~~ODT~~ ====== Cadastrar Despacho Eletrônico ====== | **Sistema** | SIPAC | | **Módulo** | Portal Administrativo | | **Usuários** | Servidores responsáveis pelo cadastro de processos e documentos no sistema da Instituição | | **Perfil** | Cadastrar Protocolo | | **Última Atualização** |ver('', false);| Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro e/ou alteração de um despacho eletrônico de documento no sistema da Instituição. Um despacho é uma decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação e pode ser de acesso público ou não; favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador. Para realizar a operação, //acesse o SIPAC -> Módulos -> Portal Administrativo -> Protocolo -> Documentos -> Despacho Eletrônico//. O sistema exibirá o campo de //Consulta de Documentos//: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot030a.png |Figura 1: Consulta de Documentos}} Para realizar a busca pelo documento para o qual deseja cadastrar um despacho eletrônico, informe um ou mais dos seguintes dados: * Número de //Protocolo// do documento; * Número do //Código de Barras// do documento; * //Origem// do documento, dentre as opções //Interna// e //Externa//; * //Número/Ano// do documento; * //Ano do Documento//; * //Tipo do Documento//; * //Unidade de Origem// do documento, caso sua origem seja interna; * //Órgão Externo de Origem// do documento, caso sua origem seja externa; * //Período do Documento//; * //Período do Cadastro// do documento; * Selecione a opção //Todos os Documentos da Unidade// se desejar visualizar todos os documentos que estão localizados na unidade de lotação do usuário. No campo //Unidade de Origem//, ao digitar o código ou as primeiras letras da denominação da unidade desejada, o sistema exibirá uma lista contendo as opções disponíveis para escolha e preenchimento do campo. Clique na opção desejada para selecioná-la. Já nos campos //Período do Documento// e //Período do Cadastro//, é possível digitar as datas desejadas ou selecioná-las no calendário exibido ao clicar em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:screenshot125.png|}}. Esta ação será válida em todas as páginas que a contenha. Para exemplificar, utilizaremos a //Unidade de Origem//: __PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO (PROAD) (11.02)__. Caso desista da operação, clique em //**Cancelar**// e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta ação será válida em todas as páginas em que estiver presente. Após informar os dados desejados, clique em //**Buscar**//. Os //Documentos Encontrados// serão exibidos pelo sistema embaixo do campo de busca, conforme figura a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot041.png |Figura 2: Consulta de Documentos; Documentos Encontrados}} A partir desta página, é possível visualizar os detalhes do documento, cadastrar um despacho eletrônico e/ou alterar os dados de um despacho previamente cadastrado. Estas ações serão detalhadas abaixo, neste mesmo manual. ==== Visualizar Documento ==== Para visualizar os dados de um documento, clique em seu número de protocolo ou no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:screenshot119.png|}}. A seguinte tela será disponibilizada: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot042.png |Figura 3: Documento}} As ações contidas nesta tela serão explicadas no manual __Consultar Documento__, listado em //Manuais Relacionados//, no fim deste mesmo manual. Para fechar esta tela e retornar à página anterior, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:fechar.png|}}. ==== Cadastrar Despacho ==== Caso deseje cadastrar um novo despacho eletrônico para o documento, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:screenshot123.png|}}. O sistema o direcionará para a seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot043.png |Figura 4: Dados Gerais do Documento; Dados Gerais do Despacho}} Primeiramente, é necessário informar se deseja //Informar Despacho// ou //Anexar Arquivo// do despacho. Optando por anexar o arquivo, a tela será atualizada e exibida no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot044.png |Figura 5: Dados Gerais do Documento; Dados Gerais do Despacho}} Já ao optar por informar o texto do despacho, o sistema apresentará a página conforme figura abaixo: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot045.png |Figura 6: Dados Gerais; Dados Gerais do Despacho}} Para exemplificar, optaremos por __Informar Despacho__. Informe os seguintes dados do despacho que será cadastrado: * //Tipo do Despacho//, dentre as opções //Favorável// e //Desfavorável//; * //Servidor Responsável pelo Despacho//; * Se o despacho é //Público// ou não. Exemplificaremos com //Tipo do Despacho//: __Favorável__; //Servidor Responsável pelo Despacho//: __Nome do Servidor (0000000)__; //Público//: __Sim__; e o texto do despacho __Considerando que a análise do documento foi devidamente realizada, bem como a inserção dele nos processos associados, autorizo o encaminhamento do mesmo ao Gabinete do Reitor. O presente despacho entra em vigor na data de sua publicação__. Clique em //**Pré-Visualizar**// para visualizar o despacho antes que ele seja cadastrado no sistema. O //Despacho Favorável// será exibido em uma nova página, no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot046.png |Figura 7: Despacho Favorável}} Clique em //**Voltar**// para retornar a página anterior. Para imprimir a pré-visualização do despacho, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:imprimir_1.png|}}. Caso deseje retornar à página inicial do //Portal Administrativo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:portal_administrativo_peq..png|}}, no topo da página. De volta à página anterior, clique em //**Cadastrar**// para confirmar o cadastro do despacho. O sistema exibirá uma mensagem de sucesso do cadastro no topo da página que contém o //Resumo do Despacho//: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot047.png |Figura 8: Mensagem de Sucesso; Resumo do Despacho}} Para cadastrar um novo despacho, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot124.png|}} e repita esta operação. Clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot125.png|}} se desejar autenticar algum despacho pendente. Esta ação será explicada no manual __Autenticar Despacho Eletrônico__, listado em //Manuais Relacionados//. Para registrar a saída de um processo da unidade onde ele está localizado, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot126.png|}}. Esta ação será detalhada no manual __Registrar Envio (Saída) de Processo__, também listado em //Manuais Relacionados//. Se desejar imprimir o despacho recém-cadastrado, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot048.png|}}. O despacho será exibido no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot049.png |Figura 9: Despacho}} Clique em //**Voltar**// para retornar a página anterior. Para imprimir o despacho, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:imprimir_1.png|}}. Se desejar retornar à página inicial do //Portal Administrativo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:portal_administrativo_peq..png|}}, no topo da página. ==== Editar Despachos ==== Clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:documentos:alterar.png|}} se desejar alterar um despacho previamente cadastrado. O sistema o direcionará para a seguinte página: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot127.png |Figura 10: Despachos do Processo}} Para visualizar os dados do despacho, clique no ícone {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:lupa_1.png|}}. O despacho será exibido no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot049.png |Figura 11: Despacho}} Clique em //**Voltar**// para retornar a página anterior. Para imprimir o despacho, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:imprimir_1.png|}}. Se desejar retornar à página inicial do //Portal Administrativo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:portal_administrativo_peq..png|}}, no topo da página. De volta à página anterior, clique novamente no ícone {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:alterar.png|}} para realizar alterações nos dados do despacho. O sistema o direcionará para a tela a seguir: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot050.png |Figura 12: Dados Gerais do Documento; Dados Gerais do Despacho}} É possível alterar os seguintes dados do despacho: * //Tipo do Despacho//; * //Servidor Responsável pelo Despacho//; * Se o despacho é //Público// ou não; * //Forma do Despacho// e, dependendo da forma escolhida e da forma previamente cadastrada, seu texto ou arquivo. Caso deseje visualizar o despacho antes de confirmar as alterações realizadas, clique em //**Pré-Visualizar**//. O //Despacho Favorável// será exibido no seguinte formato: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot046.png |Figura 13: Despacho Favorável}} Clique em //**Voltar**// para retornar a página anterior. Para imprimir a pré-visualização do despacho, clique em {{:suporte:manuais:sipac:protocolo:processo:processos:cadastro:imprimir_1.png|}}. Caso deseje retornar à página inicial do //Portal Administrativo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:portal_administrativo_peq..png|}}, no topo da página. De volta à página anterior, clique em //**Alterar**// após realizar as alterações desejadas para confirmá-las. O sistema exibirá uma mensagem de sucesso da alteração no topo da tela contendo o //Resumo do Despacho//: {{ :suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:screenshot052.png |Figura 14: Mensagem de Sucesso; Resumo do Despacho}} Para imprimir o despacho atualizado, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot133.png|}}. Esta ação foi explicada anteriormente, neste mesmo manual. Se desejar cadastrar um novo despacho, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot124.png|}} e repita esta operação. Clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot125.png|}} caso deseje autenticar o despacho cadastrado. Esta ação será detalhada no manual __Autenticar Despacho Eletrônico__, listado em //Manuais Relacionados//. Para registrar a saída de um processo da unidade onde ele está localizado, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:screenshot126.png|}}. Esta ação será explicada no manual __Registrar Envio (Saída) de Processo__, também listado em //Manuais Relacionados//. Por fim, caso deseje retornar à página inicial do //Portal Administrativo//, clique em {{:suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:processos:portal_administrativo_gd..png|}}. **Bom Trabalho!** === Manuais Relacionados === * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:consultar_documento|Consultar Documento]] * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:despachos_eletronicos:autenticar|Autenticar Despacho Eletrônico]] * [[suporte:manuais:sipac:protocolo:processos:movimentacao:registrar_envio_saida|Registrar Envio (Saída) de Processo]] * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:cadastrar_ocorrencias|Cadastrar Ocorrências]] * [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:protocolo:documentos:ocorrencias_com_prazos_atrasados|Ocorrências com Prazos Atrasados]] [[suporte:manuais:sipac:portal_administrativo:lista| << Voltar - Manuais do SIPAC]]