Cadastrar Documento

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Esta funcionalidade permite o acompanhamento da tramitação de um documento mesmo quando este não está em um processo.

Para cadastrar memorandos, entre no SIPAC → Módulos → Protocolo → Documentos → Cadastro → Cadastrar Documento.

O sistema exibirá a tela:

Caso desista da operação, clique em Cancelar. Uma caixa de diálogo será exibida solicitando confirmação da operação. Essa ação será válida em todas as páginas em que estiver presente.

Para realizar a operação o usuário deverá informar os seguintes campos:

• Origem do Documento: opte entre Documento Interno ou Documento Externo;
• Assunto do Documento: ao digitar as três primeiras letras do assunto o sistema fornecerá uma lista para a possível seleção;
• Ofício: opte por uma das opções Sim ou Não.
• Documento (Identificador/Ano): Preencha com o código do documento e ano em que o processo foi criado;
• Tipo do Documento: Selecione o tipo de documento na lista disponibilizada pelo sistema;
• Data do Documento: Informe a data em que o documento foi criado ou selecione-a através do ícone ;
• Observações: Esse campo não é obrigatório e poderá ser preenchido caso existam observações a serem feitas;
• Origem Interna: opte entre Própria Unidade ou Outra Unidade;
• Unidade de Destino: Neste campo, o usuário poderá digitar o código ou o nome da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades da Instituição disponibilizado pelo sistema.

Exemplificamos Origem do Documento: Documento Interno, Assunto do Documento : Estágios Promovidos por Outras Instituições no Brasil, Ofício: Não, Tipo de Documento: ATA, Data do Documento com 02/11/2010 e Unidade de Destino com Superintendência de Informática.

Após informar os dados desejados, clique em Continuar. A seguinte página será exibida:

Se desejar retornar a página anterior, clique em Voltar. Essa funcionalidade será a mesma em todas as páginas em que estiver presente.

Nesta página poderão ser anexados arquivos ao documento que está sendo cadastrado. Caso queira anexar arquivos, informe o Nome, a Descrição e em seguida selecione o Arquivo que deseja clicando em Selecionar Arquivo, posteriormente, clique em Anexar.

A mensagem de sucesso e o documento serão carregados na seguinte página:

Para Excluir Documento anexado, clique no ícone , a seguinte caixa de diálogo será exibida:

Confirme a remoção do documento, clicando em OK, a mensagem de sucesso será visualizada:

Ainda na tela Arquivo Anexado com Sucesso após realizar as ações desejadas, clique em Continuar. A página Dados do Documento será carregada:

Nessa página é possível confirmar o cadastro do documento, no entanto se o usuário desejar Cadastrar Despacho, deverá selecionar a opção Sim e a página passará a ter a seguinte configuração.

Para exemplificar, na tela acima optamos por no campo Forma de Despacho selecionar a opção Anexar Arquivo.

Na parte de Dados Gerais do Despacho o usuário deverá informar os campos a seguir:

• Cadastrar Despacho: Para cadastrar deverá ser selecionada a opção Sim;
• Tipo de Despacho: Informe se o tipo de despacho é Favorável ou Desfavorável;
• Servidor Responsável pelo Despacho: Selecione na lista o servidor responsável;
• Público: Para tornar o despacho público, selecione a opção Sim, caso contrário selecione Não;
• Forma do Despacho: Caso selecione a opção Informar Despacho o sistema carregará uma caixa de texto para serem inseridas as informações necessárias, se a opção selecionada for Anexar Arquivo deverá ser selecionado o arquivo desejado, clicando em Selecionar Arquivo…;

Na tela abaixo, no campo Forma de Despacho a opção selecionada foi Informar Despacho.

Após preencher todos os campos necessários, clique em Confirmar. O sistema carregará a página a seguir:

Se desejar, o usuário poderá realizar a impressão do comprovante, para isso basta clicar em . Em seguida o comprovante será gerado.

Caso queira retornar a página anterior, clique em Voltar.

Para imprimir o comprovante, clique em .

Para retornar a página inicial do módulo Protocolo, clique no ícone , localizado no topo da página.

Bom Trabalho!

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