~~ODT~~ ====== Cadastrar Processo ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Protocolo | | **Usuários** | Servidores da Instituição habilitados a realizar o cadastro de processos e/ou documentos protocolados | | **Perfil** | Cadastrar Protocolo | | **Última Atualização** |ver('', false);| Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de processos no sistema da Instituição. Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas. Para realizar esta operação, acesse o //SIPAC -> Módulos -> Protocolo -> Processos -> Cadastro -> Cadastrar Processo//. O sistema exibirá a seguinte tela, onde é necessário informar os //Dados Gerais do Processo// que será cadastrado: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:print574.png |Figura 1: Dados Gerais do Processo}} Caso desista da operação, clique em //**Cancelar**// e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função. Para retornar à página inicial do módulo, clique no link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:protocolo.png|}}. Esta opção é válida sempre que a função estiver disponível. Na tela acima, é necessário informar os seguintes dados: * //Origem do Processo//: Selecione a procedência do processo dentre as opções //Processo Interno// e //Processo Externo//. Caso a opção //Processo Externo// seja selecionada, será necessário informar se deseja visualizar o //Número do processo no formato 00000.000000/0000-00 (radical.numero/ano-dv)// e informar o //Número Original do Processo//; * //Tipo do Processo//: Selecione o tipo do processo a partir das opções disponibilizadas; * Código ou denominação do //Assunto do Processo//: Ao digitar o código ou as primeiras letras do assunto do processo, o sistema disponibilizará uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la; * //Assunto Detalhado//: Informe o assunto detalhado do processo; * //Natureza do Processo//: Escolha dentre as opções //Ostensivo// e //Sigiloso//. Optando por selecionar a opção //Sigiloso//, o sistema automaticamente exibirá um novo campo solicitando o //Grau de Sigilo// do processo; * //Observação//: Se desejar, insira observações quanto ao processo a ser cadastrado; * //Destino//: Selecione o destino do processo dentre as opções //Unidade Sugerida// e //Outra Unidade//. Ao optar por //Unidade Sugerida//, o sistema disponibilizará uma lista com as //Unidades de Destino// sugeridas, para escolha do usuário. Já ao optar por selecionar a opção //Outra Unidade//, além do campo //Unidade de Destino//, um esquema de hierarquia das unidades da Instituição será apresentado. * //Unidade de Destino//: Neste campo, é possível digitar o código ou a denominação da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades da Instituição disponibilizado pelo sistema. Esta opção é válida em todas as telas em que estiver presente; * //Tempo Esperado na Unidade de Destino//: Informe o tempo de espera, em dias. Exemplificaremos o preenchimento dos campos acima da seguinte maneira: * //Origem do Processo//: __Processo Interno__; * //Tipo do Processo//: __Abono de Faltas__; * //Assunto do Processo//: __029.11 - CONTROLE DE FREQUÊNCIA LIVROS, CARTÕES, FOLHAS DE PONTO, ABONO DE FALTAS, CUMPRIMENTO DE HORAS EXTRAS__; * //Assunto Detalhado//: __Abono de faltas do mês de julho__; * //Natureza do Processo//: __OSTENSIVO__; * //Destino//: __Outra Unidade__; * //Unidade de Destino// __14.10 - COORDENAÇÃO DO CURSO DE ENGENHARIA ELÉTRICA (14.10)__; * //Tempo Esperado na Unidade de Destino//: __02__. Após informar os dados do processo, clique em //**Continuar**// para prosseguir. A seguinte página será carregada: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot003.png |Figura 2: Documentos do Processo}} Clique em //**Voltar**// para retornar à página anterior. Esta função será válida sempre que a opção estiver presente. Nesta tela, é necessário informar ao menos um documento que formalize o processo, documento este que pode ser memorando, ofício, requerimento, entre outros. Para isso, selecione a opção //Informar Novo Documento// para que um novo documento seja criado no sistema e inserido no processo ou a opção //Consultar Documentos Existentes// para realizar uma consulta de documentos já cadastrados na base de dados do sistema pela sua unidade e inseri-los ao processo. De acordo com a opção selecionada, a tela será carregada de uma forma diferente. Caso a opção selecionada tenha sido __Informar Novo Documento__, a tela carregada será a exibida na figura anterior. Selecionando esta opção, será necessário informar os seguintes dados do documento: * //Tipo do Documento//: Selecione o tipo do documento que será inserido; * //Data do Documento//: Informe a data de referência do documento ou selecione a partir do calendário virtual disponibilizado pelo sistema ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:calendário.png|}}; * //Número//: Insira o número do documento, se desejar; * //Ano//: Especifique o ano de emissão do documento a ser inserido; * //Unidade de Origem//: Se desejar, informe o código ou selecione a unidade de origem associada ao documento; * //Observações//: Utilize o espaço em branco fornecido pelo sistema para inserir observações sobre o documento; * //Anexar Arquivo//: Caso deseje anexar determinado arquivo ao documento, clique em //**Selecionar Arquivo**// e busque-o em seu computador. Exemplificaremos com os dados //Tipo do Documento// __ATESTADO MÉDICO__ e //Data do Documento// __04/07/2011__. Após informar os dados necessários, clique em //**Inserir Documento(s)**//. A página será recarregada e passará a ser exibida da seguinte forma: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot004.png |Figura 3: Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo}} Para visualizar o documento recém-inserido, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:lupa_1.png|}}. Esta ação será válida em todas as telas em que estiver presente. Uma nova janela será então apresentada com os dados do documento, no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot005.png |Figura 4: Documento}} Clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:fechar_1.png|}} para fechar esta janela e retornar à tela anterior. Esta ação será válida em todas as telas que a contenha. De volta à lista de //Documentos Inseridos no Processo//, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:excluir.png|}} caso deseje excluir o documento inserido. O sistema apresentará a seguinte janela: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot006.png |Figura 5: Caixa de Diálogo}} Clique em //**Cancelar**// caso desista da remoção ou em //**OK**// para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será exibida no topo da página: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:figura076.png |Figura 6: Mensagem de Sucesso da Remoção}} De volta à página de inserção de //Documentos do Processo//, caso opte por selecionar a opção __Consultar Documentos Existentes__, a tela será recarregada disponibilizando ao usuário a busca por documentos já cadastrados por sua unidade de lotação e que encontram-se na mesma: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot007.png |Figura 7: Documentos do Processo}} Vale ressaltar que estes documentos poderão ser inseridos ao processo em forma de cópia. Para realizar a consulta por documentos na unidade, forneça um ou mais dos critérios de busca dispostos pelo sistema e clique em //**Consultar**// para realizar a busca. A página com os resultados será prontamente atualizada e os documentos que atendem aos critérios de busca serão exibidos na lista de //Documentos Encontrados//. Se desejar visualizar os detalhes de um dos documentos encontrados, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:lupa_1.png|}}. O sistema apresentará o //Documento// no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:print575.png |Figura 8: Documento}} Para efetuar o download do arquivo inserido ao documento, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:print520.png|}} e confirme a transferência do arquivo na janela que será gerada posteriormente. Clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot010.png|}} para visualizar o comprovante de cadastro do documento, que será exibido conforme figura a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:print576.png |Figura 9: Comprovante de Cadastro do Documento}} Para retornar à página anterior, clique em //**Voltar**//. Se desejar imprimir o comprovante, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:imprimir_1.png|}}. Caso deseje retornar à página inicial do módulo, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot011.png|}}. Ainda na lista de //Documentos Encontrados//, selecione o(s) documento(s) que deseja adicionar ao processo clicando na caixa exibida ao lado de sua numeração e clique em //**Inserir Documento(s)**//. Esta ação foi explicada anteriormente, neste mesmo manual. Após inserir todos os documentos desejados, clique em //**Continuar**// para dar continuidade ao cadastro do processo. A seguinte página será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot012b.png |Figura 10: Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Processo}} Informe a //Categoria// do interessado no processo que está sendo cadastrado, dentre as seguintes opções: * //Servidor// da Instituição, que será identificado por sua matrícula SIAPE, sem o código verificador; * //Aluno// da Instituição, que será identificado por sua matrícula; * //Credor//, ou pessoas físicas ou jurídicas que são interessados em processos de compra e pagamento, por exemplo; * //Unidade// da Instituição; * //Outros//, que podem ser público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias citadas acima. Após selecionar a categoria, preencha o nome do interessado. Vale ressaltar que, ao digitar as primeiras letras do nome, o sistema apresentará uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la. Exemplificaremos com a //Categoria// __Servidor__ e //Servidor// __NOME DO SERVIDOR (00000)__. Após informar os dados do interessado, clique em //**Inserir**//. A página será recarregada da seguinte forma: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot013a.png |Figura 11: Mensagem de Sucesso; Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Processo}} Repita a operação caso deseje adicionar mais interessados ao processo. Se desejar remover um interessado previamente inserido, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:excluir.png|}}. A seguinte janela será apresentada para confirmação: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot014a.png |Figura 12: Caixa de Diálogo}} Clique em //**Cancelar**// caso desista da remoção ou em //**OK**// se desejar confirmá-la. Ao optar por confirmar, o interessado será removido da lista de //Interessados Inseridos no Processo// e a seguinte mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot015a.png |Figura 13: Mensagem de Sucesso da Remoção}} Após inserir todos os interessados desejados, selecione a opção __Enviar e-mail para os interessados a cada movimentação do processo__ se desejar. Para prosseguir com o cadastro do processo, clique em //**Continuar**//. A seguinte página será exibida: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:cópia_de_print577.png |Figura 14: Dados do Arquivo a Ser Anexado; Arquivos Anexados ao Processo}} Na tela, é necessário informar o //Nome// do documento que será anexado ao processo, sua //Descrição// e anexar o //Arquivo// do documento, clicando em //**Selecionar arquivo**// e selecionando-o dentre os arquivos de seu computador. Para exemplificar, utilizaremos o //Nome//: __Portaria nº 250/2010__ e a //Descrição//: __Cópia da Portaria nº 250/2010, que formaliza o processo__. Clique em //**Anexar**// para inserir o documento ao processo que está sendo gerado no sistema. O documento passará a constar na lista de //Arquivos Anexados ao Processo// e uma mensagem de sucesso será exibida no topo da tela, conforme exibido a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:print578.png |Figura 15: Mensagem de Sucesso; Dados do Arquivo a Ser Anexado; Arquivos Anexados ao Processo}} Clique no link {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:print579.png|}}, referente à denominação dada ao arquivo inserido, para fazer o download do anexo, cuja operação deverá ser confirmada na tela abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:cópia_de_cópia_de_print203.png |Figura 16: Download de Arquivo}} Clique em //**OK**// para prosseguir com a transferência do arquivo. Se desejar anexar outros arquivos, repita o procedimento. Caso deseje remover o item já inserido, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:excluir.png|}}. A seguinte janela será apresentada para a confirmação da remoção: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot019.png |Figura 17: Caixa de Diálogo}} Clique em //**Cancelar**// caso desista da remoção ou em //**OK**// se desejar confirmá-la. Caso opte por confirmar a remoção, uma mensagem de sucesso será apresentada pelo sistema: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot020.png |Figura 18: Mensagem de Sucesso}} Após anexar todos os arquivos desejados, clique novamente em //**Continuar**// para prosseguir com o cadastro. O sistema o direcionará para a seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot021.png |Figura 19: Informar Despacho}} Informe se desejar //Informar Despacho// eletrônico para o processo ou //Não//. Caso opte por informar o despacho, a tela será prontamente atualizada e passará a ser exibida no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot022a.png |Figura 20: Informar Despacho}} Na tela acima, informe os seguintes dados do despacho que será cadastrado: * //Tipo do Despacho//, dentre as opções //Favorável// e //Desfavorável//; * //Servidor Responsável pelo Despacho//; * Se o despacho é //Público// ou não; * //Forma do Despacho//. No campo //Forma do Despacho//, ao optar pela opção //Informar Despacho//, o sistema disponibilizará um campo onde o texto do despacho poderá ser digitado, conforme exibido na figura acima. Já ao optar pela opção //Anexar Arquivo//, a tela será atualizada e passará a ser exibida no formato a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot023.png |Figura 21: Informar Despacho}} Para inserir o arquivo do despacho, clique em //**Selecionar Arquivo**// e escolha o arquivo desejado dentre os arquivos de seu computador. De volta à página anterior, exemplificaremos com: * //Tipo do Despacho//: __Favorável__; * //Servidor Responsável pelo Despacho//: __NOME DO SERVIDOR (0000000)__; * //Público//: __Sim__; * //Forma do Despacho//: __Informar Despacho__; * Texto do despacho: __Considerando que foram recolhidos todos os documentos e informações necessárias ao processo, autorizo o abono das faltas do mês de julho/2011 para o servidor interessado. O presente despacho entra em vigor na data de sua publicação__. Após informar os dados necessários, clique em //**Continuar**//. Uma nova página será apresentada, contendo os //Dados Gerais do Processo//. {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:print580.png |Figura 22: Dados Gerais do Processo}} Confira os dados do processo que será cadastrado e, se estiver certo que deseja concluir a operação, clique em //**Confirmar**// para confirmar o cadastro. O sistema disponibilizará uma nova página, com a mensagem de confirmação do cadastro no topo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:print581.png |Figura 23: Mensagem de Confirmação; Dados Gerais do Processo}} Para cadastrar um novo processo, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot026.png|}} e repita a operação. Clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:screenshot021a.png|}} para imprimir a capa do processo recém-cadastrado, que será exibida no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot027.png |Figura 24: Capa do Processo}} Clique em //**Voltar**// para retornar a página anterior. Para imprimir a capa, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:imprimir_1.png|}}. Se desejar retornar à página inicial do //Módulo Protocolo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot011.png|}}, no topo da página. De volta à página anterior, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:screenshot022a.png|}} para imprimir a guia de movimentação do processo. A guia será exibida conforme figura abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:screenshot028.png |Figura 25: Guia de Movimentação do Processo}} Para retornar à tela anterior, clique em //**Voltar**//. Se desejar imprimir a guia, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:screenshot024a.png|}}. **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:alterar_processo|Alterar Capa de Processo]] * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:cadastrar_despacho|Cadastrar Despacho de Processos]] [[suporte:manuais:sipac:Protocolo:lista| << Voltar - Manuais do SIPAC]]