize novamente a busca e a seleção deste novo livro a ser tombado, de acordo com os passos supracitados.

Você ainda tem a opção de trocar o livro selecionado por um outro através do ícone . Caso esta opção seja escolhida, o sistema irá direcionar à página Dados do Livro, passo imediatamente anterior descrito neste manual.

É possível também Excluir o livro inserido clicando no ícone . Para dar prossequimento à operação de tombamento, clique em Continuar.

Será exibido, mais uma vez, o Termo de Responsabilidade, dessa vez contendo todos os dados fornecidos até o momento. Você pode fazer alguma Observação no respectivo campo, caso seja de seu interesse. Ao conferir o Termo clique em Confirmar.

Por fim, será indicado o sucesso do tombamento. Serão apresentados na páginas o número do Termo de Responsabilidade, que neste caso é 2507/2009 e os dados recebidos pelo sistema para a operação do tombamento.

É importante a leitura desse termo, principalmente porque o sistema é bem claro quando diz: CONFIRA O MATERIAL NO ATO DO RECEBIMENTO, POIS NÃO ACEITAMOS RECLAMAÇÕES POSTERIORES.

Bom Trabalho!

• Cadastrar: Indica como se deve proceder para cadastrar Notas Fiscais.

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