~~ODT~~ ====== Consulta de Memorandos Eletrônicos ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Portal Administrativo| | **Usuários** | Servidores Ativos na Instituição | | **Perfil** | Qualquer Papel do SIPAC | | **Última Atualização** |ver('', false);| Esta operação permite ao usuário realizar a consulta de memorandos eletrônicos recebidos e acompanhar suas informações gerais. Para isso, acesse o //SIPAC -> Módulos -> Portal Administrativo -> Protocolo -> Consultas -> Memorandos Eletrônicos//. A tela com os memorandos eletrônicos recebidos será carregada: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1434.png |Figura 1: Buscar Memorando Eletrônico}} Caso desista da operação, clique em //**Cancelar**// e confirme a desistência na caixa de diálogo exibida posteriormente. Esta ação é válida para todas as telas em que estiver presente. Na caixa de aviso exibida logo acima da tela, clique no link, em azul, localizado na frase //**Clique aqui** para acessar o(a) Manual//, para emitir o manual relacionado __Listar Memorandos Recebidos__. Nesta tela, o usuário terá a opção de //Buscar Memorando Eletrônico//, possibilitando buscar //Todos os Memorandos// ou refinar a consulta e exibir apenas os //Memorandos Filtrados// pelo sistema de busca. Ao selecionar esta última opção, serão exibidos os seguintes dados para filtrar o memorando: * //Número/Ano//: Número do Memorando e seu ano; * //Ano//: Ano do documento; * //Identificador//: Número de identificação do documento; * //Unidade de Origem//: Unidade de origem do Memorando; * //Unidade de Destino//: Unidade para onde o Memorando é destinado; * //Tipo//: É possível definir qual o tipo de Memorando se deseja encontrar, optando entre //Memorando Eletrônico//, //Memorando Circular// ou //Todos//; * //Data de Cadastro//: Refere-se à data em que foi cadastrado o Memorando. Para facilitar a busca, o usuário pode clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:icone_calen.png|}} e selecionar a data pelo calendário virtual; * //Situação//: Deverá selecionar a situação em que o Memorando se encontra. Exemplificaremos com o //Ano//: __2011__. Em seguida, clique em //**Buscar**// e os resultados serão apresentados conforme mostrado na tela anterior. Para cada memorando será possível //Visualizar//, //Marcar para acompanhamento//, //Memorando Detalhado//, //Leituras//, //Alterar Situação//, //Responder// e //Encaminhar// memorando. Exemplificaremos as ações acima com o __Memorando - Tributário__. ==== Visualizar ==== Para visualizar o Memorando de forma detalhada, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:1.png|}}. Em seguida, será exibida a tela com as informações do Memorando: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1435.png |Figura 2: Memorando}} O usuário poderá fechar a tela ao clicar em //**Fechar**//, ou imprimir o documento clicando no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:icone_imprimir.png|}}. ==== Marcar para acompanhamento ==== O Memorando pode ser marcado para acompanhamento, ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:2.png|}}. Desse modo, ficará realçado na cor vermelha, permanecendo assim até a sua conclusão ou até que seja desmarcado. Para desmarcar, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:q1.png|}}. ==== Memorando Detalhado ==== Para visualizar o Memorando detalhadamente, o usuário deverá clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:3.png|}}. A seguinte tela será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1437.png |Figura 3: Documento}} Se desejar sair da exibição da tela, clique em //**Fechar**//. Esta ação será válida para todas as telas que a apresentar. As operações presentes nesta tela serão descritas no manual relacionado __Consultar Documento__. ==== Leituras ==== É possível ter acesso a listagem de usuários que realizaram a leitura do documento. Para realizar esta operação, deve-se clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:icone_pessoa_e_lupa01.png|}}. Logo, será exibida uma tela com a lista //Leituras Realizadas no Memorando// e suas informações gerais: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1439.png |Figura 4: Leituras Realizadas no Memorando}} ==== Alterar Situação ==== Para alterar a situação de um Memorando eletrônico, deve-se informar a situação e descrever as observações que o usuário deseja informar, as quais serão apenas visualizadas pelo setor do usuário. Para utilizar essa operação, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:alteração_memorando.png|}}. A seguinte tela será carregada: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1440.png |Figura 5: Alterar Dados do Memorando Eletrônico}} Se desejar retornar à tela anterior, clique em //**Voltar**//. Esta ação é válida para todas as telas que a contenha. O usuário deverá informar a nova //Situação// do memorando, podendo optar por, //ENVIADO//, //EM ANÁLISE//, //CONCLUÍDO// ou //AUTENTICADO//. Além disso, deverá acrescentar alguma //Observação//. Exemplificaremos com a //Situação//: __ENVIADO__; e informaremos uma observação. Feito isso, clique em //**Cadastrar**//. A seguinte mensagem de sucesso será emitida: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1441.png |Figura 6: Mensagem de Sucesso}} ==== Responder ==== A resposta para um Memorando eletrônico é realizada através do ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:responder_memorando.png|}}. A seguinte página será emitida: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1442.png |Figura 7: Destinatário do Memorando Eletrônico}} Primeiramente, deve-se indicar qual será o destinatário, se será um //Servidor// ou uma //Unidade//. Caso seja selecionada a opção //Servidor//, o usuário deverá digitar o nome do destinatário. Caso a opção escolhida seja //Unidade//, o usuário poderá buscá-la pelo número ou pelo nome da unidade. Em seguida, deverá indicar qual será o nível de acesso do Memorando, isto é, qual departamento poderá ler esse documento. O usuário poderá selecionar entre //RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE// e //RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE//. Para receber um e-mail confirmando a leitura do Memorando, o usuário pode selecionar a opção na parte inferior da tela descrita como //Desejo receber por e-mail uma confirmação de leitura deste Memorando//. O usuário pode verificar as informações mais detalhadas do Memorando ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:3.png|}}, aparecendo, assim, a tela com os dados gerais do Memorando mostrada anteriormente. Utilizaremos como exemplo a opção //Unidade//: __DDRH - DIVISÃO DE TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE RH__; e //Nível de Acesso//: __RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE__. Em seguida, clique em //**Continuar**//. A tela a seguir será apresentada: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1443.png |Figura 8: Texto do Memorando Eletrônico}} Nesta tela, o usuário deverá redigir sua resposta para o Memorando, especificando o //Assunto do Memorando (Título)//, desenvolvendo o //Texto do Memorando// e, opcionalmente, anexar um arquivo. Para isto, clique em //**Selecionar Arquivo**// e busque, na máquina em uso, o arquivo desejado. O sistema possibilita que o usuário visualize o Memorando antes de ser enviado. Para essa operação, deve-se clicar em //**Pré-visualizar**//. A tela a ser exibida é semelhante à apresentada na operação //Visualizar// o Memorando. Clique novamente em //**Continuar**// para prosseguir com a operação. A tela abaixo será carregada: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1444.png |Figura 9: Servidores Responsáveis por Autenticar o Memorando}} Apenas servidores com níveis de responsabilidade //Chefe//, //Vice// ou //Gerente// podem autenticar memorandos. Caso o usuário que esteja cadastrando o memorando eletrônico seja o responsável pelo mesmo, não é necessário realizar a autenticação, pois a mesma é realizada automaticamente. A tela //Servidores Responsáveis por Autenticar Memorando// possibilita que o usuário adicione o servidor que será responsável pela autenticação do Memorando. No campo //Servidor de Assinatura// deve-se escolher o responsável pela autenticação digitando o nome do servidor para que o sistema de busca apresente os resultados referentes à pesquisa. Depois selecione a //Unidade do Servidor//. Em seguida, clique em //**Adicionar Servidor**//. Caso deseje remover um servidor, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot001.2.png|}}. Uma caixa de diálogo será exibida para a confirmação da remoção: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1446.png |Figura 10: Caixa de Diálogo}} Clique em //**OK**// para confirmar a operação. Para salvar as ações realizadas, clique em //**Gravar**//. A mensagem de sucesso será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1447.png |Figura 11: Mensagem de Sucesso}} Depois de concluído, clique em //**Enviar para Autenticação**//. O sistema informará a seguinte mensagem de sucesso: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1445.png |Figura 12: Mensagem de Sucesso}} O link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:cadastrar_memorando.png|}} permite que o usuário seja encaminhado para uma tela de cadastramento de Memorando. Esta operação será explicada no manual relacionado __Cadastrar Memorando__. Já o link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:autenticar_memorando.png|}} permite a autenticação dos Memorandos e a visualização de uma lista de Memorandos pendentes para a autenticação. Esta ação estará descrita no manual relacionado __Autenticar Memorando__. ==== Encaminhar ==== O usuário poderá encaminhar Memorando, sendo possível acompanhar a tramitação de um documento mesmo quando este não está em processo. Para acessar esta operação, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:encaminhar.png|}}. Logo, uma tela com os //Dados do Documento// será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1448.png |Figura 13: Dados do Documento}} Nesta tela, o usuário deverá informar os seguintes dados: * //Tipo de Encaminhamento//: Poderá optar por encaminhar //Para Outra Unidade//, movimentação da sua unidade para uma outra unidade da instituição; ou //Para Funcionário da Unidade//, movimentação interna na sua unidade para outro funcionário; * //Unidade de Destino//: Corresponde ao destino do encaminhamento, selecionando a unidade ou o servidor como destinatário; * //Nível de acesso ao memorando na unidade//: O usuário poderá optar pelos //RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE// ou //RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE//; * //Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando//: Selecione essa opção caso deseje receber a confirmação da leitura do memorando por e-mail. Para exemplificar, definiremos o //Tipo de Encaminhamento//: __Para Outra Unidade__; //Unidade de Destino//: __SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA (11.35)__; e //Nível de acesso ao memorando na unidade//: __RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE__. Para prosseguir com a operação, clique em //**Continuar**//. A seguinte tela será carregada: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1449.png |Figura 14: Confirmar Dados do Documento}} Nos //Dados Gerais do Despacho//, ao optar por //Sim// no campo //Cadastrar Despacho//, deverá definir os seguintes dados: * //Tipo de Despacho//: Definir se o despacho será //Favorável// ou //Desfavorável//; * //Servidor Responsável pelo Despacho//: Selecionar o servidor responsável pelo Despacho; * //Público//: Definir se o Despacho terá caráter público ou não; * //Forma de Despacho//: Optar pelo despacho redigido no espaço disponibilizado ou se anexado em arquivo. Utilizaremos como exemplo //Cadastrar Despacho//: __Sim__; //Tipo de Despacho//: __Favorável__; //Público//: __Sim__; //Forma de Despacho//: __Informar Despacho__. Para continuar com o procedimento, clique em //**Confirmar**//. O sistema informará o sucesso da operação: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1450.png |Figura 15: Mensagem de Sucesso}} Caso deseje retornar à página inicial do //Portal Administrativo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:portal_administrativo_gd..png|}}. Para imprimir o comprovante de encaminhamento do memorando eletrônico, utilize o ícone {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1452.png|}}. O comprovante será exibido da seguinte forma: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:screenshot1453.png |Figura 16: Memorando Eletrônico}} Para sair da exibição da página, clique em //**Fechar**//. Se desejar imprimir o comprovante, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:consultas_relatorios:consultas:icone_imprimir.png|}}. Caso deseje retornar à página inicial do //Portal Administrativo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:consultas:portal_administrativo_peq..png|}}, no topo do comprovante. **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:consultas:listar_recebidos| Listar Memorandos Recebidos]] * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:consultar_documento| Consultar Documento]] * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:cadastro_autenticacao:cadastrar_memorando| Cadastrar Memorando]] * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:memorandos:cadastro_autenticacao:autenticar| Autenticar Memorando]] [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:lista| << Voltar - Manuais do SIPAC]]