~~ODT~~ ====== Cadastrar Documento ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Portal Administrativo | | **Usuários** | Servidores responsáveis pelo cadastro de processos e documentos no sistema da Instituição | | **Perfil** | Cadastrar Protocolo | | **Última Atualização** |ver('', false);| Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de um documento no sistema da Instituição, mesmo que ele não esteja inserido em um processo. Para isso, //acesse o SIPAC -> Módulos -> Portal Administrativo -> Protocolo -> Documentos -> Cadastrar Documento//. O sistema exibirá a página //Dados do Documento//: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot001.png |Figura 1: Dados do Documento}} Para realizar o cadastro, é necessário informar os seguintes dados do documento: * //Origem do Documento//, dentre as opções //Documento Interno// e //Documento Externo//; * //Documento (Identificador/Ano)//, ou o número identificador e ano do documento na Instituição; * //Tipo do Documento//; * //Data do Documento//; * //Observações// sobre o documento, se desejar; * //Origem Interna// do documento, dentre as opções //Própria Unidade// e //Outra Unidade//; * //Unidade de Destino// do documento na Instituição. No campo //Data do Documento//, é possível digitar a data desejada ou selecioná-la no calendário exibido ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:screenshot125.png|}}. Já no campo //Unidade de Destino//, é possível digitar o código e/ou a denominação da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema. Para exemplificar, utilizaremos: * //Origem do Documento//: __Documento Interno__; * //Documento (Identificador/Ano)//: __213/2011__; * //Tipo do Documento//: __PORTARIA__; * //Data do Documento//: __01/09/2011__; * //Origem Interna//: __Própria Unidade__; * //Unidade de Destino//: __14.31 - DIREÇÃO DO CENTRO DE TECNOLOGIA (14.31)__. Caso desista da operação, clique em //**Cancelar**// e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as páginas em que estiver presente. Após informar os dados desejados, clique em //**Continuar**// para prosseguir. O sistema o direcionará para a seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot002.png |Figura 2: Dados do Arquivo a Ser Anexado}} Nesta página, é possível anexar o arquivo do documento que está sendo cadastrado. Para isso, informe o //Nome// do arquivo e sua //Descrição// e selecione o arquivo desejado clicando em //**Selecionar Arquivo**// e escolhendo o arquivo em seu computador. Exemplificaremos com o //Nome//: __Portaria 213/2011__ e a //Descrição//: __Portaria de número 213/2011 digitalizada__. Para anexar o arquivo ao documento, clique em //**Anexar**//. A página será atualizada e o arquivo passará a ser exibido na lista de //Arquivos Anexados ao Documento//, que será disponibilizada pelo sistema embaixo do campo com os //Dados do Arquivo a Ser Anexado//, conforme figura a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot003.png |Figura 3: Mensagem de Sucesso; Dados do Arquivo a Ser Anexado; Arquivos Anexados ao Documento}} Para anexar outro arquivo, repita a operação. Se desejar remover o arquivo recém-anexado, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:remover.png|}}. A seguinte tela será disponibilizada: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot004.png |Figura 4: Caixa de Diálogo}} Clique em //**Cancelar**// caso desista da remoção ou em //**OK**// para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será apresentada pelo sistema no topo da página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot005.png |Figura 5: Mensagem de Sucesso da Remoção}} De volta à página onde o arquivo do documento pode ser anexado, clique em //**Voltar**// caso deseje retornar à página anterior. Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente. Para prosseguir, clique novamente em //**Continuar**//. O sistema o direcionará para a seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot006.png |Figura 6: Dados do Documento }} Aqui, informe se deseja //Cadastrar Despacho// do documento ou //Não//. Caso opte por cadastrar, a página será prontamente atualizada e exibida no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot007a.png |Figura 7: Dados do Documento}} É necessário informar o //Tipo do Despacho//, dentre as opções //Favorável// e //Desfavorável//; o //Servidor Responsável pelo Despacho//; se o despacho é //Público// ou //Não//; e a //Forma do Despacho//, que pode ser //Informar Despacho//, para digitar o texto do mesmo, ou //Anexar Arquivo// do despacho. Exemplificaremos com o //Tipo do Despacho//: __Favorável__; //Público//: __Sim__; //Forma do Despacho//: __Informar Despacho__; e o texto do despacho __Considerando que as informações necessárias ao documento foram colhidas e analisadas, autorizo seu encaminhamento à Direção do Centro de Tecnologia. O presente despacho entra em vigor na data de sua publicação__. Caso esteja certo do cadastro do documento, clique em //**Confirmar**//. O sistema o encaminhará para uma nova página, com a mensagem de sucesso do cadastro e os //Dados do Documento// recém-cadastrado: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot008.png |Figura 8: Mensagem de Sucesso; Dados do Documento}} Se desejar retornar à página inicial do //Portal Administrativo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:portal_administrativo_gd..png|}}. Para imprimir o comprovante de cadastro do documento, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot009.png|}}. O comprovante será apresentado pelo sistema no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot010a.png |Figura 9: Comprovante de Documento}} Clique em //**Fechar**// para retornar à página anterior. Para imprimir o comprovante, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:imprimir_1.png|}}. Caso deseje retornar à página inicial do //Portal Administrativo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:portal_administrativo_peq..png|}}, no topo da página. **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:consultar_documento|Consultar Documento]] * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:alterar_documento|Alterar Documento]] [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:lista| << Voltar - Manuais do SIPAC]]