Memorandos Eletrônicos a Receber

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Memorandos Eletrônicos a Receber

Sistema	SIPAC
Módulo	Portal Administrativo
Usuários	Qualquer usuário do SIPAC
Perfil	Servidor
Última Atualização	ver('', false);

Esta funcionalidade possibilita o recebimento dos Memorandos Eletrônicos enviados para o usuário, sua unidade (de acordo com o nível de acesso) ou Grupos de Destinatários que faz parte e que ainda não foram lidos. Em geral, esta funcionalidade é utilizada após um memorando ter sido autenticado para ficar disponível aos usuários de destino.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Portal Administrativo → Comunicação → Memorandos Eletrônicos → A Receber.

A seguinte tela será exibida:

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função.

Para retornar à página inicial do módulo, clique no link . Esta opção é válida sempre que a função estiver disponível.

Na tela acima, o usuário poderá buscar por um memorando específico informando um ou mais dos critérios de busca disponibilizados pelo sistema. São eles:

Número/Ano: Informe o número e ano de cadastro do memorando a ser localizado;
Identificador: Forneça o número identificador do memorando;
Unidade de Origem: Selecione a unidade de origem desejada a partir das opções disponibilizadas pelo sistema ao inserir as letras iniciais referentes à denominação da unidade;
Todos: Habilite esta opção caso deseje visualizar todos os memorandos ainda não lidos.

Após definir os parâmetros de busca desejados, clique em Buscar. Os resultados serão fornecidos conforme mostrado na tela anterior.

Com os memorandos listados, será possível realizar operações como Visualizar, Marcar para acompanhamento, Memorando Detalhado, Visualizar Leituras, Responder e Encaminhar memorandos. Essas ações serão explicadas nos tópicos abaixo.

Para marcar o memorando para acompanhamento, basta clicar no ícone . O item marcado ficará destacado na cor vermelha. Para desmarcá-lo, basta clicar novamente no mesmo ícone.

Visualizar Memorando Eletrônico

Para visualizar determinado memorando eletrônico, clique em . A tela contendo o memorando será fornecida:

Para finalizar a exibição desta página clique em Fechar.

Para imprimir o memorando, clique no ícone .

Memorando Detalhado

O usuário poderá visualizar o memorando detalhado clicando no ícone . A página seguinte será exibida.

Ao clicar no link , correspondente ao login do usuário cadastrador do memorando, poderão ser visualizadas informações referentes ao servidor relacionado. Esta função será válida sempre que presente neste manual.

Para fechar a página, clique em . Esta função será válida sempre que presente neste manual.

Ao clicar no ícone , será exibido os dados contidos no memorando, conforme a tela exibida no tópico anterior.

O usuário poderá ainda realizar a impressão do comprovante do memorando eletrônico, para isso, basta clicar em . A tela gerada será a seguinte.

Para finalizar a exibição da tela acima clique em Fechar.

Para imprimir o memorando, clique em .

Caso deseje retornar à página inicial do módulo, clique no link no topo da página.

Visualizar Leituras

O usuário poderá realizar a leitura do memorandos clicando no ícone . A seguinte página será fornecida:

Responder Memorando

O usuário poderá responder o memorando clicando no ícone . A tela gerada será a seguinte.

Para retornar a página anterior, clique em Voltar. Esta função será válida sempre que a opção estiver presente.

Clique no link para visualizar os dados do memorando selecionado conforme exibido anteriormente no manual.

Nesta etapa do procedimento, o usuário deverá marcar para quem ele deseja Responder o memorando, o qual poderá ser respondido Às Unidades de Servidores Assinantes, Aos Servidores Assinantes ou A Outro Destino.

Caso o usuário opte por responder o memorando Às Unidades de Servidores Assinantes, será necessário selecionar as unidades de responsabilidade desejadas do usuário assinante e clicar em Adicionar Unidades Selecionadas Como Destinatárias. Se a resposta for encaminhada Aos Servidores Assinantes, deverão ser selecionados os assinantes do memorando e clicar em Adicionar Servidores Selecionados Como Destinatários.

Para exemplificar esta ação, utilizaremos o envio da resposta ao memorando A Outro Destino, como mostrado na tela anterior. Na seção Dados do Destinatário, selecione a opção A uma Unidade para responder o memorando selecionado a uma unidade específica. Porém, se o usuário não encontrar a unidade desejada, o mesmo poderá selecionar a opção Não encontrei a unidade, buscar por responsável e informar o Servidor responsável pela unidade.

Exemplificaremos com a Unidade INSTITUTO DO CÉREBRO (10.89). O usuário poderá ainda habilitar a opção Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando caso deseje ser notificado sobre quando o memorando foi lido pelo destinatário.

Feito isso, clique em Adicionar Destinatário para prosseguir. O destinatário será incluído ao passo que o sistema exibirá a seguinte mensagem de sucesso:

Para remover determinado destinatário adicionado anteriormente, clique no ícone e confirme a ação na seguinte caixa de diálogo exibida pelo sistema:

Clique em OK para confirmar a exclusão do destinatário selecionado. Será exibida a seguinte mensagem de sucesso no topo da tela:

Para prosseguir com a ação, clique em Continuar. A página seguinte será exibida.

Preencha o campo obrigatório Assunto do Memorando (Título) e Texto do Memorando. Se desejar anexar algum arquivo relevante para o memorando basta clicar em Selecionar arquivo.

Se desejar fazer uma visualização prévia do memorando, clique em Pré-Visualizar. O memorando sem autenticação será exibido conforme a visualização do memorando exemplificado no tópico inicial deste manual.

Ainda na página Memorando Eletrônico, para dar continuidade a operação, clique em Continuar. A tela Servidores Responsáveis por Autenticar Memorando será gerada pelo sistema.

Forneça os campos de preenchimento obrigatório: Servidor de Assinatura e Unidade do Servidor. Quando o primeiro campo é informado, o sistema oferece uma lista de unidades possíveis para o preenchimento do segundo campo respectivamente.

Se desejar continuar com a operação clique em Adicionar Servidor. A página Servidores Responsáveis por Autenticar Memorando ficará exibida da seguinte forma.

Para remover o servidor adicionado clique no ícone . A exclusão do servidor acontecerá de maneira semelhante à demonstrada anteriormente no manual, com o Destinatário do memorando.

Após adicionar os servidores desejados, clique em Gravar para salvar as informações sem enviar o memorando para autenticação. O sistema exibirá a seguinte tela juntamente com a mensagem de sucesso da ação.

Ainda na página Servidores Adicionados, após adicionar os servidores desejados, clique em Enviar para Autenticação para enviar o memorando cadastrado para autenticação. Será gerada a seguinte tela juntamente com a mensagem de sucesso da ação.

Clique em para Cadastrar Memorando. Esta ação está detalhada no manual Cadastrar Memorando, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

Para autenticar o memorando enviado para autenticação, clique em . Esta ação está detalhada no manual Autenticar Memorandos Eletrônicos, listado em Manuais Relacionados, no fim desta página.

Encaminhar Memorando

O usuário poderá ainda realizar o encaminhamento do memorando clicando no ícone . A página gerada será a seguinte.

Na seção Dados da Movimentação, selecione o Tipo de Encaminhamento entre as opções Para Outra Unidade ou Para Funcionário da Unidade. Caso esta última opção seja escolhida, o usuário deverá selecionar o Usuário de Destino dentre as opções listadas pelo sistema.

Exemplificaremos esta ação com o Tipo de Encaminhamento Para Outra Unidade. Após escolher esta opção, deverá ser definida a Unidade de Destino através do código da unidade ou selecionando-a a partir da listagem fornecida. Utilizaremos como exemplo a Unidade de Destino 12.05.01 - SECRETARIA DO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA E MATEMÁTICA APLICADA.

Em Selecione o Nível de Acesso ao Memorando na Unidade, escolha entre as opções Responsáveis e Secretaria da Unidade ou Responsáveis pela Unidade. Exemplificamos com a opção RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE.

Definidas as configurações desejadas, clique em Continuar para prosseguir. Será fornecida a seguinte página:

Na tela acima, na seção Dados do Despacho, selecione entre as opções Sim ou Não no campo Cadastrar Despacho para informar se deseja ou não efetuar o despacho do documento. Caso opte pela confirmação do despacho, os seguintes dados deverão ser fornecidos:

Tipo do Despacho: Selecione entre as opções Favorável ou Desfavorável;
Servidor Responsável pelo Despacho: Selecione o servidor responsável dentre as opções listadas pelo sistema;
Público: Especifique se o despacho é público ou não selecionando uma das opções entre Sim ou Não;
Forma do Despacho: Escolha a forma de despacho entre Informar Despacho ou Anexar Arquivo. Caso seja selecionada a opção Informar Despacho, o sistema fornecerá o campo de edição de texto com as ferramentas de formatação, conforme visualizada anteriormente neste mesmo manual;
Arquivo: Este campo será solicitado caso a opção Anexar Arquivo tenha sido escolhida no campo anterior, devendo o usuário clicar em Selecionar Arquivo para indicar o documento a ser anexado ao despacho.