~~ODT~~ ====== Memorandos Eletrônicos a Receber ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Portal Administrativo | | **Usuários** | Qualquer usuário do SIPAC | | **Perfil** | Servidor | | **Última Atualização** |ver('', false);| Esta funcionalidade possibilita o recebimento dos Memorandos Eletrônicos enviados para o usuário, sua unidade (de acordo com o nível de acesso) ou Grupos de Destinatários que faz parte e que ainda não foram lidos. Em geral, esta funcionalidade é utilizada após um memorando ter sido autenticado para ficar disponível aos usuários de destino. Para realizar esta operação, acesse o //SIPAC -> Módulos -> Portal Administrativo -> Comunicação -> Memorandos Eletrônicos -> A Receber//. A seguinte tela será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:comunicacao:memorandos_eletronicos:01ax1uuu.png |Figura 1: Buscar Memorando Eletrônico}} Caso desista da operação, clique em //**Cancelar**// e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função. Para retornar à página inicial do módulo, clique no link {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:comunicacao:memorandos_eletronicos:screen082.png|}}. Esta opção é válida sempre que a função estiver disponível. Na tela acima, o usuário poderá buscar por um memorando específico informando um ou mais dos critérios de busca disponibilizados pelo sistema. São eles: * //Número/Ano//: Informe o número e ano de cadastro do memorando a ser localizado; * //Identificador//: Forneça o número identificador do memorando; * //Unidade de Origem//: Selecione a unidade de origem desejada a partir das opções disponibilizadas pelo sistema ao inserir as letras iniciais referentes à denominação da unidade; * //Todos//: Habilite esta opção caso deseje visualizar todos os memorandos ainda não lidos. Após definir os parâmetros de busca desejados, clique em //**Buscar**//. Os resultados serão fornecidos conforme mostrado na tela anterior. Com os memorandos listados, será possível realizar operações como //Visualizar//, //Marcar para acompanhamento//, //Memorando Detalhado//, //Visualizar Leituras//, //Responder// e //Encaminhar// memorandos. Essas ações serão explicadas nos tópicos abaixo. Para marcar o memorando para acompanhamento, basta clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:bandeira.png|}}. O item marcado ficará destacado na cor vermelha. Para desmarcá-lo, basta clicar novamente no mesmo ícone. ===== Visualizar Memorando Eletrônico ===== Para visualizar determinado memorando eletrônico, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:14.png|}}. A tela contendo o memorando será fornecida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:screen035.png |Figura 2: Visualizar Memorando Eletrônico}} Para finalizar a exibição desta página clique em //**Fechar**//. Para imprimir o memorando, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:icone_imprimir.png|}}. ===== Memorando Detalhado ===== O usuário poderá visualizar o memorando detalhado clicando no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:15.png|}}. A página seguinte será exibida. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:screen036.png |Figura 3: Documento}} Ao clicar no link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:login.png|}}, correspondente ao login do usuário cadastrador do memorando, poderão ser visualizadas informações referentes ao servidor relacionado. Esta função será válida sempre que presente neste manual. Para fechar a página, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:16.png|}}. Esta função será válida sempre que presente neste manual. Ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:14.png|}}, será exibido os dados contidos no memorando, conforme a tela exibida no tópico anterior. O usuário poderá ainda realizar a impressão do comprovante do memorando eletrônico, para isso, basta clicar em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:link1.png|}}. A tela gerada será a seguinte. {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:comunicacao:memorandos_eletronicos:04adzzz.png |Figura 4: Memorando Eletrônico}} Para finalizar a exibição da tela acima clique em //**Fechar**//. Para imprimir o memorando, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:icone_imprimir.png|}}. Caso deseje retornar à página inicial do módulo, clique no link {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:comunicacao:memorandos_eletronicos:link_portal_adm.png|}} no topo da página. ===== Visualizar Leituras ===== O usuário poderá realizar a leitura do memorandos clicando no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:lupa5.png|}}. A seguinte página será fornecida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:05ad.png |Figura 5: Memorando Eletrônico}} ===== Responder Memorando ===== O usuário poderá responder o memorando clicando no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:seta2.png|}}. A tela gerada será a seguinte. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:screen037.png |Figura 6: Destinatário do Memorando Eletrônico}} Para retornar a página anterior, clique em //**Voltar**//. Esta função será válida sempre que a opção estiver presente. Clique no link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:screen065.png|}} para visualizar os dados do memorando selecionado conforme exibido anteriormente no manual. Nesta etapa do procedimento, o usuário deverá marcar para quem ele deseja //Responder// o memorando, o qual poderá ser respondido //Às Unidades de Servidores Assinantes//, //Aos Servidores Assinantes// ou //A Outro Destino//. Caso o usuário opte por responder o memorando //Às Unidades de Servidores Assinantes//, será necessário selecionar as unidades de responsabilidade desejadas do usuário assinante e clicar em //**Adicionar Unidades Selecionadas Como Destinatárias**//. Se a resposta for encaminhada //Aos Servidores Assinantes//, deverão ser selecionados os assinantes do memorando e clicar em //**Adicionar Servidores Selecionados Como Destinatários**//. Para exemplificar esta ação, utilizaremos o envio da resposta ao memorando //A Outro Destino//, como mostrado na tela anterior. Na seção //Dados do Destinatário//, selecione a opção //A uma Unidade// para responder o memorando selecionado a uma unidade específica. Porém, se o usuário não encontrar a unidade desejada, o mesmo poderá selecionar a opção //Não encontrei a unidade, buscar por responsável// e informar o //Servidor// responsável pela unidade. Exemplificaremos com a //Unidade// __INSTITUTO DO CÉREBRO (10.89)__. O usuário poderá ainda habilitar a opção //Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando// caso deseje ser notificado sobre quando o memorando foi lido pelo destinatário. Feito isso, clique em //**Adicionar Destinatário**// para prosseguir. O destinatário será incluído ao passo que o sistema exibirá a seguinte mensagem de sucesso: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:screen038.png |Figura 7: Mensagem de Sucesso; Destinatários}} Para remover determinado destinatário adicionado anteriormente, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:excluir.png|}} e confirme a ação na seguinte caixa de diálogo exibida pelo sistema: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:screen039.png |Figura 8: Remover Destinatário}} Clique em //**OK**// para confirmar a exclusão do destinatário selecionado. Será exibida a seguinte mensagem de sucesso no topo da tela: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:screen040.png |Figura 9: Mensagem de Sucesso}} Para prosseguir com a ação, clique em //**Continuar**//. A página seguinte será exibida. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:04ex.png |Figura 10: Memorando Eletrônico}} Preencha o campo obrigatório //Assunto do Memorando (Título)// e //Texto do Memorando//. Se desejar anexar algum arquivo relevante para o memorando basta clicar em //**Selecionar arquivo**//. Se desejar fazer uma visualização prévia do memorando, clique em //**Pré-Visualizar**//. O memorando sem autenticação será exibido conforme a visualização do memorando exemplificado no tópico inicial deste manual. Ainda na página //Memorando Eletrônico//, para dar continuidade a operação, clique em //**Continuar**//. A tela //Servidores Responsáveis por Autenticar Memorando// será gerada pelo sistema. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:06dddt.png |Figura 11: Servidores Responsáveis por Autenticar Memorando}} Forneça os campos de preenchimento obrigatório: //Servidor de Assinatura// e //Unidade do Servidor//. Quando o primeiro campo é informado, o sistema oferece uma lista de unidades possíveis para o preenchimento do segundo campo respectivamente. Se desejar continuar com a operação clique em //**Adicionar Servidor**//. A página //Servidores Responsáveis por Autenticar Memorando// ficará exibida da seguinte forma. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:screen049.png |Figura 12: Servidores Adicionados}} Para remover o servidor adicionado clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:lixeira.png|}}. A exclusão do servidor acontecerá de maneira semelhante à demonstrada anteriormente no manual, com o //Destinatário// do memorando. Após adicionar os servidores desejados, clique em //**Gravar**// para salvar as informações sem enviar o memorando para autenticação. O sistema exibirá a seguinte tela juntamente com a mensagem de sucesso da ação. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:10eee.png |Figura 13: Memorando Eletrônico Cadastrado com Sucesso}} Ainda na página //Servidores Adicionados//, após adicionar os servidores desejados, clique em //**Enviar para Autenticação**// para enviar o memorando cadastrado para autenticação. Será gerada a seguinte tela juntamente com a mensagem de sucesso da ação. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:10fx.png |Figura 14: Memorando Eletrônico Cadastrado e Enviado para Autenticação com Sucesso}} Clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:link20.png|}} para //Cadastrar Memorando//. Esta ação está detalhada no manual __Cadastrar Memorando__, listado em //Manuais Relacionados//, no fim desta página. Para autenticar o memorando enviado para autenticação, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:link21.png|}}. Esta ação está detalhada no manual __Autenticar Memorandos Eletrônicos__, listado em //Manuais Relacionados//, no fim desta página. ===== Encaminhar Memorando ===== O usuário poderá ainda realizar o encaminhamento do memorando clicando no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:seta3.png|}}. A página gerada será a seguinte. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:16dxp.png |Figura 15: Dados do Documento}} Na seção //Dados da Movimentação//, selecione o //Tipo de Encaminhamento// entre as opções //Para Outra Unidade// ou //Para Funcionário da Unidade//. Caso esta última opção seja escolhida, o usuário deverá selecionar o //Usuário de Destino// dentre as opções listadas pelo sistema. Exemplificaremos esta ação com o //Tipo de Encaminhamento// __Para Outra Unidade__. Após escolher esta opção, deverá ser definida a //Unidade de Destino// através do código da unidade ou selecionando-a a partir da listagem fornecida. Utilizaremos como exemplo a //Unidade de Destino// __12.05.01 - SECRETARIA DO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA E MATEMÁTICA APLICADA__. Em //Selecione o Nível de Acesso ao Memorando na Unidade//, escolha entre as opções //Responsáveis e Secretaria da Unidade// ou //Responsáveis pela Unidade//. Exemplificamos com a opção __RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE__. Definidas as configurações desejadas, clique em //**Continuar**// para prosseguir. Será fornecida a seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:screen051.png |Figura 16: Dados do Documento}} Na tela acima, na seção //Dados do Despacho//, selecione entre as opções //Sim// ou //Não// no campo //Cadastrar Despacho// para informar se deseja ou não efetuar o despacho do documento. Caso opte pela confirmação do despacho, os seguintes dados deverão ser fornecidos: * //Tipo do Despacho//: Selecione entre as opções //Favorável// ou //Desfavorável//; * //Servidor Responsável pelo Despacho//: Selecione o servidor responsável dentre as opções listadas pelo sistema; * //Público//: Especifique se o despacho é público ou não selecionando uma das opções entre //Sim// ou //Não//; * //Forma do Despacho//: Escolha a forma de despacho entre //Informar Despacho// ou //Anexar Arquivo//. Caso seja selecionada a opção //Informar Despacho//, o sistema fornecerá o campo de edição de texto com as ferramentas de formatação, conforme visualizada anteriormente neste mesmo manual; * //Arquivo//: Este campo será solicitado caso a opção //Anexar Arquivo// tenha sido escolhida no campo anterior, devendo o usuário clicar em //**Selecionar Arquivo**// para indicar o documento a ser anexado ao despacho. Exemplificaremos esta ação com as seguintes informações: * //Tipo do Despacho//: __Favorável__; * //Servidor Responsável pelo Despacho//: __NOME DO SERVIDOR (123456)__; * //Público//: __Sim__; * //Forma do Despacho//: __Anexar Arquivo__. Feito isso, clique em //**Confirmar**// para finalizar. A mensagem de sucesso abaixo será gerada, acompanhada pela tela dos //Dados do Documento//: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:screen052.png |Figura 17: Dados do Documento}} Para imprimir o comprovante clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:imprimir.png|}}. O memorando eletrônico será gerado: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:comunicacao:memorandos_eletronicos:screen053zzz.png |Figura 18: Memorando Eletrônico}} Para retornar a página anteriormente gerada, clique em //**Fechar**//. Para realizar a impressão do memorando eletrônico, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:icone_imprimir.png|}}. Caso deseje retornar à página inicial do módulo, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:comunicacao:memorandos_eletronicos:link_portal_adm.png|}} no topo da página. **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:comunicacao:memorandos_eletronicos:cadastrar_memorando|Cadastrar Memorando]] * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:comunicacao:memorandos_eletronicos:autenticar|Autenticar Memorandos Eletrônicos]] [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:lista| << Voltar - Manuais do SIPAC]]