~~ODT~~ ====== Listar Memorandos Recebidos ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Protocolo| | **Usuários** | Qualquer Servidor com acesso ao módulo de protocolo | | **Perfil** | Qualquer um que permita acesso ao módulo de protocolo | | **Última Atualização** |ver('', false);| Essa operação tem como finalidade permitir a consulta de memorandos eletrônicos recebidos e acompanhar suas informações gerais. Para ter acesso a essa funcionalidade, o usuário deverá acessar //SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Memorandos -> Consultas -> Listar Recebidos//. A tela a seguir será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura229.png |Figura 1:Buscar Memorando Eletrônico}} Para voltar ao menu Protocolo, clique no link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:link_protocolo.png|}} Caso desista da operação clique em //**Cancelar**//. Será apresentada uma janela de confirmação. Esta operação será válida para todas as telas que a apresentarem. Nesta tela, é possível refinar a consulta e exibir apenas os memorandos encontrados pelo sistema de busca, de acordo com um ou mais critérios que o usuário deseja selecionar. Dentre eles, estão: * //Número/Ano//: Informe o número e o ano do memorando a ser encontrado; * //Ano//: Forneça o ano do memorando; * //Identificador//: Cada memorando tem um número identificador referente ao mesmo. Caso deseje, busque por esse número; * //Assunto//: Informe o assunto do memorando; * //Unidade de Origem//: Forneça a unidade de onde originou o memorando; * //Unidade de Destino//: Informe a unidade a que se destina o memorando; * //Tipo//: Assinale, entre as opções //Todos//, //Memorando Eletrônico// e //Memorando Circular//, o tipo de memorando a ser buscado; * //Data de Cadastro//: Digite as datas de cadastro do memorando. Caso deseje, selecione as datas no calendário disponibilizado pelo sistema ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:icone_calen.png|}}. * //Situação//: Selecione a situação em que o memorando se encontra, entre as opções listadas no campo; * //Todos os Memorandos//: Caso deseje, busque por todos os memorandos já elaborados. Para exemplificar, a opção de busca foi a //Situação// __ENVIADO__. Para realizar a busca, clique em //**Buscar**//. Deste modo, serão listados todos os Memorandos eletrônicos se adequam com os dados fornecidos na busca, como mostrado na figura anterior. Ao escolher a opção, abaixo da tela de busca serão listados os Memorandos eletrônicos enviados até então, informando para cada item listado o //Documento//, //Identificador//, //Data//, //Assunto// e //Situação// em que o memorando se encontra. Os ícones apresentados nesta tela serão explicados nos tópicos que seguem. ==== Marcar para acompanhamento ==== O Memorando pode ser marcado para acompanhamento, ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:2.png|}}. Desse modo, ele ficará realçado na cor vermelha, permanecendo assim até a sua conclusão ou até que seja desmarcado, como mostrado na figura a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura230.png |Figura 2:Memorandos}} Para desmarcar, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:q1.png|}} e o memorando retornará à cor inicial. ==== Memorando Detalhado ==== Para visualizar o Memorando detalhadamente, o usuário deverá clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:3.png|}}. A seguinte tela será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura232.png |Figura 3: Documento Detalhado}} Ao clicar no link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura233.png|}}, é possível visualizar o responsável pelo envio da documentação e, consequentemente, da movimentação do processo. Para fechar a tela, basta clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:16.png|}}. Essa ação pode ser realizada sempre que esse ícone estiver presente. Caso deseje imprimir o comprovante do memorando, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura244.png|}}. O comprovante será exibido, conforme a figura a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura243.png |Figura 4: MEMORANDO ELETRÔNICO}} Para fechar a página, clique em //**Fechar**//. Caso deseje retornar ao menu principal da operação, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura245.png|}}. Para imprimir o comprovante, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:icone_imprimir.png|}}. ==== Visualizar ==== Para visualizar o Memorando de forma detalhada, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:1.png|}}. Em seguida, será exibida a tela com as informações do memorando como //Destinatário//, //data de autenticação//, //Autenticador//, entre outros dados: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura234.png |Figura 4: Memorando Eletrônico Detalhado}} O usuário poderá fechar a tela ao clicar em //**Fechar**//. Caso deseje imprimir o documento, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:icone_imprimir.png|}}. ==== Leituras ==== É possível também ter acesso a listagem de outros usuários que realizaram a leitura do documento. Para realizar esta operação, deve-se clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:icone_pessoa_e_lupa01.png|}}. Logo, será exibida uma tela com a lista //Leituras Realizadas no Memorando// e suas informações gerais. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura235.png |Figura 5: Leituras Realizadas no Memorando}} ==== Alterar Situação ==== O sistema ainda permite alterar a situação de um Memorando eletrônico. Para isso, deve-se informar a situação e descrever as observações que o usuário deseja informar, as quais serão apenas visualizadas pelo setor do usuário. Para utilizar essa operação, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:alteração_memorando.png|}}. A tela a seguir será gerada: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura237.png |Figura 6: Alteração de situação}} Ao realizar esta ação, será exibida uma tela com os //Dados do Memorando Eletrônico// e uma área para especificar sua //Nova Situação//. Para descrever uma nova situação, deve-se selecionar qual a situação que o Memorando se encontra. Entre as opções, pode-se escolher entre: //Enviado//, //Em análise//, //Concluído// ou //Autenticado//. O usuário deverá acrescentar alguma observação para justificar a mudança de situação. Para voltar para a tela anterior, clique em //**Voltar**//. Essa operação será válida sempre que essa opção estiver presente. Para cadastrar a //Nova Situação// clique em //**Cadastrar**//. A mensagem de sucesso será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:operação_realizada_2.png |Figura 7: Mensagem de sucesso}} ==== Responder Memorandos Eletrônicos ==== O sistema possibilita que o usuário responda ao Memorando eletrônico. Para realizar essa ação, deve-se clicar em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:responder_memorando.png|}}. A tela a seguir será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura239.png |Figura 8: Memorando a Responder}} Para visualizar o memorando a ser respondido, clique no link referente ao mesmo. Exemplificaremos com o Memorando {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura242.png|}}. A tela que será exibida terá a mesma funcionalidade da tela //Documento//, no tópico //Memorando Detalhado//. De volta à tela //Memorando a Responder//, deve-se indicar qual será o destinatário. Apenas servidores com níveis de responsabilidade de //Chefe//, //Vice// ou //Gerente// podem ser destinatários. Deve-se selecionar qual tipo de destinatário a ser enviado, no campo //Responder//, entre as opções //Às Unidades de Servidores Assinantes//, //Aos Servidores Assinantes//, //A Outro Destino//. A tela ficará configurada de acordo com a opção escolhida. Para exemplificar, utilizaremos //Responder// __Às Unidades de Servidores Assinantes__. Será listada, então, as //Atuais Unidades de responsabilidade dos servidores assinantes//. Os ícones {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura246.png|}} e {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura247.png|}} são apresentados para indicar o //Servidor Assinante Principal Unidade de onde o Memorando foi Enviado// e a //Unidade de onde o Memorando foi Enviado//, respectivamente. Assinale a unidade desejada no campo disponível. Exemplificamos com a //Unidade// __PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO (PROAD) (11.02)__. Após isso, clique em //**Adicionar Unidades Selecionadas como Destinatárias**//. A mensagem de sucesso e o //Destinatários do Memorando de Resposta// serão apresentados da seguinte forma: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura240.png |Figura 9: Destinatários do Memorando de Resposta}} Para receber um e-mail confirmando a leitura do Memorando, o usuário pode selecionar a opção na parte inferior da tela descrita como //Desejo receber por e-mail uma confirmação de leitura deste Memorando//. Para continuar com a operação, clique em //**Continuar**//. A tela a seguir será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura248.png |Figura 10: Memorando Eletrônico}} Após definir o destinatário, o usuário deverá informar o //Assunto do Memorando (Título)// e redigir o //Texto do Memorando//, especificando o assunto. Além disso poderá, opcionalmente, anexar um arquivo no campo //Deseja anexar algum arquivo ao memorando eletrônico?//. Caso queira, clique em //**Selecionar Arquivo**// e selecione-o no arquivo do seu computador. O sistema possibilita que o usuário tenha uma prévia visualização do Memorando que será enviado. Para essa operação, deve-se clicar em //**Pré-visualização**//. Deste modo, será exibida uma tela com a pré-visualização do documento. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura249.png |Figura 11: Pré-visualização do Memorando}} Para fechar essa tela, clique em //**Fechar**//. Para imprimir, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:icone_imprimir.png|}}. Já para continuar com o processo de resposta do Memorando, clique em //**Continuar**//. A tela a seguir será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura250.png |Figura 12: Servidores Responsáveis por Autenticar o Memorando Servidor de Assinatura}} Após a redação do texto, deve-se informar o responsável pelo envio do Memorando. Para que outras pessoas possam lê-lo, é necessário que o servidor responsável pelo mesmo realize a sua autenticação digital. Apenas servidores com níveis de responsabilidade //Chefe//, //Vice// ou //Gerente// podem autenticar memorandos. Caso o usuário que esteja cadastrando o memorando eletrônico seja o responsável pelo mesmo, não é necessário realizar a autenticação, pois a mesma é realizada automaticamente. A tela //Servidores Responsáveis por Autenticar Memorando// possibilita que o usuário adicione o servidor que será responsável pela autenticação do Memorando. No campo //Servidor de Assinatura// deve-se escolher o responsável pela autenticação digitando o nome completo do servidor ou apenas seu primeiro nome, para que o sistema de busca apresente os resultados referentes à pesquisa do funcionário. Depois selecione a unidade que o servidor pertence e clique em //**Adicionar Servidor**//. A mensagem de sucesso será exibida e o servidor será incluído na lista de //Servidores Adicionados//, conforme a figura a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura251.png |Figura 13: Adicionar Servidor Autenticador}} Caso queira removê-lo, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:lixeira.png|}}. Logo, será exibida a caixa de diálogo solicitando confirmação da ação. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:caixa_de_dialogo.png |Figura 14: Remoção do Autenticador}} Clique em //**OK**// para confirmar ou //**Cancelar**// para não realizar a remoção. Para salvar as ações realizadas, clique em //**Gravar**//. Para visualizar previamente o documento com as alterações realizadas clique em //**Pré-visualizar**//. Depois de concluído, clique em //**Enviar para Autenticação**//. Após enviar para autenticação, será exibida a tela que indica que o procedimento foi realizado com sucesso. Logo, os dados gerais do Memorando são apresentados bem como as informações relacionadas com a resposta do Memorando. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura252.png |Figura 15: Memorando Cadastrado}} O link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:cadastrar_memorando.png|}} permite que o usuário seja encaminhado para uma tela de cadastramento de Memorando. Já o link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:autenticar_memorando.png|}} permite a autenticação dos Memorandos e a visualização de uma lista de Memorandos pendentes para a autenticação. Para maiores informações sobre o cadastramento, autenticação e despacho de memorandos, consulte os //Manuais Relacionados// no final deste documento. ==== Encaminhar Memorandos Eletrônicos ==== Além de responder os Memorandos eletrônicos, o usuário pode encaminhá-los, sendo possível acompanhar a tramitação de um documento mesmo quando este não está em processo. Para acessar esta operação, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:encaminhar.png|}}. E logo, uma tela com os //Dados do Documento// será exibida. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura253.png |Figura 15: Dados do Documento}} Nas tramitações de memorandos eletrônicos temos as seguintes opções de encaminhamento: * //Para Outra Unidade//: movimentação da sua unidade para uma outra unidade da instituição; * //Para Funcionário da Unidade//: movimentação interna na sua unidade para outro funcionário. Deve-se também definir o destino do encaminhamento, selecionando a unidade ou o servidor como destinatário. Caso deseje, assinale a opção //Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando?//. Para exemplificar, definiremos o //Tipo de Encaminhamento// __Para Outra Unidade__, sendo o destinatário a __Biblioteca Setorial do CCHLA__ e nível de acesso restrito aos __Responsáveis pela Unidade__. Para continuar a operação, clique em //**Continuar**//. A tela a seguir será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura254.png | Figura 12: Dados do Documento }} Nesta página, são apresentados os //Dados do Documento//, //Dados de Movimentação// e os //Dados Gerais de Despacho//. Neste último, o usuário deverá selecionar se deseja cadastrar o despacho associado à movimentação selecionando as opções //Sim// para o cadastramento e //Não// para não realizar o cadastro. O usuário também deverá confirmar os dados que foram exibidos. Nos //Dados Gerais do Despacho//, caso o usuário opte por assinalar //Sim//, a tela ficará configurada da seguinte forma: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura255.png |Figura 13: Dados Gerais do Despacho}} O usuário deverá definir os seguintes dados: * //Tipo de Despacho//: Definir se o despacho será //Favorável// ou //Desfavorável//; * //Servidor Responsável pelo Despacho//: Selecionar o servidor responsável pelo Despacho; * //Público//: Definir se o Despacho terá caráter público ou não; * //Forma de Despacho//: Optar pelo despacho redigido no espaço disponibilizado ou se anexado em arquivo. É possível observar que optamos pelo Despacho __Favorável__; //Servidor Responsável pelo Despacho// __NOME DO SERVIDOR (00000)__; //Público// __SIM__ e //Forma de Despacho// __Anexar Arquivo__. Para continuar com o procedimento, clique em //**Confirmar**//. Em seguida, será exibida a tela confirmando o sucesso do procedimento. Serão exibidos os //Dados Gerais do Processo// assim como suas movimentações e os dados gerais referentes ao Despacho. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:figura256.png |Figura 17: Dados do Documento}} É possível imprimir um comprovante da operação realizada, ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:imprimir_comprovante.jpg|}}. Além dos dados do processo, no comprovante, as movimentações são apresentadas. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:comprovante.png |Figura 18: Comprovante de Encaminhamento}} Para imprimir, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:icone_imprimir.png|}}. Para retornar ao menu Protocolo, clique no link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:link_protocolo.png|}}. **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:cadastro_autenticacao:cadastrar_memorando| Cadastrar Memorando]] * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:cadastro_autenticacao:alterar_memorandos| Alterar memorando]] * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:cadastrar_despacho| Cadastrar Despacho]] * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:cadastro_autenticacao:autenticar| Autenticar Memorando]] [[suporte:manuais:sipac:protocolo:lista| << Voltar - Manuais do SIPAC]]