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Cadastrar Memorando Circular

Sistema	SIPAC
Módulo	Protocolo
Usuários	Todo usuário que possui o perfil Cadastrar Protocolo
Perfil	Gestor de Cadastro de Protocolo
Última Atualização	ver('', false);

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Para acessar, entre no SIPAC → Módulos → Protocolo → Memorandos → Cadastro/Autenticação → Cadastrar Memorando Circular.

Na tela serão listados os grupos de destinatários dos memorandos e o quadro para Consulta de Grupos.

Caso desista da operação, clique em Cancelar. Esta ação é válida para todas as telas que a contenham.

Na seção Consulta de Grupos o usuário poderá buscar por Grupos de Destinatários. Para isso selecione um dos campos: Descrição do grupo ou Todos os grupos. Após o preenchimento dos campos clique em Buscar.

Os grupos de destinatários serão listados. O usuário poderá selecionar quantos grupos desejar de Grupos de Destinatários.

Exemplificamos com: Consulta de Grupos: Todos os Grupos e Grupos de Destinatários: Grupo Memorando Circular.

Para prosseguir com a ação e realizar o cadastro do memorando circular, clique em Continuar.

A página seguinte será fornecida.

Essa operação realiza o cadastro de memorando eletrônico. Para a realização desse cadastro devem ser informados os seguintes campos: Assunto e Texto referentes ao memorando, onde o sistema disponibiliza opções para edição de texto.

O usuário opcionalmente poderá anexar um arquivo ao memorando. Para isso clique em Selecionar arquivo, e anexe-o ao documento.

Para retornar a página anterior clique em Voltar. Esta função é válida sempre que presente.

Para realizar a pré-visualização do memorando sem a autenticação, clique em Pré-Visualizar. O memorando será fornecido.

Para finalizar a exibição desta página clique em Fechar.

Para imprimir o memorando, clique em .

Na tela Memorando Eletrônico para prosseguir com o cadastro do memorando, clique em Continuar.

O sistema fornecerá a seguinte tela:

Nesse passo será informado o servidor responsável pelo memorando. Para que outras pessoas possam ler esse memorando, é necessário que o servidor responsável pelo mesmo realize a sua autenticação digital.

Apenas servidores com níveis de responsabilidade CHEFE, VICE ou GERENTE podem autenticar memorandos.

Preencha os campos: Servidor de Assinatura e Unidade do Servidor.

Para incluir o servidor como autenticador do memorando, clique em Adicionar Servidor. A página seguinte será gerada.

Se desejar excluir o servidor já adicionado, clique no ícone . Uma caixa de diálogo será gerada para a confirmação da remoção do servidor.

Clique em OK para confirmar a exclusão. Optando por confirmar, o servidor será removido da lista de Servidores Adicionados.

Retornando a tela Servidores Adicionados, o usuário poderá realizar a pré-visualização do memorando sem autenticação clicando em Pré-Visualizar. A Página exibida será a mesma que Pré-Visualizar Memorando.

Na tela Servidor Responsável pelo Memorando, para apenas salvar as informações fornecidas no memorando, clique em Gravar. O usuário poderá também realizar o envio do memorando ao responsável, clicando em Enviar para Autenticação. A página gerada será comum para as duas funções: Gravar e Enviar para Autenticação.

O sistema exibirá a seguinte página:

Ao clicar no link , o usuário retornará a página inicial de busca Consulta de Grupos.

Ao clicar no link , caso haja memorandos para serem autenticados, o sistema fornecerá uma lista com os respectivos memorandos. A operação Autenticar Memorando será explicada em um manual específico Autenticar Memorandos Eletrônicos que está listado em manuais relacionados.