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Uma ocorrência de um documento é uma informação adicional que é incluída durante uma movimentação de um documento. Esta informação se refere a uma observação que o usuário apresenta sobre eventos ocorridos enquanto o documento permanece em sua unidade. Esta operação permite a listagem de documentos da sua unidade para cadastro de ocorrências.

Para cadastrar ocorrências, entre no SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Cadastro → Cadastrar Ocorrência.

O sistema exibirá a tela:

Caso desista da operação, clique em Cancelar. Uma caixa de diálogo será exibida solicitando confirmação da operação. Essa ação será válida em todas as páginas em que estiver presente.

Para realizar a busca por ocorrências o usuário possui as seguintes opções:

• Protocolo: Número do protocolo que deseja consultar;
• Origem: A origem poderá ser selecionada entre Interna e Externa;
• Número/Ano: Número e ano do documento pesquisado;
• Ano do Documento: Para buscar todos os documentos de determinado ano, informe o ano desejado;
• Assunto do Documento: Para refinar a busca, informe o assunto do documento;
• Tipo do Documento: Tipo do documento a ser pesquisado. Essa opção poderá ser selecionada na lista disponibilizada pelo sistema;
• Unidade de Origem: Unidade de origem do documento;
• Órgão Externo de Origem: Caso exista preencha esse campo;
• Período do Documento e Período do Cadastro: Podem ser selecionados através do ícone ;
• Todos os Documentos da Unidade: Para visualizar todos os documentos da unidade, selecione essa opção.

Exemplificamos com Período do Documento, como 24/05/2010 à 27/05/2010. Após informar os dados desejados, clique em Buscar. A seguinte página será exibida:

Se desejar Visualizar Documento, clique no ícone , Uma nova janela será aberta com as informações detalhadas do documento:

Para fechar a janela, clique em . Essa ação será a mesma em todas as páginas em que estiver presente.

Se desejar Visualizar Despacho, clique no ícone , a seguinte página será exibida:

Para fechar a janela, clique em Fechar.

Se desejar imprimir o memorando, clique em .

De volta à página com as ocorrências encontradas, para Adicionar Ocorrência,clique no ícone .

A página Cadastro de Ocorrência será exibida. Caso deseje registrar/alterar uma ocorrência para este documento, preencha e submeta o formulário abaixo.

Para retornar a página anterior, clique em Voltar. Essa funcionalidade será a mesma em todas as páginas em que estiver presente.

Informe a Data da Ocorrência e a Ocorrência, em seguida clique em Cadastrar. A mensagem de sucesso será visualizada:

Se desejar Visualizar/Alterar Ocorrências, clique no ícone , a seguinte página será exibida:

Se desejar Excluir Ocorrência, clique no ícone . A seguinte caixa de diálogo será exibida:

Confirme clicando em OK. A mensagem de sucesso será exibida:

Para Alterar Ocorrência, novamente clique no ícone .

Para retornar à página principal do módulo Protocolo, clique em .

Após alterar a ocorrência, clique em Alterar, o sucesso da operação será informado:

Bom Trabalho!

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