Consulta de Memorandos Eletrônicos

~~ODT~~

Consulta de Memorandos Eletrônicos

Sistema	SIPAC
Módulo	Portal Administrativo
Usuários	Servidores Ativos na Instituição
Perfil	Qualquer Papel do SIPAC
Última Atualização	ver('', false);

Esta operação permite ao usuário realizar a consulta de memorandos eletrônicos recebidos e acompanhar suas informações gerais.

Para isso, acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Protocolo → Consultas → Memorandos Eletrônicos.

A tela com os memorandos eletrônicos recebidos será carregada:

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na caixa de diálogo exibida posteriormente. Esta ação é válida para todas as telas em que estiver presente.

Na caixa de aviso exibida logo acima da tela, clique no link, em azul, localizado na frase Clique aqui para acessar o(a) Manual, para emitir o manual relacionado Listar Memorandos Recebidos.

Nesta tela, o usuário terá a opção de Buscar Memorando Eletrônico, possibilitando buscar Todos os Memorandos ou refinar a consulta e exibir apenas os Memorandos Filtrados pelo sistema de busca. Ao selecionar esta última opção, serão exibidos os seguintes dados para filtrar o memorando:

Número/Ano: Número do Memorando e seu ano;
Ano: Ano do documento;
Identificador: Número de identificação do documento;
Unidade de Origem: Unidade de origem do Memorando;
Unidade de Destino: Unidade para onde o Memorando é destinado;
Tipo: É possível definir qual o tipo de Memorando se deseja encontrar, optando entre Memorando Eletrônico, Memorando Circular ou Todos;
Data de Cadastro: Refere-se à data em que foi cadastrado o Memorando. Para facilitar a busca, o usuário pode clicar no ícone e selecionar a data pelo calendário virtual;
Situação: Deverá selecionar a situação em que o Memorando se encontra.

Exemplificaremos com o Ano: 2011. Em seguida, clique em Buscar e os resultados serão apresentados conforme mostrado na tela anterior.

Para cada memorando será possível Visualizar, Marcar para acompanhamento, Memorando Detalhado, Leituras, Alterar Situação, Responder e Encaminhar memorando.

Exemplificaremos as ações acima com o Memorando - Tributário.

Visualizar

Para visualizar o Memorando de forma detalhada, clique no ícone . Em seguida, será exibida a tela com as informações do Memorando:

O usuário poderá fechar a tela ao clicar em Fechar, ou imprimir o documento clicando no ícone .

Marcar para acompanhamento

O Memorando pode ser marcado para acompanhamento, ao clicar no ícone . Desse modo, ficará realçado na cor vermelha, permanecendo assim até a sua conclusão ou até que seja desmarcado. Para desmarcar, clique em .

Memorando Detalhado

Para visualizar o Memorando detalhadamente, o usuário deverá clicar no ícone . A seguinte tela será exibida:

Se desejar sair da exibição da tela, clique em Fechar. Esta ação será válida para todas as telas que a apresentar.

As operações presentes nesta tela serão descritas no manual relacionado Consultar Documento.

Leituras

É possível ter acesso a listagem de usuários que realizaram a leitura do documento. Para realizar esta operação, deve-se clicar no ícone . Logo, será exibida uma tela com a lista Leituras Realizadas no Memorando e suas informações gerais:

Alterar Situação

Para alterar a situação de um Memorando eletrônico, deve-se informar a situação e descrever as observações que o usuário deseja informar, as quais serão apenas visualizadas pelo setor do usuário. Para utilizar essa operação, clique no ícone . A seguinte tela será carregada:

Se desejar retornar à tela anterior, clique em Voltar. Esta ação é válida para todas as telas que a contenha.

O usuário deverá informar a nova Situação do memorando, podendo optar por, ENVIADO, EM ANÁLISE, CONCLUÍDO ou AUTENTICADO. Além disso, deverá acrescentar alguma Observação. Exemplificaremos com a Situação: ENVIADO; e informaremos uma observação. Feito isso, clique em Cadastrar. A seguinte mensagem de sucesso será emitida:

Responder

A resposta para um Memorando eletrônico é realizada através do ícone . A seguinte página será emitida:

Primeiramente, deve-se indicar qual será o destinatário, se será um Servidor ou uma Unidade.

Caso seja selecionada a opção Servidor, o usuário deverá digitar o nome do destinatário. Caso a opção escolhida seja Unidade, o usuário poderá buscá-la pelo número ou pelo nome da unidade. Em seguida, deverá indicar qual será o nível de acesso do Memorando, isto é, qual departamento poderá ler esse documento. O usuário poderá selecionar entre RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE e RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE.

Para receber um e-mail confirmando a leitura do Memorando, o usuário pode selecionar a opção na parte inferior da tela descrita como Desejo receber por e-mail uma confirmação de leitura deste Memorando.

O usuário pode verificar as informações mais detalhadas do Memorando ao clicar no ícone , aparecendo, assim, a tela com os dados gerais do Memorando mostrada anteriormente.

Utilizaremos como exemplo a opção Unidade: DDRH - DIVISÃO DE TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE RH; e Nível de Acesso: RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE. Em seguida, clique em Continuar. A tela a seguir será apresentada:

Nesta tela, o usuário deverá redigir sua resposta para o Memorando, especificando o Assunto do Memorando (Título), desenvolvendo o Texto do Memorando e, opcionalmente, anexar um arquivo. Para isto, clique em Selecionar Arquivo e busque, na máquina em uso, o arquivo desejado.

O sistema possibilita que o usuário visualize o Memorando antes de ser enviado. Para essa operação, deve-se clicar em Pré-visualizar. A tela a ser exibida é semelhante à apresentada na operação Visualizar o Memorando.

Clique novamente em Continuar para prosseguir com a operação. A tela abaixo será carregada:

Apenas servidores com níveis de responsabilidade Chefe, Vice ou Gerente podem autenticar memorandos. Caso o usuário que esteja cadastrando o memorando eletrônico seja o responsável pelo mesmo, não é necessário realizar a autenticação, pois a mesma é realizada automaticamente.

A tela Servidores Responsáveis por Autenticar Memorando possibilita que o usuário adicione o servidor que será responsável pela autenticação do Memorando. No campo Servidor de Assinatura deve-se escolher o responsável pela autenticação digitando o nome do servidor para que o sistema de busca apresente os resultados referentes à pesquisa. Depois selecione a Unidade do Servidor. Em seguida, clique em Adicionar Servidor.

Caso deseje remover um servidor, clique no ícone . Uma caixa de diálogo será exibida para a confirmação da remoção:

Clique em OK para confirmar a operação.

Para salvar as ações realizadas, clique em Gravar. A mensagem de sucesso será exibida:

Depois de concluído, clique em Enviar para Autenticação. O sistema informará a seguinte mensagem de sucesso:

O link permite que o usuário seja encaminhado para uma tela de cadastramento de Memorando. Esta operação será explicada no manual relacionado Cadastrar Memorando.

Já o link permite a autenticação dos Memorandos e a visualização de uma lista de Memorandos pendentes para a autenticação. Esta ação estará descrita no manual relacionado Autenticar Memorando.

Encaminhar

O usuário poderá encaminhar Memorando, sendo possível acompanhar a tramitação de um documento mesmo quando este não está em processo. Para acessar esta operação, clique no ícone . Logo, uma tela com os Dados do Documento será exibida:

Nesta tela, o usuário deverá informar os seguintes dados:

Tipo de Encaminhamento: Poderá optar por encaminhar Para Outra Unidade, movimentação da sua unidade para uma outra unidade da instituição; ou Para Funcionário da Unidade, movimentação interna na sua unidade para outro funcionário;
Unidade de Destino: Corresponde ao destino do encaminhamento, selecionando a unidade ou o servidor como destinatário;
Nível de acesso ao memorando na unidade: O usuário poderá optar pelos RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE ou RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE;
Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando: Selecione essa opção caso deseje receber a confirmação da leitura do memorando por e-mail.

Para exemplificar, definiremos o Tipo de Encaminhamento: Para Outra Unidade; Unidade de Destino: SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA (11.35); e Nível de acesso ao memorando na unidade: RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE. Para prosseguir com a operação, clique em Continuar. A seguinte tela será carregada:

Nos Dados Gerais do Despacho, ao optar por Sim no campo Cadastrar Despacho, deverá definir os seguintes dados:

Tipo de Despacho: Definir se o despacho será Favorável ou Desfavorável;
Servidor Responsável pelo Despacho: Selecionar o servidor responsável pelo Despacho;
Público: Definir se o Despacho terá caráter público ou não;
Forma de Despacho: Optar pelo despacho redigido no espaço disponibilizado ou se anexado em arquivo.

Utilizaremos como exemplo Cadastrar Despacho: Sim; Tipo de Despacho: Favorável; Público: Sim; Forma de Despacho: Informar Despacho. Para continuar com o procedimento, clique em Confirmar. O sistema informará o sucesso da operação: