~~ODT~~ ====== Cadastrar Ocorrências ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Portal Administrativo | | **Usuários** | Servidores responsáveis pelo cadastro de processos e documentos no sistema da Instituição | | **Perfil** | Cadastrar Protocolo | | **Última Atualização** |ver('', false);| Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de uma ocorrência relacionada à um documento previamente cadastrado no sistema da Instituição. Uma ocorrência de um documento é uma informação adicional, ou uma observação sobre eventos ocorridos enquanto o documento permanecia em sua unidade de lotação, incluída por um servidor durante a movimentação do documento. Para realizar a operação, //acesse o SIPAC -> Módulos -> Portal Administrativo -> Protocolo -> Documentos -> Cadastrar Ocorrências//. O sistema exibirá o campo de //Consulta de Documentos//: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot030a.png |Figura 1: Consulta de Documentos}} Para realizar a busca pelo documento para o qual deseja cadastrar uma ocorrência, informe um ou mais dos seguintes dados: * Número de //Protocolo// do documento; * Número do //Código de Barras// do documento; * //Origem// do documento, dentre as opções //Interna// e //Externa//; * //Número/Ano// do documento; * //Ano do Documento//; * //Tipo do Documento//; * //Unidade de Origem// do documento, caso sua origem seja interna; * //Órgão Externo de Origem// do documento, caso sua origem seja externa; * //Período do Documento//; * //Período do Cadastro// do documento; * Selecione a opção //Todos os Documentos da Unidade// se desejar visualizar todos os documentos que estão localizados na unidade de lotação do usuário. No campo //Unidade de Origem//, ao digitar o código ou as primeiras letras da denominação da unidade desejada, o sistema exibirá uma lista contendo as opções disponíveis para escolha e preenchimento do campo. Clique na opção desejada para selecioná-la. Já nos campos //Período do Documento// e //Período do Cadastro//, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:screenshot125.png|}}. Esta ação será válida em todas as páginas que a contenha. Para exemplificar, utilizaremos a //Unidade de Origem//: __PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO (PROAD) (11.02)__. Caso desista da operação, clique em //**Cancelar**// e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as páginas em que estiver presente. Após informar os dados desejados, clique em //**Buscar**// para prosseguir. Os //Documentos Encontrados// serão apresentados embaixo do campo de busca, conforme figura a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot031.png |Figura 2: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados}} A partir da lista de //Documentos Encontrados//, é possível visualizar os detalhes do documento, cadastrar uma ocorrência e/ou visualizar e alterar uma ocorrência previamente cadastrada. Estas ações serão explicadas detalhadamente abaixo, neste mesmo manual. ==== Visualizar Documento ==== Para visualizar os detalhes de um documento, clique em seu número de protocolo ou no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:screenshot119.png|}}. A seguinte tela será apresentada: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot032.png |Figura 3: Documento}} As ações contidas nesta tela serão detalhadas no manual __Consultar Documento__, listado em //Manuais Relacionados//, no fim deste mesmo manual. Para fechar a tela e retornar à página anterior, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:fechar.png|}}. ==== Adicionar Ocorrência ==== Caso deseje adicionar uma nova ocorrência ao documento, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:screenshot123.png|}}. A página de //Cadastro de Ocorrência// será disponibilizada pelo sistema: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot033.png |Figura 4: Cadastro de Ocorrência}} Se desejar visualizar os dados do documento cuja ocorrência será cadastrada, clique em seu número. Esta ação foi explicada anteriormente, neste mesmo manual. Para realizar o cadastro, é necessário informar a //Data da Ocorrência//; o //Prazo de Término// da ocorrência, em dias; a //Ocorrência//; e sua //Situação//. Exemplificaremos com a //Data da Ocorrência//: __01/09/2011__; o //Prazo de Término//: __2__; a //Ocorrência//: __O memorando em questão foi devidamente inserido no processo de número 23077.037973/2011-77__; e a //Situação//: __Concluída__. Caso deseje retornar à página anterior, clique em //**Voltar**//. Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente. Para prosseguir, clique em //**Cadastrar**//. O sistema apresentará a seguinte mensagem de confirmação da operação no topo da página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot034.png |Figura 5: Mensagem de Sucesso do Cadastro}} ==== Visualizar/Alterar Ocorrências ==== Clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:alterar.png|}} se desejar visualizar e/ou alterar os dados de uma ocorrência previamente cadastrada. A lista de //Ocorrências Encontradas// será exibida pelo sistema: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot035.png |Figura 6: Ocorrências Encontradas}} Para alterar os dados da ocorrência, clique novamente no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:alterar.png|}}. O sistema o direcionará para a seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot037.png |Figura 7: Alteração de Ocorrência}} Aqui, é possível alterar a //Data da Ocorrência//; o //Prazo de Término// da ocorrência, em dias; a //Ocorrência//; e sua //Situação//. Note que alteramos a //Situação// para __Encerrada__. Caso deseje retornar à página inicial do //Portal Administrativo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:portal_administrativo_gd..png|}}. Para confirmar as alterações realizadas, clique em //**Alterar**//. A seguinte mensagem de sucesso será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot038.png |Figura 8: Mensagem de Sucesso}} De volta à lista de //Ocorrências Encontradas//, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:remover.png|}} para excluir a ocorrência. O sistema disponibilizará a seguinte tela: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot039.png |Figura 9: Caixa de Diálogo}} Clique em //**Cancelar**// caso desista da remoção ou em //**OK**// para confirmá-la. Optando pro confirmar, uma mensagem de sucesso semelhante à mensagem abaixo será apresentada pelo sistema no topo da página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot040.png |Figura 10: Mensagem de Sucesso}} **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:consultar_documento|Consultar Documento]] * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:despacho_eletronico|Cadastrar Despacho Eletrônico]] * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:ocorrencias_com_prazos_atrasados|Ocorrências com Prazos Atrasados]] [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:lista| << Voltar - Manuais do SIPAC]]