~~ODT~~ ====== Autuar Processo ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Portal Administrativo | | **Usuários** | Servidores responsáveis pelo cadastro de processos no sistema da Instituição | | **Perfil** | Cadastrar Protocolo | | **Última Atualização** |ver('', false);| Esta funcionalidade permite que o usuário autue um processo, ou seja, que receba documentos que envolvam uma decisão administrativa e os reúna em um processo, que passa a ter curso próprio na Instituição. Para isso, //acesse o SIPAC -> Módulos -> Portal Administrativo -> Protocolo -> Processos -> Autuar Processo//. O sistema exibirá uma nova página com o campo de //Consulta de Documentos// e a lista de //Documentos Encontrados// na unidade de lotação do usuário e que poderão ser autuados: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot014a.png |Figura 1: Consulta de Documentos}} Se desejar realizar uma busca por um documento específico, informe um ou mais dos seguintes dados do documento: * Número de //Protocolo//, caso ele tenha sido protocolado no sistema da Instituição; * Número do //Código de Barras//; * //Origem//, dentre as opções //Interna// ou //Externa//; * //Número/Ano// do documento; * //Ano do Documento//; * //Tipo do Documento//; * //Unidade de Origem//, caso o documento seja de origem interna; * //Órgão Externo de Origem//, caso o documento seja de origem externa; * //Período do Documento//; * //Período do Cadastro// do documento; * Selecione a opção //Todos os Documentos// caso deseje visualizar todos os documentos disponíveis para autuação. Para //Dados da Última Movimentação// do documento, os filtros de busca são: * //Unidade de Origem//, caso a movimentação tenha sido dentro da Instituição; * //Órgão Externo de Origem//, caso o órgão de origem seja externo à Instituição; * //Período de Envio//; * //Período de Recebimento//. Por fim, selecione a opção //Formato de Impressão// se desejar visualizar a busca em formato de relatório. Nos campos //Unidade de Origem// e //Órgão Externo de Origem//, ao digitar as primeiras letras do dado, o sistema exibirá uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la. Já nos campos //Período do Documento//, //Período do Cadastro//, //Período de Envio// e //Período de Recebimento//, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:calendário.png|}}. Caso desista de realizar a busca, clique em //**Cancelar**// e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as telas que a contenha. Após informar os dados desejados, clique em //**Buscar**// para prosseguir. A página será atualizada e, na lista de //Documentos Encontrados//, serão exibidos apenas os documentos que atendem aos critérios de busca informados. Na lista de //Documentos Encontrados//, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:lupa_2.png|}} para visualizar os detalhes do documento. Esta ação será válida sempre que for apresentada. Utilizaremos como exemplo o documento de número __367/2011__, que é uma requisição de materiais. O documento será apresentado pelo sistema no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot015a.png |Figura 2: Dados da Requisição}} As ações contidas nesta tela serão explicadas detalhadamente no manual __Consultar Requisição__, listado em //Manuais Relacionados//, no fim desta página. Para fechar esta tela e retornar à página anterior, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:memorandos_eletronicos:16.png|}}. Esta opção será válida sempre que estiver presente em uma tela. Retornando à lista de //Documentos Encontrados//, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:seta.png|}} para selecionar o documento cuja autuação deseja realizar. Utilizaremos novamente como exemplo o documento de número __367/2011__. O sistema o direcionará para a página seguinte. {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot016a.png |Figura 3: Mensagem de Sucesso; Dados Gerais do Processo}} É necessário informar os seguintes dados do processo que será autuado: * //Tipo do Processo//; * //Assunto Detalhado// do processo; * //Natureza do Processo//, dentre as opções //OSTENSIVO// e //SIGILOSO//; * //Observação// sobre o processo, se desejar; * //Destino// do processo, dentre as opções //Unidade Sugerida// e //Outra Unidade//; * //Unidade de Destino// do processo. Para isso, informe o código e/ou a denominação da unidade desejada ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema; * //Tempo Esperado na Unidade de Destino//, em dias. Como exemplo utilizaremos: * //Tipo do Processo//: __AJUDA DE CUSTO__; * //Assunto Detalhado//: __Ajuda de Custo para Compra de Materiais__; * //Natureza do Processo//: __OSTENSIVO__; * //Destino//: __Outra Unidade__; * //Unidade de Destino//: __11.35 - SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMÁTICA (11.35)__; * //Tempo Esperado na Unidade de Destino//: __2__. Se desejar retornar a página anterior, clique em //**Voltar**//. Esta função será válida em todas as telas em que estiver presente. Para prosseguir, clique em //**Continuar**//. A página será atualizada e passará a ser exibida no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot017a.png |Figura 4: Documentos do Processo; Documentos Inseridos no Processo}} Se desejar anexar um novo documento ao processo que está sendo gerado, informe os seguintes dados do documento: * //Opções de Documentos//, dentre as opções //Informar Novo Documento// e //Consultar Documentos Existentes//; * //Tipo do Documento//; * //Data do Documento//; * //Número// do documento; * //Ano// do documento; * //Unidade de Origem// do documento. Para isso, informe o código e/ou a denominação da unidade desejada ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema; * //Observações// sobre o documento, se desejar; * //Anexar Arquivo// do documento, se preferir. Para isso, clique em //**Selecionar arquivo**// e escolha o arquivo do documento dentre os arquivos de seu computador. Após informar os dados desejados, clique em //**Inserir Documento(s)**//. A seguinte mensagem de sucesso da inserção será apresentada no topo da página e o documento passará a constar na lista de //Documentos Inseridos no Processo//. {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot020a.png |Figura 5: Mensagem de Confirmação da Inserção}} Na lista de //Documentos Inseridos no Processo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:lupa_1.png|}} para visualizar os detalhes de um documento inserido. Esta ação será explicada detalhadamente no manual __Consultar Documentos__, listado em //Manuais Relacionados//. Caso deseje remover um documento que tenha sido inserido anteriormente no processo, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:lixeira.png|}}. O sistema apresentará a seguinte tela: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot018a.png |Figura 6: Caixa de Diálogo}} Clique em //**Cancelar**// caso desista da remoção ou em //**OK**// para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será disponibilizada pelo sistema: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot019a.png |Figura 7: Mensagem de Sucesso da Remoção}} Após inserir/remover todos os documentos desejados, clique novamente em //**Continuar**// para prosseguir com a operação. O sistema o direcionará para a página a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot021a.png |Figura 8: Dados do Interessado a Ser Inserido}} Nesta tela, é necessário informar a //Categoria// do interessado, dentre as opções //Servidor//, //Aluno//, //Credor//, //Unidade// e //Outros//; e os dados do interessado, que dependerá da categoria a qual pertence. Ressaltamos que, ao informar o código ou as primeiras letras da denominação da unidade, o sistema apresentará uma lista contendo as opções disponíveis para preenchimento do campo. Clique na opção desejada para selecioná-la. Como exemplo, utilizaremos a //Categoria//: __Unidade__ e a //Unidade//: __NUCLEO DE PESQUISA EM ALIMENTOS E MEDICAMENTOS (11.50)__. Para incluir o interessado, clique em //**Inserir**//. A página passará a ser exibida no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot022.png |Figura 9: Mensagem de Sucesso; Dados do Interessado a Ser Inserido; Interessados Inseridos no Processo}} Se desejar adicionar outros interessados ao processo, repita a operação. Para remover o interessado adicionado, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:lixeira.png|}}. A seguinte tela será novamente apresentada: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot018a.png |Figura 10: Caixa de Diálogo}} Clique em //**Cancelar**// caso desista da remoção ou em //**OK**// para confirmá-la. Ao optar por confirmar, o sistema exibirá uma mensagem de sucesso da remoção no topo da página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot023.png |Figura 11: Mensagem de Sucesso da Remoção}} Após adicionar todos os interessados desejados, informe se deseja //Enviar e-mail para os interessados a cada movimentação do processo// e clique em //**Continuar**// para prosseguir. O sistema o direcionará para a página //Dados do Arquivo a Ser Anexado//. {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot024a.png |Figura 12: Dados do Arquivo a Ser Anexado}} Nesta tela, é possível anexar arquivos ao processo que está sendo autuado. Para isso, informe o //Nome// do arquivo, sua //Descrição//, se desejar, e selecione-o clicando em //**Selecionar arquivo**// e o escolhendo dentre os arquivos de seu computador. Exemplificaremos com o //Nome//: __Requisição__. Após informar os dados do arquivo, clique em //**Anexar**// para inseri-lo no processo. Uma mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página, e o arquivo passará a constar na lista de //Arquivos Anexados ao Processo//: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot025.png |Figura 13: Mensagem de Sucesso; Dados do Arquivo a Ser Anexado; Arquivos Anexados ao Processo}} Se desejar fazer o download do arquivo para o seu computador, clique no nome do arquivo. Esta ação será válida em todas as telas que a contenha. Uma nova tela será apresentada pelo sistema, conforme figura abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot026.png |Figura 14: Confirmação de Download}} Informe se deseja //Abrir com o// ou se deseja fazer o //Download// do arquivo anexado. Clique em //**Cancelar**// se desistir da operação ou em //**OK**// para confirmá-la. Ainda na lista de //Arquivos Anexados ao Processo//, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:lixeira.png|}} se desejar remover um documento anexado. Uma nova tela será apresentada, solicitando a confirmação da remoção. {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot027.png |Figura 15: Caixa de Diálogo}} Clique em //**Cancelar**// caso desista da remoção ou em //**OK**// para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem será exibida pelo sistema: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot028.png |Figura 16: Mensagem de Confirmação da Remoção}} Na página que contém o campo onde são informados os //Dados do Arquivo a Ser Anexado// e a lista de //Arquivos Anexados ao Processo//, clique em //**Continuar**// após inserir todos os arquivos desejados. A tela a seguir será fornecida. {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot029.png |Figura 17: Informar Despacho}} Aqui, informe se deseja //Informar Despacho// do processo ou //Não//. Caso opte por informar o despacho, a página será prontamente atualizada e exibida conforme a seguinte figura: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot030.png |Figura 18: Informar Despacho}} Em //Dados Gerais do Despacho//, informe o //Tipo do Despacho//, dentre as opções //Favorável// e //Desfavorável//; o //Servidor Responsável pelo Despacho//; se o despacho é //Público// ou //Não//; e a //Forma do Despacho//, que pode ser //Informar Despacho//, para digitar o texto do mesmo, ou //Anexar Arquivo// do despacho. Exemplificaremos com o //Tipo do Despacho//: __Favorável__; //Público//: __Sim__; //Forma do Despacho//: __Informar Despacho__; e o texto do despacho __Considerando que foram recolhidos todos os documentos e informações necessárias ao processo, autorizo a participação do servidor no Fórum informado. O presente despacho entra em vigor na data de sua publicação__. Para efetuar a confirmação, clique em //**Continuar**//. A tela seguinte será exibida. {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot031.png |Figura 19: Dados Gerais do Processo}} Confira os dados dispostos na tela acima e, caso esteja certo da autuação, clique em //**Confirmar**// para finalizar a operação. O sistema o direcionará para uma nova página contendo a mensagem de sucesso da autuação do processo, bem como os //Dados Gerais do Processo//: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot032.png |Figura 20: Mensagem de Sucesso; Dados Gerais do Processo}} Para cadastrar um novo processo no sistema da Instituição, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot033.png|}}. Esta ação será explicada detalhadamente no manual __Cadastrar Processo__, listado em //Manuais Relacionados//, no fim desta página. Caso deseje retornar à página inicial do //Portal Administrativo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:portal_administrativo_gd..png|}}. Se desejar imprimir a capa do processo recém-autuado, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:link03.png|}}. A capa será apresentada pelo sistema conforme figura a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot034.png |Figura 21: Capa do Processo}} Para retornar à tela anterior, clique em //**Voltar**//. Se desejar imprimir a capa, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:consultas_relatorios:relatorios:imprimir_1.png|}}. Caso deseje retornar à página inicial do //Portal Administrativo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:portal_administrativo_peq..png|}}, no topo da página. De volta à página anterior, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:link04.png|}} para visualizar a guia do processo em formato de impressão. A guia será, então, disponibilizada: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot035.png |Figura 22: Guia de Movimentação}} Clique em //**Voltar**// para retornar à página anterior. Para imprimir a guia, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:consultas_relatorios:relatorios:imprimir_3.png|}}. **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:cadastro:cadastrar_processo|Cadastrar Processo]] [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:lista| << Voltar - Manuais do SIPAC]]